ДАНІ НАЛАШТУВАННЯ ПРОВОДЯТЬСЯ ТІЛЬКИ В ПРОГРАМІ БЕСТ ЗВІТ Настроювання пошти Функція настроювання поштового з’єднання викликається із меню Електронна пошта головного вікна програми та із меню Пошта таких модулів - Реєстру податкових накладних, Реєстру пакетів, Документи на підпис. Функція настроювання поштового з’єднання у модулі Реєстр документів викликається не із меню, а із адресної книги при активізації функції відправлення пошти. Приклад настроювання поштового з’єднання показаний на Рисунку 1.
Рисунок 1 У відкритому вікні Настроювання електронної пошти міститься перелік поштових з’єднань, який побудований у вигляді реєстру. Вікно також містить панель інструментів з кнопками навігації по записах реєстру та кнопки основних операцій з даними реєстру – додавання, вилучення та редагування поштових з’єднань. Для додавання нового запису (нового поштового з’єднання) використовується кнопка панелі інструментів реєстру. При натисненні на цю кнопку на екрані з'явиться картка нового з’єднання. В ній треба заповнити імена або IP-адреси серверів вхідної (POP3) і вихідної (SMTP) пошти, ім'я користувача (для чого проставити відмітку у полі [Авторизація] та його пароль. Кнопка у вигляді стрілки вниз (Заповнити конфігурацію РОР3 – див. рисунок) служить для копіювання даних з верхньої панелі ("Сервер вихідної пошти") у нижню панель. Номери портів зазвичай стандартні – для вихідної пошти - 25, для вхідної - 110. Якщо на комп'ютері вже присутній поштовий клієнт, наприклад Outlook Express, то програма встановить максимум параметрів автоматично. Якщо використовується захищений SSL- сертифікатом канал передачі даних, необхідно проставити відмітку у полі [SSL]. Якщо у полі [Використовувати винятково для установи] проставити відмітку, створюване поштове з’єднання буде використовуватися тільки для установи, обраної із випадаючого списку, і не буде доступним для інших установ, звітність яких готує користувач. Примітка 1. Імена чи IP-адреси серверів, імена для входу, паролі необхідно отримати у провайдера або у системного адміністратора. Примітка 2. Поле [E-mail] у картці та запис у колонці E-mail Відправника заповнюється автоматично. Перевірка зв’язку Заповнивши поля картки, необхідно перевірити зв’язок, для чого натиснути на однойменну кнопку (див. Рисунок 1).У разу успішного тестування буде видано повідомлення:
Рисунок 2 Якщо ця процедура завершилась невдало, буде видано повідомлення про помилку. У картці поштового з’єднання потрібно зберегти чи відмінити параметри настроювання, після чого вона буде закрита, і у реєстрі буде створений (не буде створений) новий запис. Функція редагування (полів картки) поштового з’єднання, яка викликається за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів, відкриває заповнену картку з параметрами даного поштового з’єднання. За необхідності, можна внести зміни у потрібні поля, після чого перевірити правильність настроювання поштового з’єднання та зберегти внесені дані. Видалення запису поштового з’єднання із реєстру відбувається звичайним чином - за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів. Після стандартного попередження про видалення поточного запису, у разі підтвердження, обране поштове з’єднання буде вилучено із реєстру. Функція настроювання поштового з’єднання у модулі Реєстр документів викликається не із меню, а із адресної книги при активізації функції відправлення пошти. В картці адресної книги, яка викликається із цього модулю, є можливість у полі [Поштовий сервер] обрати існуюче поштове з’єднання та відредагувати його, а також створити нове, натиснувши на кнопку . Додати нове з’єднання можна у відкритому вікні Настроювання електронної пошти Рисунок 3 Адресна книга Адресна книга - спеціальний модуль, у якому зберігаються назви та адреси електронної пошти установ, звітність до яких може подаватись в електронному вигляді. Адресна книга викликається із меню Електронна пошта та інших модулів програми, із яких можна відправляти звіти електронною поштою, при активізації цієї функції для вибору адресата.
Рисунок 4 Модуль побудований у вигляді таблиці (реєстру), що містить 3 колонки (див. Рисунок 4). Даний реєстр є стандартним, і з ним можна виконувати всі передбачені основні (додавання, вилучення та редагування записів) та сервісні операції, зокрема налаштувати вигляд реєстру. Деякі записи в адресній книзі містять позначку в першій колонці таблиці, яка вказує, що цьому адресату повинні відправлятися підписані ЕЦП та зашифровані файли, а наявність піктограми - сертифікату відкритого ключа ЕЦП, виданого УСЦ, свідчить про обмін сертифікатами з цим абонентом. Можливість відсилати звіти та пакети за різними електронними адресами може використовуватись для організації внутрішнього або корпоративного документообігу організацій. Для навігації по записах реєстру використовуються смуга прокрутки в правій частині реєстру, стрілки ( і ( клавіатури та ліва кнопка миші. Додавання запису в адресну книгу. Ця функція викликається за допомогою кнопки Додати запис на панелі інструментів (див. Рисунок 4). В результаті відкривається картка одержувача, у якій заповнюється адреса електронної пошти та найменування адресата у відповідних полях. Якщо адресат має декілька електронних адрес, можна обрати одну із них, яка буде використовуватись за замовчанням, для чого проставити відмітку у полі [За замовчанням]. Звіти, які відправляються у податкову інспекцію та пенсійний фонд, обов’язково повинні підпи-суватись ЕЦП керівників установи та шифруватись, тому у картці одержувача обов’язково треба проставити відмітку у полі [Шифрувати та підписувати дані]. Заповнивши картку, необхідно зберегти внесені дані, після чого картка буде закрита і у адресній книзі з’явиться новий запис. Редагування записів адресної книги. Ця функція викликається за допомогою стандартної кнопки Редагувати запис на панелі інструментів. В результаті відкривається заповнена картка одержувача (див. Рисунок 4), у якій можна відредагувати записи, проставити або відмінити відмітки у полях. Збереження внесених даних змінює попередні записи. Видалення записів із адресної книги. Ця функція викликається за допомогою стандартної кнопки Видалити запис на панелі інструментів. В результаті з’являється стандартне вікно попередження про вилучення запису і у разі згоди, поточний запис буде безповоротно видалений із адресної книги.