П Л А Н
Цена;
Система электронного документооборота «ДокМенеджер»;
Преимущества управления документами с помощью системы электронного документооборота "ДокМенеджер";
Функции системы "ДокМенеджер";
предназначение системы автоматизации бизнес-процессов «ДокМенеджер+BPMS»;
1
ЦЕНА. В общую стоимость поставки входит:
Поставка программного продукта в пределах Москвы;
Коробка, DiskKit;
Руководство технического администратора;
Руководство бизнес-администратора;
Руководство пользователя;
Шаблон инструкции по делопроизводству с учетом использования системы «ДокМенеджер»;
Техническая поддержка программного продукта в течение 3 месяцев.
Стоимость поставки системы определяется исходя из количества серверных, клиентских и лицензий на доступ через web-интерфейс, а также необходимости поставки модулей ЭЦП, репликации. Стоимость лицензий составляет:
Клиентская лицензия на одно рабочее место «ДокМенеджер»:
при одновременной закупке от 1 до 70 шт. – 2070 руб. 
при одновременной закупке от 71 до 200 шт. – 1770 руб.
при одновременной закупке более 201 шт. – 1470 руб.
Клиентская web-лицензия – 900 руб.;
Модуль поддержки ЭЦП – 600 руб. / рабочее место;
Модуль интеграции с «1С» – 21000 руб.;
Серверная лицензия – 14550 руб.
Стоимость указана без учета командировочных расходов.Дополнительно могут быть поставлено все необходимое системное программное обеспечение:
Novell GroupWise
Microsoft Exchange
Microsoft SQL Server
Windows 2000/2003 Server
2.
Система электронного документооборота «ДокМенеджер»
Вы хотите организовать на предприятии электронный документооборот?
Вы ищете систему электронного документооборота?
Позвольте нам облегчить Ваши поиски. Вашему предприятию подойдет система электронного документооборота «ДокМенеджер», если:
у вас отсутствуют ресурсы для длительной настройки/разработки решения на заказ для поставленных задач по совершенствованию компании;
Система электронного документооборота «ДокМенеджер» поставляется с готовыми настройками, позволяющими автоматизировать процессы документооборота: регистрацию, поиск, вынос резолюций, исполнение и контроль управленческих документов. Вы получаете  электронный документооборот, построенный с учетом правил делопроизводства, не требующий каких-либо дополнительных  настроек.
Вы заботитесь об облегчении процесса внедрения новых технологий работы для своих пользователей;
Клиентский интерфейс системы электронного документооборота «ДокМенеджер» может быть полностью встроен в интерфейс Outlook или GroupWise. Таким образом, пользователям, привыкшим работать с указанными системами, не придется тратить много усилий на освоение новых способов работы.
Вы уже используете в работе компании платформу Windows 2000/2003, а также СУБД MS SQL и не хотели бы серьезно увеличивать затраты на администрирование ИТ-инфраструктуры при внедрении новых решений;
Система электронного документооборота «ДокМенеджер» построена по принципу трехуровневой архитектуры, причем среднее звено организовано при помощи Microsoft Transaction Server, входящего в состав Windows 2000/2003, а в качестве базы данных используется MS SQL 2000 на Вашем предприятии в качестве системы коллективной работы используется Novell GroupWise;
Версия системы электронного документооборота "Докменеджер", интегрированная с системой Novell GroupWise, помимо полной интеграции клиентского интерфейса в интерфейс GroupWise, позволяет хранить тела документов в системе управления документами GroupWise. Такое решение позволяет обеспечить дополнительную защиту информации, пользуясь преимуществами, предоставляемыми системой GroupWise (Компания «СофтИнтегро» - единственный разработчик ПО в России, обладающий опытом интеграции с системой GroupWise). Таким образом Вы сможете существенно снизить затраты на администрирование и внедрение решения по организации электронного документооборота и управлению документоориентированными бизнес-процессами.
Интегрированная с системой коллективной работы Novell GroupWise
Интегрированная c MS Outlook Самостоятельным отдельным модулем.
3.
Преимущества управления документами с помощью системы электронного документооборота "ДокМенеджер"
Система электронного документооборота и делопроизводства «ДокМенеджер» построена на принципе «минимизации»:
Минимизация затрат на приобретение;
Минимизация затрат на обучение пользователей;
Минимизация затрат на внедрение;
Минимизация сроков внедрения;
Минимизация затрат на эксплуатацию системы.
Благодаря организации электронного документооборота на базе системы «ДокМенеджер», пользователь получает возможность при минимальных затратах использовать не только преимущества, привносимые в жизнь организации электронным документооборотом, но и системами коллективной работы (GroupWise, Exchange): это и электронная почта, и средства планирования личной и коллективной работы и др.
Среди основных преимуществ системы:
1. Просто использовать
Интерфейс клиентской части «ДокМенеджера» может быть полностью встроен  в интерфейс систем коллективного пользования (GroupWise или Outlook), что позволяет достичь прозрачности работы с системой для конечного пользователя. При этом записи о поступивших документах отображаются в стандартном для электронной почты виде. Основная часть операций, используемых в системе, так или иначе обычно проделывается вручную в процессе коллективной работы с документами, поэтому имеет простой и очевидный смысл. Как следствие, работу по таким схемам легко освоить конечным пользователям.
2. Просто внедрить
Благодаря простым интерфейсам системы и возможности полностью встроить клиентский интерфейс в Outlook, обучение пользователей управлению документами с помощью системы "Докменеджер" проходит быстро (длительность стандартного курса обучения – 4 астрономических часа) и адаптация к новым схемам работы не занимает много времени. Система поставляется вместе с набором готовых инструкций для пользователей, выполняющих различные роли в процедурах документооборота, благодаря чему подготовка регламентов работы не занимает много времени
3. Защита инвестиций в ИТ
Благодаря тесной интеграции с внедренными в организациях системами и использованию функций этих систем (системы управления документов и корпоративной электронной почты), существенно снижается стоимость разработки «ДокМенеджера» (а значит, и стоимость самого решения), с одной стороны, а с другой стороны, повышается надежность и качество решения.
4. Масштабируемость
Система построена с использованием трехуровневой архитектуры и дополнительных средств репликации. Существует возможность масштабировать отдельно как сервер документов, сервер базы данных, так и сервер транзакций (Microsoft Transaction Server). Эти сервера могут быть как совмещены на одной машине, так и разнесены по нескольким. Потенциально существует возможность неограниченного масштабирования. Такое решение позволяет работать в распределенной среде и использовать возможности системы для больших корпораций, в которых число пользователей исчисляется тысячами и десятками тысяч, а филиалы географически разбросаны в масштабах одной или нескольких стран.
4
Функции системы "ДокМенеджер".
Система "ДокМенеджер" обладает следующей функциональностью:Регистрация документовРегистрация входящих, исходящих, внутренних.
Вынос резолюции (назначение задания по документу)Получатель документа может вынести резолюцию (одну или несколько на один документ), назначив при этом исполнителей по каждой резолюции. На исполнение документа также может быть назначен контролер, которому назначенные исполнители посылают отчеты об исполнении. Как исполнители, так и контролеры могут отказаться от назначенного задания. При этом система потребует ввести комментарии отказа и вышлет сообщение о таком действии инициатору (автору резолюций). В ответ на это автор резолюций может либо заменить исполнителя, либо выбрать его повторно (введя комментарии своего решения).
Делегирование заданий
Назначенный исполнитель, приняв задание на исполнение может либо исполнить документ, либо (если позволяет его положение в организации) делегировать задание подчиненным. Руководствуясь справочником сотрудников, система не допустит делегирования задания вышестоящим сотрудникам. Возможно делегирование на неограниченное количество уровней.
Контроль исполнения
В рамках контроля исполнения документов система самостоятельно отслеживает статус исполнения по каждому назначенному исполнителю и оповещает контролера о текущем положении дел. В карточке контроля можно всегда увидеть, на какой стадии находится исполнение того или иного документа:
«Работы не начаты» - исполнитель не открывал письма с данным заданием
«В работе» - исполнитель просмотрел задание
«Исполнитель отправил отчет контролеру»
«Контролер принял отчет исполнителя»
«Контролер отклонил отчет исполнителя»
«Исполнитель отказался от исполнения»
Помимо этого, существует встроенный отчет для контроля ознакомления с документами, в котором указывается, какой исполнитель и когда получил тот или иной документ. Такой отчет не позволяет исполнителям манипулировать несостоятельными причинами неисполнения документов вовремя и, таким образом, оправдание типа «Мне этот документ еще не приносили» легко проверить.
Утверждение у руководства
Внутренний (как и исходящий) документ при регистрации можно отправить на утверждение руководителю. После утверждения у руководства, система вышлет инициатору процедуры сообщение о результате процедуры.
Согласование документов
В системе существует модуль «Согласование», обеспечивающий возможность графического определения процедуры согласования документа (в соответствие с регламентами организации-заказчика), которая может состоять из нескольких шагов.
Для каждого пользователя может быть определен свой перечень решений, одно из которых он должен принять на данном шаге.
Результат выполнения шага для системы состоит в выборе одного из возможных (из списка) вариантов. Возможно одновременное выполнение одного шага несколькими исполнителями.
Каждый шаг для пользователя оформляется как задание.
Модуль «Согласование» предоставляет возможность автоматически определять следующий шаг процедуры согласования в зависимости от содержания документа. При этом
Документ должен иметь формат MS Office
Документ должен иметь стандартные, поддающиеся однозначному определению, области (например, поля в таблице)
Для определения подобной процедуры пользователь должен заранее создать шаблон документа, определив в нем стандартные области. После этого при определении процедуры согласования необходимо указать стандартную область и условие, налагаемое на эту область. Далее необходимо указать, какие шаги следуют при выполнении указанного условия. 
Пользователь, инициирующий процедуру согласования, имеет возможность ограничить выполнение процедуры сроком исполнения. При этом такой срок исполнения, при необходимости, может быть определяем для каждого шага процедуры.
Пользователь, инициирующий процедуру согласования, имеет возможность просмотра состояния процедуры:
Какие шаги пройдены полностью
Какие из пользователей не выполнили своего задания на согласование
Модуль «Согласование» также предоставляет возможность сбора статистики по завершенным процедурам согласования.
Статистика выполнения с опозданием (с разбивкой по пользователям)
Количественные характеристики (например, количество процедур согласования, в которых тот или иной пользователь принимал участие за отчетный период)
Просмотр действий пользователей
В регистрационной карточке документа система «ДокМенеджер» автоматически отслеживает все действия, совершаемые пользователями с данным документом. При этом указывается:
Дата и время действия
Отправитель и получатель
Название действия
Создание связей между документами
В системе «ДокМенеджер» предусмотрен механизм, позволяющий определять произвольные типы связей между документами. При этом администратором системы заранее определяются связи, которые могут существовать в системе. При этом определяются:
Название связи (например, «Документация по проекту»)
Тип связи
В дальнейшем пользователь может выбрать тип связи и связать этим типом связи несколько документов. По  каждому документу система предоставляет возможность просмотра карты связей.
Потоковое сканирование при регистрации входящих
Система позволяет при регистрации входящего документа сразу отсканировать бумажный документ и прикрепить к регистрационной карточке его образ. Для этого необходимо наличие TWAIN-совместимого принтера.
Разграничение доступа к информации
В рамках обеспечения безопасности информации система «ДокМенеджер» предоставляет следующие механизмы (основываясь на предоставляемых системой коллективной работы GroupWise):
Разграничение доступа к документам на основании грифов секретности. Для каждого документа определяется параметр «Гриф секретности». Для каждого сотрудника организации также прописывается значение грифа секретности, документы с которым (и ниже его) доступны данному пользователю. Справочник грифов секретности заполняется Администратором системы и может иметь уникальные для каждой организации значения, а также их количество.
Разграничение доступа на уровне операций в системе. Для сотрудника (группы сотрудников) определяется, какие операции данный сотрудник (представитель группы).
Работа со справочниками
Для обеспечения удобства работы с системой, существуют справочники, облегчающие и ускоряющие процесс ввода данных в систему:
Справочник номенклатуры дел. Заполняется в зависимости от подразделений организации.
Справочник доставки
Справочник грифов секретности
Справочник сотрудников. Может быть интегрирован с кадровой системой организации или с каталогом сети (Novell eDirectory, Microsoft Active Directory) и таким образом реплицироваться в зависимости от распределенной структуры организации.
Справочник контрагентов. Может быть интегрирован с базой данных контрагентов, если таковая уже существует в организации.
Работа в рабочих группах
Сотрудники организации могут быть объединены рабочей группой. Тогда документ, направляемый одному участнику рабочей группы, направляется всем участником группы и может быть исполнен любым участником. Таким образом решается проблема исполнения при отсутствии сотрудника на рабочем месте (отпуск, больничный и т.п.).
Сбор статистики (контроль документооборота)
Для отслеживания хода документооборота в организации, существует возможность сбора любой аналитики/статистики по имеющимся в системе данным. Существует набор стандартных отчетов. Также структура базы данных может быть открыта, и тогда у пользователя появляется возможность самостоятельно строить необходимые отчеты. 
2. Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
Для обеспечения юридической значимости электронным документам, обрабатываемым в системе, можно использовать средства электронной цифровой подписи. При этом компания может выбрать поставщика средств ЭЦП самостоятельно, исходя из персональных мотивов – система «ДокМенеджер» может быть интегрирована со средствами цифровой подписи, предоставляемыми различными компаниями, в том числе решениями, сертифицированными для использования государственными органами.
На текущий момент готовы к поставке версии, поддерживающие ЭЦП компаний Novell, Microsoft и решение на базе системы «Инегаtm», выполненное на технологии инфраструктуры открытых ключей, и обеспечивающее функции Удостоверяющего центра сертификатов ключей подписи и Сервера проверки и сертификации информации (разработка, сертифицированная ФАПСИ РФ, компании ЗАО «Цифровая подпись»). Однако благодаря выбранной технологии интеграции, могут быть рассмотрены и варианты создания совместного решения с другими поставщиками средств ЭЦП.
3. Доступ через web-интерфейс
Для тех пользователей, которые вынуждены часто путешествовать, однако должны быть ознакомлены с поступающими документами, реализована возможность доступа к документам, регистрируемым в системе ДМ, через браузер.
5.
Предназначение системы автоматизации бизнес-процессов «ДокМенеджер+BPMS»;
Система автоматизации бизнес-процессов  «ДокМенеджер+BPMS» предназначена для управления бизнес-процессами предприятия.
Не все компании используют традиционный, функциональный подход к управлению организацией. Часто преимущество отдается процессному подходу к управлению. Основным понятием в процессном подходе является бизнес-процесс, т.е. происходит управление  не столько конкретными людьми, сколько управелние бизнес-процессами, в которых эти люди участвуют.
Преимущества процессного подхода разнообразны:
Устранение или, по крайней мере, минимизация функциональных барьеров между подразделениями предприятия за счет усиления горизонтальных связей;
Возможность на протяжении всего процесса работы компании концентрировать внимание на требованиях, выдвигаемых потребителем.
Четкое определение ответственности конкретных работников, что ведет к лучшему пониманию ими предъявляемых требований к выполняемой работе. Следствием этого является повышение эффективности использования ресурсов.
Прозрачность деятельности организации за счет единства информационных потоков. Это позволяет своевременно производить корректирующие действия с целью повышения эффективности процесса.
Возможность чёткой оценки бизнес–процессов: более точно нормировать каждую операцию, оценить стоимость каждой операции в процессе, установить затратные центры и определить структуру затрат в тех местах, где ранее это было практически невозможно;
Сокращение издержек организации, вызванных дублированием функций, которое часто встречается в функционально ориентированных организациях:
Оптимизация системы принятия решений, создание гибкой и оперативной обратной связи.
Тогда перед компанией ставятся следующие задачи:
Сокращение времени на выполнение стандартных операций определенных бизнес-процессов;
Измерение критических параметров бизнес-процессов, влияющих на качество продукции/услуг, и последующий анализ собранных данных;
Сокращение времени внесения изменений в описания бизнес-процессов и внедрения этих изменений в жизнь компании;
На решение таких задач и направлена система «ДокМенеджер + BPMS», являясь по сути системой класса BPM (BPM - business-process management, управление бизнес-процессами). Встроенные средства для графического описания бизнес-процессов и подготовки диалогов выполнения заданий для пользователей доступны в освоении людям, не имеющим глубоких познаний в разработке программного обеспечения. Таким образом, автоматизация бизнес-процессов предприятий с помощью системы управления бизнес-процессами «ДокМенеджер + BPMS» не требует составления технических заданий для разработчиков ПО.
Преимущества, предоставляемые системой управления бизнес-процессами (BPM), очевидны:
Создание гибкой структуры управления компанией, позволяющей чутко реагировать на требования окружающего мира к методам/стилю работы;
Обеспечение непрерывности бизнес-процессов, вне зависимости от местоположения участников и требуемой информации (в других приложениях, базах данных и т.п.)
Сокращение влияния «человеческого фактора» за счет подготовки однозначно трактуемого описания задания;
Сбор достоверной информации о ходе работ и донесение ее до заинтересованных лиц без посредников.