ПРАКТИЧНА РОБОТА №1
Ковалик Т. І.
МО-31
1.У чому суть проблеми? Які управлінські упущення призвели до її виникнення?
У ринкових умовах господарювання суттєво змінюється роль працівника, який з пасивного
розпорядження – потрібно правильно розподілити роботу між усіма працівниками, що скоріш всього було схожим на перекладення майже всіх обов’язків і повноважень на плечі Ольги;
погодження – означає, що усі людські ресурси мають бути спрямовано на певну роботу, а на нашому підприємстві не всі зусилля були спрямовані на роботу, а помічник Ольги – Віра взагалі не мала достатнього досвіду у цій галузі роботи;
контроль – полягає у тому, що потрібно здійснювати перевірку за якісним виконанням усіх обов’язків працівників. на даній організацію ми не бачимо, щоб хтось контролював етапи підготовки до вечірки. Можливо, якби директор залишився в той вечір на робочому місці, так як всі інші працівники, спостерігав, щоб всі виконували поставлені перед ними завдання, то Ксенія б не дозволила собі піти і допомогла б Ользі у підготовці.
Для того, щоб попередити дану ситуацію, яка відбулася під час підготовки компанії до проведення бізнес-конференції необхідно було б створити наказ, провести нараду чи розробити положення про проведення разових заходів, в якому потрібно зазначити цілі, завдання та самі заходи.
Керівництву даної компанії слід змінити:
1) сформулювати програму дій у якій соціальний організм проводиться у відповідності до завдань і можливостей підприємства;
2) спостерігати за виконанням програми;
3) точно визначати повноваження;
4) об’єднувати роботу, узгоджувати зусилля членів колективу;
5) запобігати помилкам і непорозумінням;
6) примушувати дотримуватись дисципліни;
7) звертати особливу увагу на єдність розпорядництва;
8) встановити дієвий контроль;
9) заохочувати відповідальність та ініціативу.
3. Сформулюйте рекомендації у формі регламентного документу, який попереджатиме виникнення подібних ситуацій у майбутньому (використовуйте алгоритм формулювання стандартної процедури).
Отож, причиною конфлікту є порушення функції адміністрування, однак однозначно не можна сказати хто винен, адже воно не є ні винятковим привілеєм, ні особистим обов’язком начальника чи керівників організації; це функція, що розподіляється, як і інші основні функції, між головою і членами соціального організму.
Також можна сказати, що для успішної організації необхідно: щоб існувало і щоденно велося вивчення сучасного стану підприємства і його можливого майбуття, має бути програма дій; звіти про операції (доповіді); протоколи нарад, – чого в даному випадку не відмічається.
Рекомендації для попередження виникнення подібних ситуацій:
Правильний підбір кваліфікованих та відповідальних працівників.
Дотримання директором з людських ресурсів загальних правил адміністрування.
Особисті стосунки між керівництвом і підлеглими залишались поза роботою.
Взаєморозуміння та взаємоповага між працівниками.
Кожен працівник виконував ті обов’язки які покладенні на нього, відповідно до його посади.
Для успішного проведення будь-якого разового заходу також мають бути дотримані всі складові адміністрування. Це виражається в складанні регламенту.
СТАНДАРТ ПІДПРИЄМСТВА
СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ
Проведення конференції
Редакція 1
Дата впровадження: 24. 01. 2011
Керівник підприємства
Директор з людських ресурсів
ПОГОДЖЕНО:
Заступник директора з комерції
Адміністратор проектів
Керівник служби якості
Юрисконсульт
1. ЦІЛЬ ТА ГАЛУЗЬ ВИКОРИСТАННЯ.
1.1. Ціль – встановлення вимог до організації конференції з метою забезпечення ефективного її проведення.
1.2. Галузь використання – узгодження та проведення робіт по організації та проведенню конференції.
2. НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ.
2.1. ISO 9000:2000. Система менеджменту якості. Головні положення і словник.
2.2. ISO 9001:2000. Система менеджменту якості. Вимоги.
2.3. Настанова якості.
- СТП 4.2.-01 «Управління документацією».
2.4. Технічні вимоги.
2.5. Методичні вимоги.
2.6. Організаційні карти.
3. ПОЗНАЧЕННЯ ТА СКОРОЧЕННЯ.
СУЯ – система управління якістю.
СТП – стандарт підприємства.
ВП – виробничий план.
4. ОПИС ВИКОНАННЯ.
4.1. Власником процесу «Проведення конференції» є директор з людських ресурсів:
Власник процесу має повноваження:
- Розробити програму дій щодо проведення конференції.
Планування, організація, аналіз і контроль роботи персоналу щодо якості підготовки та проведення, відповідно до встановлених вимог.
Координувати розробку проектних рішень що стосуються організації і проведення одноразових урочистих заходів.
Розглядати дії щодо впорядкування і розвитку джерел вхідної інформації про вимоги споживачів з метою задоволення їх потреб.
Надавати пропозиції щодо поліпшення процесу «Проведення конференції».
Власник процесу несе відповідальність за:
розробка проекту організації та проведення конференції з врахуванням можливостей підприємства і вимог споживача;
залучення до проведення конференції висококваліфікованого персоналу;
своєчасність виконання поставлених вищим керівництвом задач;
розробку і виконання заходів, спрямованих на покращення протікання процесу;
прийняття рішень з питань, що стосуються його компетенції.
4.2. Модель процесу «Проведення конференції».
Модель процесу «Проведення конференції» наведена у додатку 1.
4.2.1. Вихідні потоки:
Вихідний потік
Процес-споживач
Форма передачі вихідного потоку
Відповідальний за приймання

Вимоги споживачів
Визначення та аналіз встановлених вимог
Звіти про процес
Керівник проекту

Інформація про стан процесу
Визначення та аналіз встановлених вимог
Дані про протікання заходу
Керівник підприємства


4.2.2. Вхідні потоки.
Вхідний потік
Процес-постачальник
Форма отримання вхідного потоку
Відповідальний за передачу

Інформація про потреби споживачів
Визначення та аналіз поставлених вимог
Звіти про дослідження вимог споживачів
Відділ маркетингу


4.2.3. Ресурси процесу:
- підготовлений персонал;
- бюджет;
- оргтехніка, канцтовари, приміщення;
- довідкова література.
4.3. Опис виконання процесу.
Процес «Проведення конференції» складається з етапів:
планування проведення одноразових заходів;
аналізування попередньо проведення одноразових заходів;
розробка проекту проведення одноразових заходів;
затвердження проекту;
розподіл обов’язків між персоналом;
управління змінами в проекті;
проведення заходу.
4.3.1. Планування проведення конференції.
Планування конференції проводиться відповідно до затвердженого стандарту та правил етики бізнесу.
4.3.2. Аналізування попередньо проведених конференцій.
На основі отриманих матеріалів щодо результатів проведення конференцій і отриманої інформації щодо вимог споживачів проводиться розгляд можливості виконання робіт, термін їх виконання, обумовлюються умови виконання робіт.
4.3.3. Розробка проекту проведення конференцій.
Проект проведення відповідних заходів розробляється у письмовому вигляді з графіками робіт на основі планування та аналізу проведених заходів.
4.3.4. Затвердження проекту проведення конференцій.
Затвердження проекту проведення конференцій здійснюється для забезпечення заходу вимогам, що встановлені споживачами.
4.3.5.Розподіл обов’язків між персоналом.
Розподіл обов’язків відбувається у межах їх можливостей, компетенції. Персоналу чітко пояснюється що вони повинні робити, у які строки та як їх перевірятимуть.
4.3.6. Управління змінами в проекті.
Зміна проекту проводиться шляхом заміни частини проекту, яка не відповідає вимогам на нову скориговану відповідно до вимог зацікавлених сторін.
Відповідальність за внесення змін в усі примірники проекту несе куратор замовлення.
4.4. Вимірювання та моніторинг.
4.4.1. Критерії оцінки процесу та способи вимірювання.
Для контролю результативності процесу застосовуються такі критерії:
кількість виявлених помилок;
кількість змін у проекті;
кількість слабких місць у проекті;
кількість відхилень;
використання резерву часу.
4.4.2. Періодичність вимірювань.
Періодичність розрахунку критеріїв оцінки – щоденно.
4.4.3. Форма запису результатів вимірювання.
Результати вносяться в щоденний звіт про виконання плану робіт по підготовці заходу. За результатами оцінки визначаються коригувальні і запобіжні дії, що направлені на вдосконалення проекту.