Лекція № 3. Інформаційна база економічного аналізу
Глибина і результативність економічного аналізу залежать від обсягу, своєчасності та якості використовуваної інформації Інформація — це впорядковані повідомлення про кількісний та якісний стан речей чи явищ, сукупність даних і знань про них.
Вона може бути виражена за допомогою цифр, букв та інших символів.
У економіці інформація відображає процеси і явища господарської діяльності людей, закономірності функціонування ринку і його складових елементів тощо.
Для одержання, опрацювання, збереження і використання інформації витрачаються праця і матеріальні ресурси. Тому інформація має, крім споживної цінності, ще й вартість, яка повинна відшкодовуватися сторонніми її користувачами.
Інформація, яка використовується в економічному аналізі, має відповідати певним вимогам.
Перша — це якість, вірогідність даних, тобто їх відповідність реальному стану речей і явищ. Досягається це шляхом усунення передумов викривлень інформації, застосуванням більш досконалих систем реєстрації, методів її вимірювання та прийомів наступного контроля.
Друга вимога — це повнота і різнобічність даних. Збір якомога більшої кількості даних, однак, може створити проблему зайвої інформації. Надлишок інформації до того ж підвищує витрати на її фіксацію, опрацювання і зберігання.
Третя вимога — це оперативність, своєчасність і безпрервність надходження данних. Інформація повинна надходив ти до користувача, перш ніж застаріє, інакше вона частково аби повністю втрачає свою корисність.
Четверта вимога — це порівнюваність даних за складом, у часі й просторі. В першу чергу слід вказати на проблему порівняння вартісних показників і застосування одиниць їх вимірювання.
П'ята вимога — це доступність, гласність даних. Проте не завжди можна одержати все необхідне для виконання аналітичних досліджень. І, якщо аналіз усе-таки проводиться в умовах певного браку даних, цене може не зашкодити якості роботи і висновків.
Проблеми з інформацією виникають не лише у разі її відсутності, перекручень, а й у зв'язку з обмеженнями щодо порядку і використання, впровадженням різного роду комерційних, службових, державних та інших таємниць.
Обмеження доступу до даних підприємств і перетворення значного їх масиву в конфіденційну інформацію мають вагомі причини.
В першу чергу, це перекручення даних обліку з метою ухилення від сплати податків. Це і різні порушення законів і правил при виконанні господарських операцій, відхід комерційних структур в "тінь", оборот та відмивання брудних грошей тощо.
Повертаючись до питання оперативності інформації як найважливішої її властивості, слід підкреслити, що тільки завдяки комп'ютеризації виробництва забезпечується дійсна оперативність і доступність інформації. Комп'ютерні технології вносять також суттєві зміни у зміст і методику вирішення аналітичних завдань на підприємстві. Висока швидкість виконання розрахункових та логічних операцій дає змогу обробляти великі обсяги аналітичної інформації та дуже плідно й своєчасно використовувати її в управлінні виробництвом.
Широке застосування ПЕОМ не тільки поліпшує оперативність і доступність інформації, але й розширює перелік конкретних питань економічного аналізу, зміщує його напрям із традиційної оцінки діяльності за минулі періоди до вивчення поточних та майбутніх ситуацій з метою сприяння розробці обґрунтованих і зважених управлінських рішень. Така спрямованість аналізу спостерігалася з початку 60-х років. Проте по-справжньому реалізувати це стало можливо лише в умовах застосування сучасної комп'ютерної техніки.
У процесі аналітичного дослідження використовують великі обсяги різної інформації. Основними джерелами є:
1) планово - нормативна (матеріали бізнес-планів, норми витрат і нормативи, прейскуранти цін і тарифів, законодавчі акти, інструкції, договори, технологічна документація тощо);
2) дані бухгалтерського, статистичного і оперативного обліку та звітності;
3) внутрішня позаоблікова інформація (накази, виробниче листування, довідки про перевірки та акти ревізій (аудиту), протоколи виробничих нарад, доповідні записки та ін.)
4) зовнішня інформація (звітні дані споріднених підприємств і матеріали галузевих видань, збірники статистичних матеріалів як вітчизняних, так і закордонних установ, дані переписів і анкетних обстежень);
5) дані особистих спостережень аналітика (виробничі екскурсії, хронометраж робочого дня, опитування працівників підприємства).
Економічна інформація може мати табличну, графічну ті текстову форму. Всю інформацію поділяють також на внутрішню і зовнішню, початкову, базову та похідну розрахункову. Існують й інші групування економічної інформації.
Більшість інформації, яка використовується в аналізі, має форму показників. Причому глибина аналізу та обґрунтованість висновків і заходів за його результатами значною мірою залежать від добору показників, які у своїй сукупності формують цілі системи.
Уся система показників дає кількісні та якісні характеристики різних сторін господарської діяльності підприємства або окремих економічних явищ і процесів. Кількість показників може зростати через диференціацію або їх інтеграцію залежно від мети і змісту аналізу, глибини вивчення відповідних об'єктів та процесів.
Показники класифікують за різними ознаками. У практиці аналітичних досліджень розрізняють такі показники:
1) кількісні й якісні;
2) натуральні, трудові, вартісні;
3) абсолютні й відносні;
4) загальні й часткові;
5) планові (нормативні) й фактичні (звітні);
6) основні й допоміжні;
7) вихідні й розрахункові (похідні)
Вся підібрана для аналізу інформація і, насамперед, показники обліку і звітності мають бути ретельно перевірені за формою і змістом.
При перевірці за формою встановлюється правильність оформлення документів і звітів з погляду повної наявності й заповнення всіх реквізитів, таблиць, підписів, арифметичних сум, підсумків; відповідність і спадкоємність цифр, перенесених з інших документів та попередніх років; узгодженість цифр у різних формах звіту і взаємозалежних величин. Проводячи таку перевірку, користуються засобами логічного та арифметичного контролю. При цьому логічний контроль в більшості випадків установлює лише наявність помилки, а інший арифметичний контроль показує розмір помилки.
При перевірці інформації за змістом, а вона може бути здійснена лише на підприємстві, встановлюють відповідність звіту даним бухгалтерського обліку, а достовірність самого обліку перевіряють його відповідністю реальному стану речей та процесів на підприємстві. Ця перевірка більш складна і є елементами ревізії або аудиту.
Констатуючи недостатню якість інформації, слід сказати про природу можливих помилок. Здебільшого вони можуть бути наслідком недосконалої первиної реєстрації або наступної небездоганої обробки даних. При цьому розрізняють випадкові і систематичні помилки.
Більш небезпечними є систематичні помилки, які мають характер постійних викривлень в одному напрямі. Ці помилки бувають незловмисними та зловмисними. Останні виникають через свідоме спотворення даних з метою збільшення обсягів виконаних робіт (приписки) чи навпаки, приховування доходів (для ухилення від оподаткування) тощо. Пересвідчившись у достовірності інформації, можна розпочати сам аналіз діяльності підприємства.
Види аналізу, його iнформацiйне забезпечення й органiзацiя економiчного аналiзу
1.3.1 Види економiчного аналiзу
Основнi види економiчного аналiзу визначаються його змiстом i завданнями. В економiчнiй лiтературi наводиться широкий спектр видiв аналiзу. Основнi види економiчного аналiзу за деякими класифiкацiйними ознаками.
1. По суб’сктах. Суб’єктами, що проводять аналiз, його виконавцями можуть бути керiвники пiдприємства, економiчнi служби пiдприємства, аудиторськi фiрми, фiнансовi, податковi, кредитнi й iншi органiзації, постачальники, покупцi.
2. По дослiджуваних обектах. Розрiзняють аналiз фiнансовогосподарської дiяльностi пiдприємства, окремих бiзнес-одиниць (цеху, дiлянки, бригади, робочого мiсця), об’еднання пiдприємств.
3. Залежно вiд мети проведення аналiзу. Розрiзняють аналiз iз метою визначення базових показникiв для планування; внутрiшньої оцiнки результатiв господарської дiяльностi; виявлення резервiв i шляхiв їхньої мобiлiзацй; прогнозування результатiв господарськоi дiяльностi; пiдготовки матерiалiв, вироблення оптимальних управлiнських рiшень; пiдготовки звiту перед зборами акцiонерiв, iншими органами, що перевiряють; складання бiзнес-плану iнвестицiйного проекту, кредитного договору, аудиторського висновку.
4. По аспектах дослiдження.
Фiнансово-економiчний аналiз розкриває змiст фiнансоних показникiв у їхньому звязку з виробничими, опираючись на звiтнiсть пiдприємств, в основному «Баланс пiдприємства», «3вiт про фiнансовi результати». Цей вид аналiзу проводиться пiсля завершения кварталу або року. При цьому виявляються й оцiнюються ключовi результати й фiнансовi показники роботи пiдприємства: прибуток, рентабельнiсть, збут продукцй, показники фiнансового стану пiдприємства.
Проводиться фiнансовими службами пiдприємства, фiнансовими й кредитними органами, представниками ради акцiонерiв, аудиторськими фiрмами.
Технiко-економiчний аналiз вивчає господарську дiялънiсть пiдприємства в тiсному взаємозвязку економiчних показникiв з технiкою, технологiєю й органiзацiєю виробництва, працi й управлiння. Для виконання цього аналiзу використовуються технiко—виробничi показники, що характеризують використання основних засобiв, матерiалiв i трудових ресурсiв.
Технiко-економiчний аналiз проводиться технiчними службами пiдприємства (головного iнженера, головного технолога, головного механiка).
Функцiонально-вартiсний аналiз (ФВА) — це метод системного дослiдження об’єкта (виробу, процесу, структури), спрямований на оптимiзацiю спiввiдношення мiж споживчими властивостями продукції, й ринковою цiною й витратами на її виробництво й реалiзацiю. Предмет винчення ФВА пов’язаний не з роботою пiдприємства, а з випуском й експлуатацiєю певних видiв продукцй. ФВА дозволяє виявити резерви економii матерiальних, трудових, грошових ресурсiв на виробництво продукцї.
Комплексний економiчний аналiз включає економiчну й технiчну сторону виробництва, аналiз соцiальних i природних умов у взасмозв’язку з виробництвом.
Соцiально-економiчний аналiз — розглядас взасмозiязок економiчних i соцiальних процесiв, що вiдбуваються на пiдприємствi. Обєктами його дослiдження виступають: рiвень середньої заробiтної плати, стимули й мотiiваційнi механiзми, тенденцій зростання заробiтної плати.
Маркетинговий аналiз — застосовується для винчення зовнiшнього середовища функцiонування пiдприємства, ринкiв сировини й збуту готової продукцii, конкурентноздатностi, попиту та пропозицій, комерцiйного ризику, формування цінової полiтики, розробки тактики й стратегій маркетингової дiяльностi. Проводиться службою маркетингу.
Розрiзняютї також економiко - правовий аналiз, економiко - екологiчний аналiз, аудиторський аналiз.
5. По колу (повнотi) дослiджуваних питань.
Повний аналiз всiєї господарської дiяльностi пiдприємства.
Локальний аналiз дiяльностi окремих пiдроздiлів або конкретних питань (наприклад, рiвень собiвартостi, ступiнь використання потужностей).
Тематичний аналiз використання деяких видiв ресурсiв, ефективностi рiзних сторiн дiяльностi пiдприємства, оптимальностi прийнятих рiшень.
6. По широтi вивчения резервiв. Прийнято розрiзняти аналiз внутрiшній (усерединi органiзацiйної структури пiдприємства) i порiвняльний аналiз, що проводиться за матерiалами роботи декiлькох пiдлриємств галузi.
7. За характером прийнятих на основi аналiзу рiшень.
Оперативний аналiз здiйснюється безлосередньо в процесi господарської дiяльностіi. Проводиться в плинi короткого строку (доба, тиждень, декада). Спрямований на вирiшення завдань, якi стоять перед оперативним управлiнням пiдприємством i пiдроздiлами. У процесi оперативного аналiзу щодня вивчаються короткостроковi эмiни, якi вiдбуваються в економiчних показниках i на якi система оперативного управлiння може вплинути вiдразу. Завдяки оперативному аналiзу стає можливим повсякденне вивчення ходу виконання планових завдань пiдроздiлами пiдприємства, оперативне виявлення негативних факторiв, швидка розробка й здiйснення заходiв щодо їхнього усунення, забезпечення ефективностi економiчно дiяльності пiдприємства. Джерелом iнформацій оперативного аналiзу служить первинна документація, данi бухгалтерського й оперативного облiку, зокрема, наряди, акти про простої, данi табельного облiку, лiмiтнi карти, данi оперативного облiку про рух матерiалiв, здачi напiвфабрикатiв, замовлень, платiжнi вимоги.
Перспективний аналiз в умовах ринкової економіки є основою оперативного планування. Найважливiшими завданнями перспективного аналiзу є: прогнозування господарської дiяльностi, наукове обгрунтування планiв стратегiчного розвитку, оцiнка очiкуваних результатiв виконання бiзнес-планiв i планiв розвитку. Стратегiчний (перспективний) аналiз необхiдний при складаннi рiчних планiв, тому що вiн дозволясє зробити прогноз значень окремих економiчних показникiв у майбутньому, врахувати вплив нових факторiв, повязаних з новими технологiями й здатних вiдiгравати вирiшальну роль у майбутньому.
При проведеннi стратегiчного (перспективного) аналiзу широко використовуються загальновiдомi прийоми економiчного аналiзу: порiвняння, угрупування, елiмiнування, балансовi увязки. Часто прогнозування проводиться на базi динамiчних (або тимчасових) рядiв. Для проведення короткострокового прогнозу, тобто попереднiх оцiнок виконання поточних планiв (мiсячних, квартальних) можуть застосовувати метод експертних оцiнок (аналiтичний, ковзаючої середньої, експонентного згладжування), кореляцiйний метод (за допомогою компютера). Проводиться цей вид аналiзу до здiйснення господарських операцiй, передуючи виробничим подiям.
Пiдсумковий, поточний або ретроспективний аналiз — виконується за пiдсумками дiяльностi за той або iнший перiод, проводиться пiсля завершення господарських операцiй, тобто пiсля завершения року, кварталу, мiсяця й складання звiтностi.
1.3.2 Iнформацiйне забезпечення економічного аналiзу
Для проведення економiчного аналiзу використовують рiзнi джерела iнформацii, якi можна згрупувати в такий спосiб.
1. Джерела звiтного характеру. До них належать документи бухгалтерського, статистичного й оперативного облiку й звiтностi.
Бухгалтерська звiтнiсть - це сукупнiстъ показникiв облiку, вiдбитих у виглядi таблиць, якi характеризують використання основних коштiв, трудових ресурсiв, обсяги дiяльностi, фiнансовi результати, данi про витрати. У процесi проведення економiчного аналiзу (особливо при оцiнцi фiнансово-економiчного стану пiдприємства) широко використовуються данi фiнансової звiтностi, до яких належать:
Баланс (Форма 1);
Звiт про фiнансовi результати (Форма 2);
Звiт про рух грошових коштiв (Форма З);
Звiт про власний капiтал (Форма 4);
Додаток до рiчноi фiнансово звiтностi (Форма 5).
Важливе значения для аналiтичної роботи мають данi, вiдбитi в облiкових регiстрах, оборотних вiдомостях, картках i книгах облiку, у первинних документах (вимогах, нарядах, накладних).
Статистична звiтнiсть складається на базi даних оперативно-технiчного облiку й використовується для дослiдження й установлення закономiрностей i тенденцiй розвитку виробництва, для вивчення соцiальних явищ.
До статистичної звiтностi складаються наступнi форми:
Форма 1-пiдприємство «Звiт про основнi показники дiяльностi пiдприємства»;
Форма 1-Б «Звiт про фiнансовi результати, дебiторської й кредиторської заборгованостi»;
Форма 1-П « Звiт промислового пiдприємства з продукції»;
Форма 1-послуги « Звiт про обсяги реалiзованих послуг>;
Форма 11-ОФ «Звiт про наявнiсть i рух основних фондiв, амортизацii (зношуваннi);
Форма 1-ПВ «Звiт про працю»;
Форма З-ПВ «Звiт про використання робочого часу»;
Форма 6-ПВ «Звiт про кiлькiсть працiвникiв, їхнiй якiсний склад i професiйне навчання»;
Форма 3-ПН «3вiт про наявнiсть вiльних робочих мiсць (вакантних посад)»;
Форма 1-ПВ (умови працi) «Звiт про стан умов працi, пiльги й компенсацii за роботу зi шкiдливими умовами працi»;
Форма 1-ПВ (заборгованiсть) «Звiт про стан заборгованостi по виплатi заробiтної плати»;
Форма 5-з «Звiт про витрати на виробництво продукцiї (робiт, послуг)».
Податкова звiтнiсть - звiтнiсть, що мiстить iнформацiю про нарахування й сллату податкiв i платежiв. Це, в основному, Декларацiя про податок на прибуток, Декларацiя про ПДВ
2. Нормативнi документи й данi планiв. До них належать всі види планiв, розроблених пiдприємством (перспективнi, поточнi, оперативнi, бiзнес-плани, плани-графiки виробництва), технологiчна документацiя (технологiчнi процеси, карти нрмування), а також норми й нормативи витрати матерiалiв, трудових процесiв, кошторису, цiнники.
3. Необлiковi джерела iнформацii. До яких належать:
офiцiйнi нормативнi документи, якi пiдприємство використовує у своїй дiяльностi — Закони Украни, Укази Президента, Постанови Уряду й мiсцевих органiв влади;
матерiали, акти, пiдсумки внутрiшнього й зовнiшнього аудита, внутрiшньовiдомчих i позавiдомчих ревiзiй, перевiрок дiяльностi податковою службою, кредитними установами;
господарсько-правовi документи (договори);
технiчна й технолоігчна документацiя:
спецiальнi спостереження (хронометражi);
доповiднi записки, переписка з контрагентами;
реклама.
Слiд зазначити, що перш нiж користуватися певною iнформацiєю, необхiдно переконатися в її повнотi й вiрогiдностi. Перевiрка планових показникiв ведеться з погляду їхнього погоджування й взасмної погодженостi в рiзних формах плану. Наприклад, план реалiзацiї повинен випливати iз плану виробництва, а останнiй повинен бути пов’язаний iз планом матерiально-технiчного постачання й планом по працi; завдання плану з пiдвищення продуктивностi працi, зниження собiвартості повиннi випливати iз плану пiдвищення ефективностi виробництва.
Звiтнiстъ пiдприємства i його пiдроздiлiв повинна пiддаватися перiодичнiй перевiрцi. Така перевiрка включає розгляд правильностi заповнення форм звiтностi, їхню вiдповiднiсть затвердженим формам, правильностi арифметичних пiдрахункiв при вiдображеннi окремих показникiв, а також показаних у звiтi вiдносних величин, зокрема, вiдсоткiв.
Перевiрка iнформацiї також повинна проводитися з узгодження показникiв рiзних форм звiтностi, з логiчного контролю показникiв звiтностi, з узгодження й спадковостi показникiв звiтiв за сумiжнi перiоди, такими як зустрiчнi перевiрки й перевiрки стану облiку.
1.3.3 Органiзацiя економiчного аналiзу на пiдприємствi
Успiшне проведення аналiтичноi роботи залежить вiд того, наскiльки ретельно продумана її органiзацiя. При проведеннi економiчного аналiзу рекомендується видiляти наступнi основні етапи.
1. Упорядкування плану аналiтичної роботи: визначення теми, напрямкiв використання його результатiв; розробка програми, календарного плану, розподiл роботи мiж виконавцями; визначення джерел iнформацй; розробка макетiв аналiтичних таблиць, методичних вказiвок, засобiв оформлення результатiв аналiзу.
2. Пiдготовка матерiалiв для аналiзу: вiдбiр наявноi iнформацiї, створення додаткових джерел, перевiрка вiрогiдностi iнформацiї, аналiтична обробка iнформацiй iз заповненням всiх таблиць.
З. Попереднi оцiнки: характеристика виконання плану за дослiджуваними показниками; характеристика змiни показникiв у порiвняннi з попереднiм перiодом; характеристика ступеня використання ресурсiв.
4. Аналiз причин динамiчних змiн i вiдхилень вiд базових показникiв (або показникiв плану): визначення кола взаємодiючих факторiв й їхнього угрупування; розкриття зв’язкiв i залежностi мiж факторами; видiлення впливу факторiв, що не залежать вiд дiяльностi пiдприємства; визначення впливу факторiв i виконання розрахункiв їхнього впливу на змiну величини показникiв; оцiнка збитку, нанесеного факторами, що негативно впливають; виявлення невикористаних можливостей аналiзованих показникiв.
5. Пiдсумкова оцiнка й зведений розрахунок резервiв: узагальнюються наслiдки аналiзу й пiдраховуються загальнi резерви виробництва, дається заключна розгорнута оцiнка дiяльностi пiдприємства; розробляються конструктивнi заходи з метою полiпшення роботи й використання резервiв виробництва.
Органiзацiя управлiння кожним етапом аналiзу залежить вiд наявностi в структурних пiдроздiлах бюро або груп аналiзу.
Виконавцями аналiзу виступають наступнi групи осiб. Загальне керiвництво аналiтичною роботою на пiдприємствi здiйснюсться заступником директора з економiчної роботи (головним економiстом). Безпосередньо цю роботу очолює начальник (керуючий) планового вiддiлу або головний бухгалтер. Виконавцями економiчного аналiзу на пiдприємствi є економiсти, плановики, бухгалтери, якщо необхiдно працiвники iнших професiй. Якщо аналiз виконують зовнiшнi органiзації, то аналiтиками можуть бути аудитори, працiвники банкiв й адмiнiстрації, вiдомчi ревiзори, податковi iнспектори.
Економiчний аналiз дiяльностi може бути поточним (оперативним) i цiльовим (детальним).
На практицi аналiз здiйснюсться в наступнiй послiдовностi:
дають обєктивну оцiнку аналiзованому показнику: визначають виконання плану або вiдхилення вiд базового значення (у вiдсотках і за абсолютним вiдхиленням), динамiку цього показника;
визначають всi причини — фактори, що вплинули на виконання плану або позитивне вiдхилення вiд бази за аналiзованим показником;
визначають ступiнь впливу кожного фактору на результат по аналiзованому показнику; цей розрахунок дає можливiсть визначити :кількiсний розмiр наявних резервiв. У ходi цiєї частини аналiзу також можна виявити й результат впливу на виробничий процес передових методiв органiзацiї виробництва й працi;
складають докладний план заходiв iз вказiвкою строкiв i виконавцiв, виконання якого дозволить у плановому перiодi використати виявленi в процесi аналiзу резерви, усунути недолiки, а також здiйснити оперативний контроль.
Зiбранi пiд час аналiзу матерiали, заповненi таблицi, розрахунки впливу факторiв і резерви на заключному етапi узагальнюються й письмово оформляються у виглядi довiдок, актiв перевiрок, аналiтичних і доповiдних записок, пояснювальних записок i звiтiв. Зовнiшнi органи оформляють результати аналiзу у виглядi висновкiв.
Самостiйним документом, у якому вiдображаються наслiдки аналiзу, є проект наказу. Цей документ, затверджений пiдписами керiвникiв пiдприємства, має обовязковий характер для виконання запропонованих аналiтиком заходiв.
Реалiзацiя пропозицiй за результатами аналiзу здiйснюється шляхом видання наказiв i розпоряджень, у яких визначається перелiк заходiв, строк початку й закiнчення їхнього здійснення, необхiднi матерiальнi й фiнансовi ресурси, виконавцi, вiдповiдальнi й контролюючi службовi особи або пiдроздiли пiдприємства.
Контрольнi питання
Види економiчного аналiзу.
Класифiкацiя джерел iнформації для проведення економiчного аналiзу.
З. Етапи проведення економiчного аналiзу.
Сутність інформації і роль для аналітичного дослідження.
Які основні вимоги до аналітичної інформації.