першої справи, а решта справ позначається словами “те саме”; при цьому інші відомості про справи подаються в описі в повному викладі, наприклад: “те саме, т. третій, за жовтень-грудень, 150 арк.”. На початку нового аркуша опису заголовок відтворюється повністю. Графи опису заповнюються в точній відповідності з відомостями, що винесені на обкладинку (титул) справи;
нумерація справ у описі – наскрізна, тобто порядковий номер першої справи в новому річному розділі зведеного опису має починатися за номером останньої справи попереднього річного розділу;
справи, в яких містяться документи за кілька років (перехідні справи), включаються в розділ опису за роком їх заведення без зазначення кількості аркушів. У наступних розділах описів указується заголовок справи (у відповідному підрозділі) без зазначення порядкового номера, а в примітці робиться позначка “Див. спр. № __ ”. Після закриття справи й передавання її до секретного архівного підрозділу в описі проставляється кількість аркушів справи (в розділі, де її обліковано);
в кінці розділу опису робиться підсумковий запис, в якому зазначаються (цифрами й словами) кількість справ, що числяться в даному розділі, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі (літерні або пропущені номери справ);
на страхові копії, складається окремий опис за формою СА13, затвердженою Держкомархівом, у якому мають бути річні розділи з укладеними в них підсумковими записами про кількість одиниць обліку, що входять до кожного розділу, та кількість справ, скопійованих за рік. У підсумковому записі зазначається також (у разі зміни обсягів) зростаючий підсумок – загальна кількість виготовлених і скопійованих справ;
гриф секретності описів та їхніх розділів має відповідати ступеню секретності відомостей, що містяться в них.
3.3. Описи (їхні розділи) справ постійного зберігання, а також описи страхового фонду складаються в чотирьох примірниках, підписуються укладачами із зазначенням їхніх посад і дат складання, погоджуються з керівниками РСО і секретного архівного підрозділу, розглядаються та схвалюються експертною комісією інституту та подаються на затвердження ЕПК Держкомархіву.
До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання інститутом складається передмова й у разі потреби — покажчики, зміст, список скорочень. Необхідність і порядок складання науково-довідкового апарату описів визначаються Держкомархівом.
3.4. Описи (їхні розділи) справ довгострокового зберігання складаються у двох примірниках, підписуються укладачами із зазначенням посад, які вони займають, і затверджуються експертною комісією інституту.
3.5. Після затвердження річних розділів зведених описів справ постійного зберігання складається акт про відбір справ для знищення за відповідний період.
Акти на справи й документи складаються працівниками РСО, розглядаються водночас із описами справ на засіданні експертної комісії і затверджуються керівником установи.
У секретному архівному відділі акти про відбір справ для знищення складаються його працівниками, погоджуються з відповідною експертною комісією і затверджуються директором інституту.
4. Оформлення справ з грифом секретності
4.1. Завершені справи постійного й довгострокового зберігання під час підготування їх до передання в секретний архівний підрозділ оформляються працівниками РСО, які з ними працювали. В разі потреби до цієї роботи залучаються працівники відповідних підрозділів, які мають допуск та доступ до документів, і виконують її за методичною допомогою і контролем спеціалістів секретного архівного підрозділу.
Справи постійного й довгострокового зберігання мають бути оформлені відповідно до вимог правил роботи архівного підрозділу: підшиті або оправлені, аркуші пронумеровані, на початку містити внутрішній опис, а в кінці – засвідчувальний аркуш.
4.2. Вилучення окремих документів зі справ (дублікатів, документів тимчасового зберігання тощо) та остаточне оформлення справ здійснюються перед затвердженням описів справ за відповідний період. При цьому:
вилучені із справ секретні документи вміщуються в теки з клапанами для подальшого внесення в акти про відбір для знищення або підшиваються до іншої справи;
у внутрішніх описах документів справ навпроти позиції вилученого документа робиться позначка про його місцезнаходження (проставляються номер і дата складання акта про знищення) , що засвідчується підписами двох працівників РСО;
особливо цінні документи, що мають гриф секретності забороняється вміщувати в конверти, які підшиваються у справи.
5. Передання документів і справ з грифом секретності на архівне зберігання
5.1. Документи та справи з грифом секретності, які були створені в процесі діяльності установи й попередньою експертизою визнані такими, що мають наукову, історико-культурну, практичну цінність, включаються до складу Національного архівного фонду України. Ці документи, незалежно від належності, часу створення, місця зберігання, техніки й способу закріплення інформації, підлягають передаванню до Центрального архіву України.
5.2. Справи постійного й довгострокового зберігання, а також матеріали страхового фонду передаються до секретного архівного підрозділу тільки за описами справ.
5.3. Страхові копії фонду зберігання, мікрофільми або мікрофіші фонду користування особливо цінними документами передаються на архівне зберігання водночас з оригіналами відповідних документів у порядку, визначеному Держкомархівом.
5.4. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаванню до секретного архівного підрозділу не підлягають; вони зберігаються в РСО, і після закінчення термінів зберігання знищуються в установленому порядку. Як виняток, а також коли є можливість, за рішенням керівництва установи такі справи можуть передаватися на зберігання до секретного архівного підрозділу.
Передавання справ тимчасового зберігання з РСО до секретного архівного підрозділу здійснюється згідно з номенклатурою справ і оформляється актом про здачу-приймання. В акті зазначаються облікові номери справ за номенклатурою, кількість аркушів кожної справи, загальна кількість справ, що передаються, обліковий номер номенклатури справ за описом відповідного року. Акт підписується представником РСО та працівником секретного архівного підрозділу, які безпосередньо здійснювали здачу-приймання справ, погоджується керівником секретного архівного підрозділу й затверджується начальником РСО. На справи зі ступенем секретності “особливої важливості” тимчасового зберігання складається опис, за формою аналогічний опису справ довгострокового зберігання.
Справи тимчасового зберігання передаються до секретного архівного підрозділу в тому вигляді, в якому їх було оформлено в поточному діловодстві.
5.5. Під час приймання до секретного архівного підрозділу справ, що мають гриф секретності, перевіряється відповідність облікових номерів, заголовків, кількість аркушів у справах аналогічним даним, зазначеним в описі. При цьому на першому примірникові опису навпроти кожної справи, внесеної до нього, на полі для підшивання робиться позначка “V”.
Під час приймання страхових копій перевіряється кількість кадрів, склеювань, відповідність кількості й облікових номерів мікрофільмів (мікрофіш) записам в описі.
У разі виявлення розходжень записів у описі з фактичними реквізитами справи, мікрофільму (мікрофіші) в опис вносяться відповідні зміни, які в примітці під словами “Виправленому вірити” засвідчуються підписами осіб, котрі здають та приймають справи, й датою внесення змін.
У разі невиявлення справ, аркушів у справах, окремих мікрофільмів (мікрофіш) про це негайно повідомляють начальника РСО для того, щоб вжити заходів для їх розшуку.
Всі недоліки у формуванні та оформленні справ, виявлені під час їх передавання до секретного архівного підрозділу, усуваються працівниками РСО – здавача документів.
В кінці кожного примірника опису зазначаються цифрами й словами кількість справ, мікрофільмів (мікрофіш), фактично прийнятих до секретного архівного підрозділу, номери справ, що не передані, дата здачі-приймання. Кожний примірник опису підписується особами, які здали та прийняли справи. Справи, залишені в РСО для подальшої роботи (перехідні, пов'язані з виробничою необхідністю тощо), оформляються актом про видачу справ у тимчасове користування за формою СА14, затвердженою Держкомархівом.
5.6. Здача-приймання справ здійснюється в приміщенні РСО. Прийняті справи, мікрофільми (мікрофіші) пакуються в тару, яка опечатується працівником секретного архівного підрозділу й доставляється до секретного архівного підрозділу працівником РСО у супроводі працівника секретного архівного підрозділу.
Документи із ступенем секретності “особливої важливості” вміщуються в конверти, теки, картонажі або в іншу упаковку, опечатану особистою печаткою керівника установи або виконавця, який безпосередньо причетний до цих документів. На упаковці цих документів мають бути попереджувальні написи із зазначенням посад і прізвищ осіб, які мають право її розкрити, номери особистих печаток цих осіб, облікові номери документів.
Якщо справи, які підлягають передачі до секретного архівного підрозділу, великі за обсягом, тоді дозволяється приймати їх з оформленням секретним архівним підрозділом разової розписки.
Начальник архівного підрозділу (Підпис) Павленко Ю. А.
ПОГОДЖЕНО
Начальник режимно-секретного органу (Підпис) Квас В. П.
Дата
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передачі до секретного архівного підрозділу не підлягають; вони зберігаються у РСО і після закінчення строків зберігання знищуються у встановленому порядку.
Підготовка документів з грифом секретності до передачі в секретний архівний підрозділ включає:
проведення експертизи цінності документів з грифом секретності;
оформлення справ з грифом секретності;
складання описів справ з грифом секретності;
передачу справ з грифом секретності до секретного архівного підрозділу і забезпечення схоронності документів з грифом секретності.
Експертиза цінності документів з грифом секретності полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і їх відбору на державне зберігання.
Для організації та проведення експертизи цінності документів з грифом секретності створюється експертна комісія. Усі члени експертної комісії повинні мати безпосереднє відношення до питань та документів з грифом секретності, що розглядаються на засіданнях комісії, та допуск до державної таємниці відповідної форми.
Експертиза цінності документів з грифом секретності проводиться щорічно після завершення року на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів з грифом секретності складаються описи документів постійного і тривалого строку зберігання, вносяться зміни до номенклатури засекречених справ.
Виділення документів з грифом секретності для знищення, термін зберігання яких закінчився, і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання; акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Акти на документи, що передаються установами на державне зберігання, затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного строку зберігання експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву. При цьому враховують такі позначки у переліку документів або номенклатурі справ як “Експертно-перевірочна комісія”, “Доки не мине потреба”, “За умови проведення ревізії”, “До заміни новими” тощо. Відбір документів до знищення – виявлення документів із закінченим терміном зберігання, які втратили практичне і не мають наукового чи іншого суспільного значення.
Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового запису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
Описуючи справи, слід звернути увагу на:
описи справ постійного і тривалого строків зберігання (складаються окремо);
розділи опису справ (складаються за роками, а всередині розділів за структурними підрозділами установи);
заголовки справ (вносяться до опису, як правило, у тій послідовності, в якій їх розміщено у номенклатурі справ);
науково-дослідну, проектну, конструкторську, геологічну, медичну та іншу спеціальну документацію (включається в окремі описи справ. Схема їх побудови погоджується з державною архівною установою, до якої повинні надходити документи з грифом секретності; кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером);
кількість томів у справі (якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) входить до опису під окремим номером. Якщо до опису вносяться одна за одною справи з однаковими заголовками, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші справи позначаються словами “Те саме”, при цьому інші відомості про справи подаються в описі у повному викладі, наприклад: “Те саме, т. 3, за липень-вересень, 150 арк.”. На початку кожного нового аркуша опису заголовок відтворюється повністю. Графи опису заповнюються у відповідності з відомостями, які винесені на обкладинку (титул) справи);
порядок нумерації справ в опису (має бути наскрізний, тобто перша справа у новому річному розділі зведеного опису повинна мати порядковий номер, що йде за останньою справою попереднього річного розділу);
справу, в якій містяться документи за кілька років (перехідні справи, які включаються до розділу опису за роки їх ведення у діловодстві без зазначення кількості аркушів. У наступних розділах описів вказується заголовок справи (у відповідному підрозділі) без зазначення порядкового номера, а у графі “Примітка” робиться позначка “Див. спр. № __ “. Після закриття справи і передання її до секретного архівного підрозділу в опису проставляється кількість аркушів справи (у розділі, де вона облікована));
підсумковий запис наприкінці розділу опису, в якому вказується (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться у даному розділі, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні або пропущені номери справ);
гриф секретності описів та їх розділів (повинен відповідати найвищому ступеню секретності інформації, що міститься в них).
Дати на обкладинці справи повинні відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що містить документи за попередні роки, під датою робиться напис: “Є документи за ..... роки”.
На обкладинці справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів з грифом секретності кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.
У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).
Написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання мають бути чіткими і складені чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
Опис справ РСО передбачає дотримання таких правил:
номер опису РСО має складатися з цифрового позначення підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання, РСО, що включені до номенклатури справ і заведені у 2005 році, матимуть номери: П-05; Т-05;
гриф секретності опису заповнюється відповідно до відомостей, внесених до справи. Опис на справи тривалого зберігання повинен мати додаткову графу “Строк зберігання, стаття за переліком”;
графа опису “Примітка” використовується для позначок щодо особливостей фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю).
Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що в описі, кількості аркушів, першого і останнього номерів справ за описами, а також – обумовлюються особливістю нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). Проводиться опечатування справи.
У річний розділ опису вносяться також справи, які ще не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ________ рік, № ______”.
Відібрати та пред’явити номенклатуру справ та журналів експертній комісії для визначення строку зберігання (постійне, тривале), а також виділити матеріали із закінченим строком зберігання і на знищення з поаркушною перевіркою.
Скласти опис на передачу справ, документів, підписати та затвердити опис у керівництва.
Наклеїти етикетку на обкладинку документа, проставити на ній гриф секретності, обліковий номер, кількість аркушів, найменування підрозділу, рік видання, термін зберігання, номери фонду та опису.
Заповнити каталожні картки на документи та справи, внесені в опис на передачу документів з грифом секретності.
Звірити документи з описом. Перерахувати аркуші.
Позначити в облікових та каталожних картках передачу документів на державне зберігання, звірити позначки з описом.
Позначити в журналі справ здані документи, звірити позначки у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ з описом та підпис за проведення позначки та звірки.
Провести пошук номера документа за каталожною карткою. Зробити опис переданих документів, заповнити вимоги на отримання документа і підписати його у керівництва. Конвертування документів. Передати пакет фельдєгерській службі, підприємству спецзв’язку.
Запитання для самоконтролю
Що включає підготовка документів з грифом секретності до передачі в секретний архівний підрозділ?
На що слід звернути увагу, описуючи справи?
Дотримання яких правил передбачає опис справ РСО?
Із зазначенням чого у кінці опису робиться підсумковий запис?
Що вносять у річний розділ опису справи?
2.17. ЗНИЩЕННЯ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ СЕКРЕТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ
Під знищенням документів, справ та інших матеріальних носіїв секретної інформації слід розуміти доведення їх до такого стану, що виключає можливість відновлення секретної інформації.
Документи з грифом секретності спалюють (розплавляють), розчиняють або хімічно розкладають, дроблять, перетворюють на м`яку безформну масу, дрібні частки не більше 2.5 кв. мм, що робить неможливим відновлення тексту; набори тексту розбираються, магнітні записи розмагнічуються.
Машинні носії секретної інформації знищуються шляхом подрібнення або нагрівання до стану, після чого поновлення секретної інформації стає неможливим.
Знищенню підлягають документи з грифом секретності, термін зберігання яких закінчено, і які втратили практичне значення, не мають наукової, історико-культурної або іншої цінності.
Знищення здійснюють:
1) з оформленням акту, який розглядається членами експертної комісії:
справи, обліковані за номенклатурою справ, незалежно від грифа секретності;
документи інвентарного обліку, незалежно від грифу секретності, за винятком довідково-інформаційних документів, надісланих до відома, а також зайвих (дублетних) примірників;
достеменні науково-технічні, конструкторські, проектно-дослідницькі, технологічні, геологічні, медичні та інші технічні й спеціальні документи або копії, що їх замінюють, які стосуються діяльності установ незалежно від виду обліку та грифа їх секретності, крім довідково-інформаційних документів та літератури, надісланих до відома, і зайвих (дублетних) примірників;
робочі зошити провідних вчених, організаторів виробництва, незалежно від виду обліку та грифа їх секретності;
кіно-, фото-, фоно-, відеодокументи;
2) з оформленням акту, який не розглядається експертною комісією:
зайві примірники організаційно-розпорядчої, конструкторської, науково-технічної, проектно-дослідницької, технологічної, геологічної та іншої технічної документації, а також довідково-інформаційна література;
скасовані вищими органами управління нормативно-методичні документи (зберігаються за місцем затвердження);
робочі зошити виконавців;
паспорти і формуляри на вироби, вузли та деталі (після списання виробу, вузла, деталі);
закінчені діловодством картотеки (журнали) обліку документів з грифом секретності, а також (якщо великий обсяг) окремі закінчені діловодством картки обліку, строк зберігання яких закінчилися;
облікові картки;
вхідні документи, які надіслані для відома.
При цьому керівником відповідного підрозділу установи оформляється дозвіл на знищення документів в облікових формах чи на примірнику документа, який залишається на зберіганні, у вигляді запису: "До знищення, посада, прізвище, підпис, дата".
Акти на документи, які знищуються без розгляду експертною комісією, візуються керівниками відповідних структурних підрозділів і затверджуються керівником установи або, з його письмового дозволу, – його заступниками;
3) без оформлення акту, з оформленням позначок про знищення у формах обліку знищуються:
зіпсовані аркуші спецзошитів (блокнотів);
корінці з контрольними аркушами спецзошитів (блокнотів);
зіпсовані аркуші паперу, форми, бланки, що стоять на попередньому обліку або обліку підготовлених документів;
чернетки та проекти документів, що стоять на обліку підготовлених документів;
копії, окремі аркуші копій конструкторської, технологічної та іншої технічної документації, замінені за "Повідомленнями про зміни", а також замінені у встановленому порядку, непридатні для користування правники технічних документів;
зіпсовані зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” бланки паспортів та формулярів на вироби, протоколи складання та приймальних випробувань;
довідки про допуск;
описи документів, що знаходяться у спецпапці виконавця, картки-дозволи на доступ до документів.
Забороняється знищення документів, що включаються до актів, до затвердження цих актів, а також – оформлення позначок в облікових формах про їх знищення до їхньої фізичної ліквідації.
Знищення документів зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” здійснюється комісією у складі не менше трьох осіб з обов’язковим залученням до неї працівників РСО, які відбирали ці документи до знищення та перевіряли їх.
В установах дозволяється залучати до участі в знищенні документів уповноважених РСО, інших працівників установи, які мають відповідний допуск та доступ до інформації, що становить державну таємницю.
Перевірені справи, картотеки (журнали), окремі документи упаковуються в спеціальну тару (мішки, спецчемодани, спецпапки тощо), що опечатується особистими печатками осіб, які здійснюють перевірку, і до затвердження актів зберігаються у сховищах (металевих шафах, сейфах) приміщень під охороною.
Документи доставляються до місця знищення у спеціальній тарі (мішках, які виготовлені з полегшеного брезенту (артикул __ ) і мають внутрішні шви. Розміри малого мішка 400х600 мм, середнього – 600х860 мм, великого – 800х1200 мм. Горловину спеціального мішка роблять на меншому боці та обладнують люверсами в кількості 14 од. діаметром 7/15 мм на відстані 15 мм від горловини, відстань між люверсами в малому мішку 50 мм, середньому – 75 мм, великому – 100 мм, спецпапках тощо) в опечатаному вигляді.
Приміщення, де здійснюється знищення, і особи, які відповідають за їх стан, визначаються наказом керівника установи. Вхід сторонніх осіб до цих приміщень під час знищення документів категорично забороняється.
Якщо знищення відбувається поза територією, що охороняється, транспортування та знищення документів здійснюється у супроводі озброєної охорони.
Дозволяється знищення документів на спеціально призначених та обладнаних для цього місцях.
Забороняється виносити до місць знищення акти, описи справ та інші облікові документи.
По закінченні знищення документів з грифом секретності комісія ретельно перевіряє місце знищення з метою виявлення не повністю знищених документів.
Відповідальність за необґрунтоване чи неповне фізичне знищення документів несуть керівник установи, а також начальники РСО і структурних підрозділів та співробітники, які допустили порушення встановлених вимог.
Під час знищення відібраних документів з грифом секретності необхідно:
відібрати та підготувати документи з грифом секретності для внесення в акт на знищення документів і справ;
перевірити облікові номери, гриф секретності, найменування справи, дати, номер тому, строк зберігання і номер статті за переліком, перерахувати кількість аркушів у документі;
дані про справи і документи, занесені до акту, повинні бути ідентичні даним, зафіксованим у документах та справах з грифом секретності.
Якщо справа складається з кількох томів, кожен том записується окремо, а в графі "Заголовок справи чи документа" замість заголовка другого і наступних томів пишуться слова "Те ж саме".
Якщо із справи, що підлягає знищенню, вилучаються окремі документи для подальшої роботи, то в графі акта "Обліковий номер" зазначається "З обл. № ___ за ____ р.", у графі "Заголовок" – назва знищуваного документа, в графі "Кількість знищуваних аркушів у справі..." зазначається фактична кількість знищуваних аркушів справи, а в графі "Примітка" – облікові номери, кількість аркушів вилучених документів, а також номери справ, у які вони підшиті. Коли документи підшиваються в інші справи, у картках (журналах), за якими вони були обліковані, змінюється позначка про місце знаходження документа або його частини.
Кілька примірників документа, масив карток заносяться до акта однією позицією; у графі "Номери примірників" проставляються через кому (або тире, якщо йдуть за порядком) номери примірників документа (номери карток). Облікові картки заносяться до акта як окремі документи.
Підібрати облікові картки на документи. Занесені до акта документи вилучаються з місць зберігання. Членам комісії перевірити відповідні дані акта, форми обліку і документи: обліковий номер, гриф секретності, дати, заголовки (назви), кількість аркушів, номери примірників, засвідчувальний аркуш справи; облікові номери та аркуші вилучених документів, позначки про їх нові облікові номери, фактичне місце знаходження (підшивку до справи).
Згорнуті документи з грифом секретності розгортаються, аркуші журналів (кожний примірник) перераховуються. Якщо всі дані збігаються, в акті на полі для підшивання робиться позначка "v" навпроти номера, що перевіряється.
Після перевірки всіх позицій акта перевіряється правильність оформлення підсумкового запису: кількість справ, облікових карток і журналів, окремих документів, окремих карток обліку повинна збігатися із записами у відповідних позиціях підсумкового запису, що стверджується підписами перевіряючих. Підібрати для знищення документи та закласти до тари для транспортування до місця знищення.
Акти підписуються членами комісії і затверджуються керівником установи або, з його письмового дозволу, – його заступниками.
Якщо у формах обліку керівником підрозділу установи оформлено дозвіл на знищення документів, його віза на акті не потрібна.
Копіювальний папір, стрічка і прокладки, використані для друкування документів з ступенем секретності “особливої важливості”, розриваються або перепускаються через паперорізальну машину, вміщуються до спеціальної тари, що опечатується друкаркою (працівником РСО, який виконав друкування) та керівником РСО (його заступником), у присутності якого друкувався документ. Все це зберігається в опечатаному ними сховищі (сейфі, металевій шафі) і протягом доби спалюється. У відповідній обліковій формі напроти позиції документа робиться позначка: "Копіювальний папір у кількості ______ аркушів і прокладки у кількості _____ аркушів знищені", а також дату спалювання засвідчують підписами зазначені особи.
Акти про знищення документів у державних архівних установах, а також у галузевих державних архівах міністерств, інших центральних органів державної влади, яким надано право постійного зберігання документів, зберігаються постійно у відповідних справах Національного архівного фонду.
Вносити виправлення (викреслювання, дописи тощо) в акти на знищення не дозволяється. У виняткових випадках внесені до акту виправлення позначаються та засвідчуються підписами всіх членів комісії.
Всі аркуші акта, де відсутні підписи членів комісії, засвідчуються підписами всіх членів комісії.
Робити позначки в картках або журналах обліку до знищення документів, а також переписувати акт про знищення документів після перевірки, забороняється.
Після знищення документів інформація про це заноситься до облікових журналів та супроводжувальних листів. Звірити позначки в журналах та супроводжувальних листах про знищення документів з актом на знищення. Розписатися за проведення звірки.
Переглянути відібрані картки, перевірити наявність відміток про звірку. Розкласти картки в картотеці.
Оформлення до знищення документів з грифом секретності здійснюється у такому порядку:
за відповідними формами обліку (картками, журналами, контрольними аркушами спецзошитів (блокнотів) тощо) працівник РСО та виконавець документів перевіряють відповідність даних у формі обліку даним документа: облікового номера і грифа секретності, заголовка (якщо є), кількості (номерів) аркушів;
аркуші перераховуються;
документи надриваються і складаються в урну для макулатури, яка опечатується начальником РСО;
у журналі обліку знищення браку машинних носіїв інформації робиться відповідний запис, засвідчений підписами осіб, які здійснювали знищення, та проставляється дата.
Знищення зіпсованих аркушів документів зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” спецзошитів (блокнотів) оформляється записом "Аркуші ___ знищені" у контрольному аркуші спецзошита (блокнота) та засвідчується підписами особи, відповідальної за облік спецзошита (блокнота), його власника, проставляється дата.
Перед знищенням замінених за повідомленнями або непридатних технічних документів працівник РСО перевіряє відповідність облікового номера, шифрів, позначень, найменувань кількості аркушів та примірників змінюваних і тих, що замінюють, аркушів з урахуванням "Повідомлення про зміни" або документа про зміну. У відповідних картках (журналах обліку) робиться позначка "Замінені аркуші ______ знищені". Повідомлення " ____".
Проміжні документи, зайві аркуші, брак, що утворився під час тиражування документів зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно”, знищуються з відміткою у журналі обліку виконання робіт з грифом секретності за нарядами.
Звірити облікові номери зіпсованих аркушів з відривними аркушами блокнота та контрольним корінцем. Списати аркуші у контрольному корінці блокнота. Розписатися про це. Знищити аркуші розривом та скласти в урни з макулатурою.
Знищення справ з грифом секретності виконується спаленням чи переробкою на паперорізальній машині в макулатуру. Після цього необхідно позначити знищення номенклатурних справ у журналі обліку журналів, картотек і заведених виробництвом справ згідно з актом на знищення.
Знищення реєстрів на отримані пакети виконують після складання акта (в акт вноситься у середньому 800 реєстрів), який затверджує начальник РСО.
Після звірки реєстрів внесених до акту на знищення, з актом, їх розривають і складають в урну з макулатурою.
Знищення макулатури документів з урн РСО починається з перевірки цілісності відбитку печатки на урні, відкриття урни, виймання з неї макулатури. Покласти макулатуру в тару. Опечатати тару. Проставити на тарі найменування підрозділу та період накопичення макулатури. Скласти акт про знищення макулатури. Знищити макулатуру.
Безпосередньо перед знищенням макулатури комісія зобов`язана звірити документи, які підлягають знищенню, із записами в акті.
Знищення документів із ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно”, занесених до актів, має здійснюватися якнайшвидше (до 5 діб) після затвердження актів.
Документи, надірвані й вкладені до урни (металевого ящика), в тому числі копіювальний папір і прокладки, знищуються після затвердження акта про квартальну перевірку. Під час знищення у присутності керівника РСО (його заступника) перевіряється цілісність печатки на урні (металевому ящику); двома працівниками РСО, які здійснюватимуть знищення, вміст урни перекладають до спеціальної тари, що опечатується їх особистими печатками.
Після знищення вмісту урни складається та підписується акт, який може бути окремим актом чи – складовою частиною акта про квартальну (річну) перевірку.
Елементи системи попередження неправомірного знищення документів з грифом секретності:
суворе дотримання порядку відбору документів, які підлягають знищенню;
суворе дотримання порядку передачі, реєстрації та зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності;
дотримання строків зберігання документів з грифом секретності, установлених переліком, інструкцією;
проведення перевірки документів, відібраних для знищення, із залученням акта та облікових матеріалів на них;
дотримання встановленої технології знищення документів з грифом секретності;
проставлення позначок про знищення документів з грифом секретності в облікових матеріалах тільки за встановленим порядком;
постійний контроль з боку керівництва РСО за виконанням встановленого порядку підготовки до знищення документів з грифом секретності та їх знищенням.
Характерні порушення, які можуть бути допущені в практичній роботі, і які є причиною неправомірного знищення документів з грифом секретності:
відбір документів з грифом секретності, які підлягають знищенню, не експертною комісією, а працівниками РСО;
відбір документів, які підлягають знищенню, без відома і згоди відповідних виконавців;
включення до експертної комісії осіб, які не мають необхідної компетентності;
передача документів без розпису осіб, відповідальних за їх зберігання;
несвоєчасне внесення відібраних для знищення документів до акту;
зберігання документів з грифом секретності, відібраних для знищення, разом з іншими документами;
відсутність особи, яка відповідає за реєстрацію та зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності;
зберігання документів з грифом секретності, які підлягають знищенню, разом із обліковими картками на них;
відсутність перевірки кількості аркушів, примірників і номерів документів при внесенні їх в акт;
незнання строків зберігання різних видів документів з грифом секретності;
перенесення строків знищення документів з грифом секретності;
перенесення строків знищення макулатури з грифом секретності;
знищення документів з грифом секретності без погодження з архівною службою;
порушення встановлених строків зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності (до 5 діб після затвердження актів);
знищення документів з грифом секретності без їх перевірки;
перевірка документів з грифом секретності без залучення облікових даних;
перевірка без перерахування аркушів;
перевірка документів з грифом секретності, відібраних для знищення, особами, які не несуть персональної відповідальності за їх облік та зберігання;
відсутність керівника РСО під час здійснення перевірок;
заміна осіб у ході перевірки;
накопичення документів з грифом секретності у значній кількості;
відсутність перевірки наявності облікових матеріалів після проведеної перевірки знищуваних документів з грифом секретності;
знищення документів з грифом секретності у невстановлених місцях та забороненими засобами;
знищення документів з грифом секретності у разі відсутності належних умов для цього;
знищення документів з грифом секретності особами, які не здійснювали перевірку документів;
неповне знищення документів з грифом секретності;
відсутність контролю за станом місць і засобів знищення;
проставлення позначок до фактичного знищення документів з грифом секретності;
недотримання встановлених строків проставлення позначок;
проставлення позначок особами, які не несуть персональної відповідальності за облік цього виду документів з грифом секретності;
недотримання порядку перевірки правильності й обґрунтованості зроблених позначок про знищення;
одночасна робота з документами, що мають гриф секретності та без грифа секретності;
відсутність контролю за збереженням документів з грифом секретності в процесі їх обліку та використання;
недотримання встановленого порядку зберігання та знищення макулатури з грифом секретності;
незнання виконавцями вимог щодо знищення документів з грифом секретності;
порушення правил доставки документів з грифом секретності у місця знищення ;
відсутність методики знищення документів з грифом секретності;
відсутність системи контролю за дотриманням встановлених вимог до відбору, зберігання та знищення документів з грифом секретності;
самоусунення керівника РСО від контролю за знищенням документів з грифом секретності.
Комплекс заходів щодо попередження дострокового знищення документів з грифом секретності:
наявність і знання основних документів, що встановлюють порядок і правила знищення документів з грифом секретності (інструкції, переліки, методики);
дотримання на практиці вимог та встановленої технології відбору, реєстрації, зберігання, перевірки та знищення документів з грифом секретності;
створення умов виконання всіх вимог методики знищення документів з грифом секретності;
розробка і здійснення системи постійного контролю за виконанням вимог і технології знищення документів з грифом секретності.
Запитання для самоконтролю
1. Що слід розуміти під знищенням документів, справ та інших матеріальних носіїв секретної інформації?
2. Які документи знищують з оформленням акта, який розглядається членами експертної комісії
3. Які документи знищують без оформлення акта, з оформленням позначок про знищення у формах обліку?
4. Як доставляються документи до місця знищення?
5. Де дозволяється знищення документів?
6. Як із справи, що підлягає знищенню, вилучають окремі документи?
7. Як позначають внесені до акта виправлення?
8. У якому порядку здійснюють оформлення до знищення документів з грифом секретності?
9. Як здійснюють знищення справ з грифом секретності?
10. Як здійснюють знищення реєстрів на отримані пакети?
11. З чого починається знищення макулатури документів з урн?
12. Вкажіть елементи системи попередження неправомірного знищення документів з грифом секретності?
13. Вкажіть характерні порушення, які можуть бути допущені в практичній роботі, і які є причиною неправомірного знищення документів з грифом секретності?
2.18. ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ДОПУСК ДО ДЕРЖАВНОЇ ТАЄМНИЦІ ТА ДОСТУП ДО КОНКРЕТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ
Допуск до державної таємниці – це оформлений документ відповідно до Закону України “Про державну таємницю” щодо права громадян на доступ до секретної інформації.
Допуск до державної таємниці надається дієздатним громадянам України віком від 18 років, які потребують його за умовами своєї службової, виробничої, наукової чи науково-дослідної діяльності або навчання, за формою, яка необхідна для виконання ними службових або виробничих обов`язків, що потребують доступ до державної таємниці.
В окремих випадках громадянам України віком від 16 років може надаватися допуск для роботи з секретною інформацією, що має ступені секретності “цілком таємно” та “таємно” (за формами два або три), віком від 17 років – для роботи з секретною інформацією, що має ступені секретності “особливої важливості” (за формою один).
Залежно від ступеня секретності інформації встановлено такі форми допуску до державної таємниці:
форма 1 – для роботи з секретною інформацією, що має ступені секретності “особливої важливості”, “цілком таємно” та “таємно” – термін дії допуску – 5 років;
форма 2 – для роботи з секретною інформацією, що має ступені секретності “цілком таємно” та “таємно” – термін дії допуску – 10 років;
форма 3 – для роботи з секретною інформацією, що має ступінь секретності “таємно” – термін дії допуску – 15 років.
Допуск до державної таємниці не надається у разі:
відсутності у громадянина обґрунтованої необхідності в роботі із секретною інформацією;
сприяння громадянином України діяльності іноземної держави, іноземної організації чи їх представників, а також окремих іноземців чи осіб без громадянства, що завдає шкоди інтересам національної безпеки України, або участі його в діяльності політичних партій та громадських організацій, діяльність яких заборонена у порядку, встановленому законом;
відмови громадянина взяти на себе письмове зобов’язання щодо збереження державної таємниці, яка буде йому довірена, а також за відсутності його письмової згоди на передбачені законом обмеження прав у зв`язку з допуском до державної таємниці;
наявності у громадянина судимості за тяжкі злочини, не погашені чи не знятої в установленому порядку;
наявності у громадянина психічних захворювань, які можуть завдати шкоди охороні державної таємниці, відповідно до переліку, затвердженого МОЗ та СБУ.
У наданні допуску до державної таємниці може бути відмовлено також у разі:
повідомлення громадянином під час оформлення його допуску недостовірних відомостей про себе;
постійного проживання громадянина за кордоном або оформлення ним документів на виїзд для постійного проживання за кордоном;
невиконання громадянином обов’язків щодо збереження державної таємниці, яка йому довірена або довірялась раніше.
Громадянин, якому надано допуск до державної таємниці зобов’язаний:
не допускати розголошення будь-яким способом державної таємниці, яка йому довірена або стане відома у зв’язку з виконанням службових обов`язків;
не брати участі у діяльності політичних партій та громадських організацій, діяльність яких заборонена в порядку, встановленому законом;
не сприяти іноземним державам, іноземним організаціям чи їх представникам, а також окремим іноземцям чи особам без громадянства у проведенні діяльності, що завдає шкоди інтересам національної безпеки України;
виконувати вимоги режиму секретності;
повідомляти посадових осіб, які надали йому допуск до державної таємниці, та відповідні режимно-секретні органи про виникнення обставин, що перешкоджають збереженню довіреної йому державної таємниці, а також про свій виїзд з України;
дотримуватися інших вимог законодавства про державну таємницю.
Необхідність роботи із секретною інформацією та форму допуску громадян до державної таємниці визначає керівник установи за місцем роботи, служби чи навчання громадянина згідно з номенклатурою посад працівників установи, які підлягають оформленню на допуск до державної таємниці.
Номенклатуру посад складає працівник РСО або спеціально призначений наказом керівника працівник, який здійснює облік, зберігання секретної інформації і заходи щодо забезпечення режиму секретності, разом з керівниками структурних підрозділів, виходячи із штатного розпису, посадових обов’язків та інших документів, що визначають характер виконуваної працівниками роботи, а також з урахуванням положень Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, та розгорнутих переліків таких відомостей.
Номенклатура посад складається терміном на п’ять років, а в разі реорганізації установи, зміни структури чи штатного розпису, виду діяльності, пов’язаної з державною таємницею, необхідно скласти нову номенклатуру посад.
До номенклатури посад включають лише посади працівників, умови діяльності яких потребують доступу до державної таємниці. Кількість посад працівників, що включають до номенклатури посад, повинна бути мінімально необхідною для забезпечення роботи установи з інформацією, яка становить державну таємницю.
Після погодження з органом Служби безпеки України номенклатуру посад затверджує керівник установи і один примірник надсилають до органу Служби безпеки України, з яким вона була погоджена.
У разі виникнення необхідності в наданні допуску до державної таємниці посадовим особам, які не внесені до діючої номенклатури посад, або – в зміні форм допуску, вносяться зміни і доповнення до діючої номенклатури посад вносяться у порядку, згідно з яким вона складається і обов’язково погоджується з органом Служби безпеки України. Додаткові посади включають до діючої номенклатури за порядковими номерами, що продовжують перелік, а в разі зміни назв посад працівників або форми допуску їх до державної таємниці вносяться зміни до відповідних назв посад працівників чи форм допуску до державної таємниці.
Працівник може бути призначений на посаду, яка включена до номенклатури посад, тільки після надання йому у встановленому порядку допуску до державної таємниці.
Якщо заміщення посад, передбачених у номенклатурі посад, здійснюється на конкурсній основі, установа, яка оголосила конкурс, надсилає до органу Служби безпеки України матеріали для перевірки кількох осіб. У цих випадках у мотивованих запитах зазначається, що оформлення на посаду здійснюється на конкурсній основі.
Студентам, аспірантам, докторантам допуск до державної таємниці надається після зарахування їх до закладів освіти, наукових установ.
Якщо потреба громадянина у доступі до відомостей, що становлять державну таємницю, не пов’язана з місцем його роботи, служби або навчання, питання про надання допуску до державної таємниці за його письмовою обґрунтованою заявою та відповідним поданням з місця роботи, служби чи навчання розглядається керівником відповідної установи за місцем провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, згідно із Законом України “Про державну таємницю” та “Положенням про порядок надання, переоформлення та скасування громадянам допуску до державної таємниці” визначає необхідність громадянина в роботі з секретною інформацією та формою допуску до державної таємниці. Громадянину може бути надано допуск до державної таємниці за формами 2 та 3 і лише на період проведення робіт, але в межах дії допуску для відповідної форми.
У разі прийняття громадянина на роботу за строковим трудовим договором або за сумісництвом питання про оформлення документів щодо надання йому допуску до державної таємниці попередньо погоджується з органом Служби безпеки України. Громадянинові, який працює в установі за строковим трудовим договором або за сумісництвом, допуск до державної таємниці може бути наданий лише за формами 2 і 3.
Запросити громадянина України, який оформляється на допуск до державної таємниці і провести співбесіду (співбесіду проводять працівник РСО разом з працівником підрозділу кадрів) з метою попереднього з’ясування можливої наявності (відсутності) обставин, що перешкоджають оформленню допуску до державної таємниці (участь особи в громадських об’єднаннях, діяльність яких не підлягає легалізації чи заборонена в судовому порядку; невиконання нею обов’язків щодо збереження державної таємниці, яка їй була довірена раніше; відмови громадянина взяти на себе обов’язки щодо збереження державної таємниці, яка йому буде довірена, або його незгода на передбачені законодавством обмеження прав у зв`язку з допуском до державної таємниці; наявність у громадянина судимості за тяжкі злочини, не погашеної чи не знятої у встановленому порядку; повідомлення громадянином під час оформлення допуску недостовірних відомостей про себе; постійне проживання громадянина за кордоном або оформлення ним документів на виїзд для постійного проживання за кордоном; наявність чи відсутність у громадянина психічних захворювань, що можуть завдати шкоди охороні державної таємниці, перелік яких затверджується МОЗ і СБУ (коли в матеріалах на допуск до державної таємниці є дані, які викликають сумнів щодо відсутності в особи захворювання, яке може завдати шкоди охороні державної таємниці, отримати довідку лікувального закладу згідно з діючим законодавством у встановленому порядку). У разі виявлення зазначених обставин матеріали для перевірки громадянина у зв’язку з наданням допуску до державної таємниці до органу Служби безпеки України не подаються. Роз’яснення порядку заповнення анкети.
Пояснення до порядку заповнення анкети громадянина, що оформляється на допуск до державної таємниці.
До пункту 3:
– місце, рік, число та місяць народження наведіть згідно з паспортом або іншим документом, що посвідчує особу громадянина.
До пункту 18:
– зазначають дівоче прізвище матері, дружини, мачухи та прізвище сестер до їх одруження та після нього;
– під дорослими братами, сестрами та дітьми в цьому пункті розуміють особи, які досягли 16 річного віку.
До пункту 19:
– у графі “до якого часу” разом із датою звільнення слід зазначати відповідну статтю законодавства про працю, а для військовослужбовців – статтю законодавства про проходження військової служби відповідної категорії військовослужбовців. Записи про місце роботи повинні відповідати записам у трудовій книжці чи в документі, що підтверджує звільнення з військової служби;
– усі найменування (номери в/ч) державних органів, підприємств, установ, організацій, закладів, військових частин зазначаються за станом, коли ви там працювали (проходили військову службу) чи навчалися;
– зазначаються найменування лише вищих та середніх спеціальних навчальних закладів;
– повна адреса (область, район, місто, вулиця, номер будинку) підприємства, установи, організації, військової частини у графі “місцезнаходження” обов’язково зазначають лише за останні п’ять років. За період, що перевищує п`ять років, достатньо зазначити область, район, місто.
До пункту 20:
– у разі виїзду з України, що мали одноманітний характер, дозволяється робити узагальнений запис про період (періоди), країну (країни), кількість, мету виїзду та місця (населені пункти) перебування. Не вказуються факти тимчасового перебування з будь-яких причин та постійне проживання в республіках колишнього СРСР у період до набрання чинності (з 13 листопада 1991 р.) Закону України “Про громадянство України”.

До пункту 21:
– якщо відомості про близьких родичів, які проживають за кордоном, наведено в пункті 18, то відомості про них у пункті 21 не наводяться;
– власні імена іноземців слід подавати в транскрипції відповідно до норм українського правопису.
До пунктів 20 і 21:
– відомості про країни СНД наводяться нарівно з будь-якими іншими країнами світу.
При неможливості розміщення всіх відомостей по п.п. 18, 19, 20, 21 дозволяється робити вкладиш.
Для надання допуску до державної таємниці громадянин власноручно заповнює анкету, подає дві фотокартки розміром 4,5х6 см, письмове зобов’язання щодо збереження державної таємниці, яка йому буде довірена, письмову згоду на передбачені законом обмеження прав у зв’язку з його допуском до державної таємниці та підтвердження того, що він ознайомлений з мірою відповідальності за порушення законодавства про державну таємницю.
Звірені викладені в анкеті дані громадянина з відповідними документами, засвідчити підписами керівника режимно-секретного органа та кадрового підрозділу установи, де працює громадянин, і скріплюється печаткою з найменуванням режимно-секретного органа.
Стосовно кожного громадянина, що потребує за умовами своєї службової, виробничої, наукової чи науково-дослідної діяльності або навчання, допуск до державної таємниці, заповнюють, реєструють та відправляють до органу Служби безпеки України разом з:
1) підписаним керівником установи мотивованим запитом, у якому:
обґрунтовують необхідність надання громадянинові допуску до державної таємниці з посиланням на відповідну номенклатуру посад із зазначенням порядкового номера та форми допуску, а також зазначається кількість працівників, яким за цим порядковим номером посади вже надано допуск до державної таємниці;
викладають отримані під час співбесіди з громадянином попередню інформацію, яка може мати значення для прийняття рішення про надання допуску до державної таємниці;
повідомляють відомості, що підтверджують відсутність у громадянина, відносно якого розглядають питання про надання допуску до державної таємниці, психічних захворювань, які можуть завдати шкоди охороні державної таємниці;
2) заповненою і завіреною в установленому порядку анкетою з фотокарткою розміром 4,5х6 см громадянина, відносно якого розглядається питання про надання допуску до державної таємниці;
3) одним примірником облікової картки з фотокарткою розміром 4,5х6 см громадянина, відносно якого розглядають питання про надання допуску до державної таємниці, засвідченої підписом керівника РСО та скріпленої печаткою з найменуванням РСО. Обліковій картці з датою її заповнення надається гриф обмеження доступу “Для службового користування”, вона підлягає реєстрації в журналі обліку таких карток. Якщо облікова картка після реєстрації не надсилалась на узгодження до органу Служби безпеки України, вона підлягає знищенню в установленому порядку;
4) одним примірником картки, в якій зазначають результати перевірки громадянина у зв‘язку з допуском до державної таємниці;
5) примірниками по одному карток з анкетними даними на громадянина, відносно якого розглядається питання про надання допуску до державної таємниці, та на кожного з його близьких родичів: батька, матір, рідних братів, сестер, дітей віком від 16 років, а також на дружину (чоловіка).
Перевірка громадянина у зв’язку з його допуском до державної таємниці проводиться органом Служби безпеки України в місячний термін з дня отримання документів.
У ході перевірки з’ясовують наявність чи відсутність обставин, передбачених Законом України “Про державну таємницю”, а саме:
сприяння громадянином діяльності іноземній державі, іноземній організації чи їх представникам, а також окремих іноземців чи осіб без громадянства, що завдає шкоди інтересам національної безпеки України, або участі його в діяльності політичних партій та громадських організацій, діяльність яких заборонена у порядку, встановленому законом;
наявність у громадянина судимості за тяжкі злочини, не погашеної чи не знятої в установленому порядку;
повідомлення громадянином під час оформлення допуску до державної таємниці недостовірних відомостей про себе;
постійне проживання громадянина за кордоном або оформлення ним документів на виїзд для постійного проживання за кордоном;
невиконання громадянином обов’язків щодо збереження державної таємниці, яка йому довірена або довірялася раніше.
За результатами перевірки громадянина орган Служби безпеки України, який проводив перевірку, виносить мотивований висновок щодо надання йому допуску до державної таємниці чи відмові у наданні такого допуску.
Якщо в результаті перевірки орган Служби безпеки України не виявив підстав для відмови у наданні громадянинові допуску до державної таємниці, в обліковій картці робиться такий запис: “У результаті перевірки не виявлено обставин, які перешкоджають наданню (зазначається прізвище, ім’я та по батькові громадянина) допуску до державної таємниці за формою (зазначається форма допуску)”.
Мотивований висновок в обліковій картці підписується керівником органу Служби безпеки України, що провів перевірку, із зазначенням дати і скріплюється печаткою. Заповнену таким чином облікову картку повертають до установи, що оформляє громадянину допуск до державної таємниці.
У разі коли за результатами перевірки зроблено мотивований висновок про неможливість надання громадянинові допуску до державної таємниці, орган Служби безпеки України з посиланням на конкретні статті Закону України “Про державну таємницю” письмово повідомляє установу, яка подала документи, про причини та підстави, внаслідок яких надання громадянинові допуску неможливо. Мотивований висновок підписується керівником органу Служби безпеки України і надсилається разом з незаповненою обліковою карткою. Мотивований висновок про неможливість надання громадянинові допуску до державної таємниці є обов’язковим для виконання посадовою особою установи уповноваженою приймати рішення про надання такого допуску. Мотивований висновок органу Служби безпеки України про неможливість надання громадянинові допуску до державної таємниці не виключає повторного подання документів з цього питання, якщо змінилися обставини, за яких надання такого допуску було визнане неможливим. У разі отримання мотивованого висновку органу Служби безпеки України про неможливість надання громадянинові допуску до державної таємниці керівник установи протягом 5 днів повідомляє у письмовій формі громадянина про причини та підстави відмови у наданні допуску. Копію такого письмового повідомлення надсилають до органу Служби безпеки України, що здійснював перевірку.
Громадянин має право оскаржити відмову у наданні допуску до державної таємниці в порядку підлеглості посадовій особі вищого рівня або до суду.
Отриману облікову картку з мотивованим висновком органу Служби безпеки України про можливість надання громадянинові допуску до державної таємниці реєструють за тим же порядковим обліковим номером і вносять запис про номер і дату висновку Служби безпеки України та форму допуску до державної таємниці до журналу обліку облікових карток.
Підготувати проект наказу про надання громадянину допуску до державної таємниці, його візування і передачу на підпис. Рішення про надання громадянинові допуску до державної таємниці приймається керівником установи не пізніше ніж через 5 днів після надходження позитивного висновку органу Служби безпеки України по матеріалах його перевірки у зв’язку з допуском до державної таємниці. Рішення про надання громадянинові допуску до державної таємниці оформляється у формі наказу або письмового розпорядження.
Наказом чи письмовим розпорядженням про надання допуску до державної таємниці громадянинові одночасно може надаватися доступ до конкретної інформації, що становить державну таємницю.
Підготувати проект наказу про допуск до державної таємниці та доступ до конкретної секретної інформації, передати його на візування та підпис. Внести до облікової картки записи про номер і дату наказу чи письмового розпорядження, яким надано допуск до державної таємниці, засвідчити ці записи підписом начальника режимно-секретного органа та печаткою з найменуванням режимно-секретного органа. Облікова картка разом із зобов’язанням розміщується у картотеці в алфавітному порядку в режимно-секретному органі установи де працює, проходить службу або навчається громадянин.
Наприклад:
НАЗВА УСТАНОВИ
НАКАЗ
______________ м. _____________ №_____________
Про допуск до державної
таємниці ( прізвище, ініціали)
Відповідно до статті 22 Закону України “Про державну таємницю”
НАКАЗУЮ: допустити до державної таємниці (прізвище, ім`я, по батькові) за формою (зазначається форма допуску) допуску до державної таємниці, котрий (котра) приймається на посаду (зазначається посада).
Керівник установи (Підпис) Турчинов Ю. П.
ПОГОДЖЕНО
Заступник керівника
з питань режиму (Підпис) Корінець Р. М.
Юрист (Підпис) Василів М. В.
Підготовка проекту наказу про надання громадянину доступу до конкретної секретної інформації та її матеріальних носіїв готує працівник РСО у такій послідовності. Проект наказу перед друкуванням обліковується у журналі обліку підготовлених документів, а після підпису керівником установи переобліковується у журналі обліку розпорядчих документів, про що у журналі обліку підготовлених документів робиться позначка. Облік наказів про надання доступу здійснюється у РСО за журналом обліку розпорядчих документів: порядковий обліковий номер у графі один і є номером наказу, а у графі два пишеться дата підпису керівником установи наказу, а потім обліковий номер із журналу обліку підготовлених документів.
Визначити гриф секретності наказу:
правильність надання грифу секретності наказу, відповідно галузевих або відомчих розгорнутих переліків відомостей, що становлять державну таємницю (міжгалузеві або міжвідомчі переліки);
дотримання режимних вимог при підготовці наказу.
Рішення про надання доступу до конкретної інформації, що становить державну таємницю, приймає керівник установи, де виконуються роботи або зберігаються носії інформації, пов’язані з цією інформацією.
Надання доступу здійснюється за:
наказами;
поіменними списками;
карткою-дозволом;
номенклатурою справ.
Відрядженим особам допуск надається після пред’явлення документа, що засвідчує особу, довідки про наявність допуску до державної таємниці та припису на виконання завдання.
Рішення про надання допуску до державної таємниці керівникові установи оформляється наказом чи письмовим розпорядженням посадової особи, яка уповноважена приймати рішення про призначення його на посаду.
Наприклад:
НАЗВА УСТАНОВИ
НАКАЗ
__________ м. __________ №_______
Про доступ до державної
таємниці ( прізвище, ініціали)
Відповідно до статті 27 Закону України “Про державну таємницю”
НАКАЗУЮ: надати (зазначається прізвище, ім‘я, по батькові) який (яка) працює на посаді (зазначається посада) доступ до державної таємниці (вказується конкретна секретна інформація та її матерільні носії з якими буде працювати працівник) за формою (зазначається форма допуску) допуску до державної таємниці.
Керівник установи (Підпис) Тупчинов Ю. П.
ПОГОДЖЕНО
Заступник керівника з питань режиму (Підпис) Корінь Р. М.
Юрист (Підпис) Василів М. В.
У разі коли установа не підпорядкована іншій установі або не належить до сфери їх управління, допуск до державної таємниці керівникові оформляється наказом чи письмовим розпорядженням керівника установи, що є замовником робіт, пов’язаних з державною таємницею. Документи щодо оформлення допуску до державної таємниці подають до органу Служби безпеки України за місцем проживання цього керівника.
Після прийняття рішення про надання зазначеному керівникові допуску до державної таємниці до РСО установи, де він працює, надсилають копію наказу чи письмового розпорядження про надання йому допуску до державної таємниці та заповнену облікову картку.
Внесення до облікової картки відомостей про призначення на нові посади із зазначенням номера і дати наказу, змін анкетних даних. Підрозділ кадрів установи зобов’язаний своєчасно інформувати РСО про зміни в анкетних даних громадян, яким надано допуск до державної таємниці.
У разі зміни прізвища громадянина або імені чи по батькові в облікову картку на підставі документів вносять відповідні виправлення. Цей запис засвідчується підписом керівника РСО із зазначенням дати та скріплюється печаткою з найменуванням РСО.
Підготовка проекту наказу про встановлення (скасування) надбавки до посадового окладу за роботу в умовах режимних обмежень, звірка проекту наказу з номенклатурою посад, картотекою, обліковими журналами та іншими матеріалами, які підтверджують роботу працівників з конкретною секретною інформацією та її матеріальними носіями. Візування та передача на підпис проекту наказу.
У разі коли громадянин змінює місце роботи, служби чи навчання, облікова картка за письмовим запитом пересилається до РСО установи, де громадянин продовжує діяльність, пов’язану з державною таємницею.
Наказ чи письмове розпорядження про надання громадянинові допуску до державної таємниці за новим місцем роботи, служби чи навчання видається керівником відповідної установи не пізніше ніж через п’ять днів після надходження облікової картки без проведення органом Служби безпеки України додаткової перевірки, за винятком випадків, коли допуск до державної таємниці підлягає переоформленню. У таких випадках громадянин повторно бере на себе письмове зобов’язання щодо збереження державної таємниці, яка буде йому довірена, разом із письмовою згодою на передбачені законом обмеження прав у зв’язку з допуском до державної таємниці.
Допуск до державної таємниці громадянам, які працюють, проходять службу або навчаються у відокремлених підрозділах установи, розташованих окремо в інших населених пунктах, може оформлятися РСО чи філіями РСО відповідних підрозділів і надаватися наказами чи письмовим розпорядженням керівників цих підрозділів. Документи у таких випадках подаються до органу Служби безпеки України за місцем розташування відокремлених підрозділів.
Переоформлення допуску до державної таємниці здійснюється у разі:
закінчення терміну дії допуску громадянина до державної таємниці за необхідності подальшої роботи з секретною інформацією;
підвищення громадянину форми допуску за необхідності роботи з секретною інформацією вищого ступеня секретності;
необхідність проведення додаткової перевірки пов’язаної з:
сприянням громадянином діяльності іноземної держави, іноземної організації чи їх представників, а також окремих іноземців чи осіб без громадянства, що завдає шкоди інтересам національної безпеки України, або участі його в діяльності політичних партій та громадянських організацій, діяльність яких заборонена у порядку, встановленому законом;
наявності у громадянина судимості за тяжкі злочини, не погашеної чи не знятої в установленому порядку;
повідомленням громадянином під час оформлення його допуску недостовірних відомостей про себе;
постійним проживанням громадянина за кордоном або оформлення ним документів на виїзд для постійного проживання за кордоном;
невиконанням громадянином обов’язків щодо збереження державної таємниці, яка йому довірена або довірялась раніше.
Рішення щодо подання документів до органу Служби безпеки України для проведення додаткової перевірки в таких випадках приймає керівник установи на підставі інформації про виникнення зазначених обставин.
У разі письмового звернення органу Служби безпеки України про необхідність переоформлення громадянинові допуску до державної таємниці установа не пізніше ніж за 10 днів подає до відповідного органу Служби безпеки України в установленому порядку такі документи:
мотивований запит підписаний керівником установи;
анкету заповнену і завірену в установленому порядку з фотокарткою розміром 4,5х6 см громадянина, відповідно якого розглядається питання про надання допуску до державної таємниці;
один примірник облікової картки з фотокарткою розміром 4,5х6 см громадянина, відповідно якого розглядають питання про надання допуску до державної таємниці, засвідченої підписом керівника РСО та скріпленої печаткою цього органу;
один примірник картки, в якій зазначають результати перевірки громадянина у зв’язку з допуском до державної таємниці;
по одному примірнику карток з анкетними даними на громадянина, щодо якого розглядається питання про надання допуску до державної таємниці, та на кожного з його близьких родичів: батька, матір, рідних братів, сестер, дітей віком від 16 років, а також на дружину (чоловіка).
Переоформлення громадянинові допуску до державної таємниці здійснюється в порядку, передбаченому для його надання (при цьому нова облікова картка може не заводитися).
У разі коли громадянина, якому надано допуск до державної таємниці, переведено на іншу посаду в тій самій установі, де він працює, допуск до державної таємниці йому не переоформляється за умови, що форма допуску до державної таємниці, яка надана працівникові, відповідає формі допуску, передбаченій для цієї посади номенклатурою посад.
Форма раніше наданого громадянові допуску до державної таємниці може бути змінена, якщо його службова, виробнича, наукова чи науково-дослідна діяльність або навчання викликає необхідність роботи з інфрмацією іншого ступеня секретності.
У разі зміни форми допуску до державної таємниці змінюється термін дії такого допуску:
форма 2 – термін дії допуску – 10 років;
форма 3 – термін дії допуску – 15 років.
Зміну форми допуску до державної таємниці оформляють наказом чи письмовим розпорядженням керівника установи. В обліковій картці зазначають дату і номер такого наказу чи письмового розпорядження, нова форма допуску, цей запис засвідчується підписом керівника РСО та скріплюється печаткою з найменуванням РСО.
Допуск громадянина до державної таємниці підлягає скасуванню протягом п’яти днів у разі письмового подання органу Служби безпеки України про:
сприяння громадянином діяльності іноземної держави, іноземної організації чи їх представників, а також окремих іноземців чи осіб без громадянства, що завдає шкоди інтересам національної безпеки України, або участі його в діяльності політичних партій та громадських організацій, діяльність яких заборонена у порядку, встановленому законом;
наявність у громадянина судимості за тяжкі злочини, не погашеної чи не знятої в установленому порядку;
повідомлення громадянином під час оформлення його допуску недостовірних відомостей про себе;
постійне проживання громадянина за кордоном або оформлення ним документів на виїзд для постійного проживання за кордоном;
невиконання громадянином обов’язків щодо збереження державної таємниці, яка йому довірена або довірялась раніше.
Допуск до державної таємниці може бути скасований, якщо установою отримано достовірні документальні відомості про наявність обставин для скасування на даного громадянина допуску. Про факти та підстави для скасування допуску до державної таємниці у таких випадках письмово інформують орган Служби безпеки України, який проводив перевірку цього громадянина.
Допуску громадянина до державної таємниці скасовується у разі втрати ним громадянства України або визначення його в установленому порядку недієздатним.
На прохання громадянина його допуск до державної таємниці скасовується протягом трьох днів з часу його письмового звернення з приводу скасування допуску.
Після припинення громадянином діяльності, пов’язаної з державною таємницею, допуск за формами 1 та 2 скасовується через один рік, допуск за формою 3 за рішенням керівника установи – через два роки, якщо не закінчився термін його дії.
Рішення про скасування допуску громадянина до державної таємниці припиняється посадовими особами, уповноваженими приймати рішення про надання такого допуску, у формі наказу чи письмового розпорядження.
Під час скасування раніше наданого допуску необхідно:
підготувати проекту наказу чи письмового розпорядження передати його на візування та підпис
внести до облікової картки позначки про скасування допуску (“Допуск скасовано”), номера і дати наказу, засвідчення цієї позначки підписом начальника РСО та печаткою з найменуванням РСО, дата звільнення зазначається у примітці журналу (картки).
Про скасування допуску до державної таємниці установа протягом п’яти днів письмово повідомляє громадянина із зазначенням причини та підстави скасування та інформує про це відповідний орган Служби безпеки України.
Облікові картки та інші документи (зобов’язання) громадян, допуск яких до державної таємниці скасовано, зберігають в РСО протягом п’яти років з часу скасування допуску, після чого їх знищують в установленому порядку.
Рішення про скасування допуску до державної таємниці може бути оскаржене громадянином посадовій особі вищого рівня у порядку підлеглості або до суду.
У разі коли громадянину скасовано допуск до державної таємниці, а виконання виробничих чи службових обов’язків вимагає доступ до державної таємниці, а він може бути в порядку, передбаченому законодавством, переведений на іншу роботу чи службу, не пов’язану з державною таємницею або звільнений.
Обмеження прав у зв’язку з допуском та доступом до державної таємниці (стаття 29 Закону України “Про державну таємницю”).
Громадянин, якому було надано допуск та доступ до державної таємниці у порядку, встановленому законодавством, і який реально був обізнаний з нею, може бути обмежений у праві виїзду на постійне місце проживання в іноземну державу до розсекречування відповідної інформації, але не більше як на п’ять років з часу припинення діяльності, пов’язаної з державною таємницею.
Не обмежується виїзд з держави, з якою Україна має міжнародні договори, що передбачають такий виїзд, і згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.
На громадян також поширюються обмеження свободи інформаційної діяльності, що випливають з Закону України “Про державну таємницю”.
Компенсація громадянам у зв’язку з виконанням робіт, які передбачають доступ до державної таємниці (стаття 30 Закону України “Про державну таємницю”).
У разі коли за умовами своєї професійної діяльності громадянин постійно працює з відомостями, що становлять державну таємницю, йому повинна надаватися відповідна компенсація за роботу в умовах режимних обмежень.
Особам, які працюють в умовах режимних обмежень установлюється надбавка до посадових окладів (тарифних ставок) залежно від ступеня секретності інформації:
відомості та їх носії, що мають ступінь секретності “особливої важливості”, – 20 %;
відомості та їх носії, що мають ступінь секретності “цілком таємно”, – 15 %;
відомості та їх носії, що мають ступінь секретності “таємно”, – 10 %.
Персональний склад осіб, які працюють в умовах режимних обмежень, та розмір надбавок визначаються керівником установи, де працюють ці особи.
Надбавка до посадових окладів (тарифних ставок) виплачується лише за наявності спеціального дозволу на проведення діяльності, пов’язаної з державною таємницею.
Запитання для самоконтролю
В якому віці надається допуск до державної таємниці дієздатним громадянам України?
Які залежно від ступеня секретності інформації встановлено форми допуску до державної таємниці?
Коли не надається допуск до державної таємниці?
Що зобов’язаний виконувати громадянин, якому надано допуск до державної таємниці?
Хто і на який термін складає номенклатуру посад?
Який порядок внесення змін і доповнень до діючої номенклатури посад?
Який порядок оформлення на допуск до державної таємниці громадянина України?
Який документ заповнюються, реєструються та відправляються до органу Служби безпеки України, стосовно кожного громадянина, що потребує за умовами своєї службової, виробничої, наукової чи науково-дослідної діяльності або навчання допуск до державної таємниці?
Який порядок допуску до державної таємниці та доступ до конкретної секретної інформації громадянина України?
Коли здійснюється переоформлення допуску до державної таємниці?
Коли допуск до державної таємниці може бути скасований?
Яка компенсація громадянам у зв’язку з виконанням робіт, які передбачають доступ до державної таємниці?
2.19. ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ВІДРЯДЖЕНИМ
Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.
Днем вибуття працівника у відрядження вважається день вильоту літака, відправлення потягу, судна, автобуса або іншого транспортного засобу, а днем прибуття з відрядження – відповідно день прибуття транспортного засобу. В разі відправлення транспортного засобу до 24 години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з нуля годин й пізніше – наступна доба.
Аби відрядження було успішним, необхідно:
добрати та підготувати матеріали та документи, що можуть знадобитися;
добрати та підготувати необхідну інформацію;
підготувати програму відрядження.
На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу тої установи, до якої його відряджено.
Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу, посвідченням про відрядження та приписом на виконання завдання, виданим режимно-секретним органом, передаються керівникові установи, не пізніше як за три доби до початку відрядження.
Видати відрядженому довідку про наявність відповідної форми допуску до державної таємниці за:
форма 1 – для роботи з секретною інформацією, що має ступені секретності “особливої важливості”, “цілком таємно” та “таємно” (термін дії допуску – 5 років);
форма 2 – для роботи з секретною інформацією, що має ступені секретності “цілком таємно” та “таємно” (термін дії допуску – 10 років);
форма 3 – для роботи з секретною інформацією, що має ступінь секретності “таємно” (термін дії допуску – 15 років).
У довідки про допуск до державної таємниці зазначається наявність у відрядженого працівника відповідної форми допуску до державної таємниці. Довідку підписує начальник РСО та ставить печатку з найменуванням РСО, вони реєструються у журналі (картки) обліку видачі працівникам довідок про допуск до державної таємниці та видаються працівникам під розпис у цьому журналі (картки) на строк до 12 місяців (тільки протягом поточного року).
Одна довідка може використовуватися працівниками у відрядженні для роботи у кількох установах. Після того, як потреба у використанні довідки про допуск до державної таємниці зникла або після закінчення терміну її дії, довідка повертається до режимно-секретного органа, який її видав. Після цього довідка знищується за двома підписами працівників режимно-секретного органа, про це робиться відмітка в журналі обліку видачі працівникам довідок про допуск.
Припис на виконання завдання повинен містити повну назву установи, куди відряджається працівник, та конкретний зміст завдання, яке він має виконати. Припис на виконання завдання підписує керівник установи.
Припис на виконання завдання видають тільки для роботи на одній установі. Якщо у приписі викладаються відомості, віднесені до державної таємниці, йому надається відповідний гриф секретності. У цьому разі припис реєструють та пересилають як документ з грифом секретності.
При прибутті в установу відряджений подає до РСО документ, що засвідчує його особу, припис на виконання завдання та довідку про форму допуску до державної таємниці, які реєструються у журналі обліку працівників, які прибули у відрядження. Довідка залишається в режимно-секретному органі, а припис з письмовим дозволом керівника установи чи посадової особи, яка його заміщує, передається начальнику підрозділу, до якого прибув відряджений.
Необхідно попередити начальника підрозділу, що він несе особисту відповідальність за те, щоб відряджений працівник був ознайомлений тільки з тими відомостями і в тому обсязі, який відповідає змістові припису, дозволу керівника установи, службовій необхідності та формі допуску до державної таємниці.
Відряджений працівник отримує матеріальні носії секретної інформації у присутності одного з працівників підрозділу, до якого він прибув. Факт ознайомлення з матеріальними носіями секретної інформації фіксується на документах цих носіїв.
Відряджений працівник має право робити записи з грифом секретності тільки у взятому на облік в режимно-секретному органі робочому зошиті (блокноті). Робочий зошит (блокнот) може бути заздалегідь висланий відрядженому, або заведений новий за місцем відрядження.
Робочий зошит (блокнот) після закінчення відрядження надсилається відрядженому працівникові.
Після закінчення роботи начальник підрозділу на зворотній стороні припису вказує конкретно, із зазначенням номерів документів, виробів та ін. з якими був ознайомлений відряджений, а також – найвищий ступінь секретності відомостей, що містяться в них, дату. Відряджений ознайомлюється із цим записом у приписі розписується та проставляє дату. Після цього припис повертається до РСО, де зберігається в окремій справі протягом п’яти років. На зворотній стороні довідки про допуск до державної таємниці працівник режимно-секретного органа робить запис про вищий ступінь секретності матеріальних носіїв секретної інформації, з якими ознайомився відряджений, проставляє дату ознайомлення; ця позначка завіряється підписом начальника РСО та печаткою з найменуванням РСО. Довідку повертають відрядженому працівнику для передачі до РСО за місцем роботи. Там після перенесення до журналу обліку видачі працівникам довідок про допуск запису про ступінь секретності відомостей, з якими був ознайомлений працівник у відрядженні, довідку про допуск знищують без складання акту. Знищення довідок про допуск до державної таємниці стверджується двома підписами працівників режимно-секретного органа.
Запитання для самоконтролю
Що вважається службовим відрядженням?
Що необхідно зробити аби відрядження було успішним?
Вкажіть форми допуску до державної таємниці?
Які документи при прибутті в установу відряджений подає до режимно-секретного органа?
Який порядок отримання відрядженим працівником матеріальних носіїв секретної інформації?
Який порядок оформлення припасу та довідки після закінчення роботи відрядженого?
Додаток
Зразок прошивання та опечатування конверта (пакета) паперовими наклейками
EMBED Visio.Drawing.6
2.20. ОБРОБКА ІНФОРИАЦІЇ В АВТОМАТИЗОВАНІЙ СИСТЕМІ
Правові основи інформаційної діяльності в Україні почали формуватися з прийняттям законів України “Про інформацію”, “Про державну таємницю”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”. В законах визначені основні терміни і поняття в галузі захисту інформації з обмеженим доступом і нових інформаційних технологій.
Закон України “Про інформацію” визначив режим доступу до інформації, поділивши її на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом яка за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну та таємну.
Конфіденційна інформація – це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюється за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.
До таємної інформації належить інформація, що містить відомості, які становлять державну таємницю, а також іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі (службова, військова, комерційна, банківська, лікарська, адвокатська таємниця тощо)
Порядок обігу таємної інформації, що не становить державної таємниці та її захист визначається відповідними державними органами за умови додержання вимог Закону України “Про інформацію”.
Одним з головних напрямів інформаційної політики є:
забезпечення доступу громадян до інформації;
зміцнення організаційних, фінансових, правових і наукових основ інформаційної діяльності;
забезпечення ефективного використання інформації;
створення загальної системи охорони інформації.
Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.
Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Наданням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.
У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автором створюються ідентичні за документальною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
Особи винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України.
Закон України „Про електронний цифровий підпис” визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.
Здійснення автоматизації передбачає розробку машино-орієнтованої документації на основі, уніфікації та скорочення кількості форм, які повинні бути зручними і зрозумілими. Щоб гарантувати безпеку, необхідно застосовувати такі інформаційні системи, які дозволяють пересвідчитися у відсутності елементів, що унеможливлюють дистанційний контроль за роботою користувача, або несанкціоноване зняття інформації. Само тому код програми повинен бути доступним під час перевірки, оскільки знання його усуває ризик застосування програм, до яких вбудовано інші програми (підпрограми). Відкрите програмне забезпечення дозволяє повну і всеосяжну інспекцію механізмів, за допомогою яких таке програмне забезпечення обробляє дані, всебічно вивчити програму – чудовий механізмом безпеки.
Відкрите програмне забезпечення дозволяє:
використання програми з будь-якою метою;
безперешкодний доступ до програмного коду або набору інструкцій;
будь-яке вивчення механізмів (принципів) функціонування програми;
можливість використання механізмів (принципів) функціонування і будь-яких довільних частин коду програми (програм, програмних комплексів) для створення інших програм або адаптації до потреб користувача;
вільне виробництво і поширення копій програм;
можливість зміни і вільного поширення як оригінальної програми, так і зміненої, за тими ж умовами, під які підпадає і оригінальна програма.
Впровадження автоматизованої системи, яка призначена для обробки інформації з обмеженим доступом, складається з окремих етапів, до яких входять:
визначення переліку задач, які повинні вирішуватись з використанням автоматизованої системи. На кожне завдання, що вирішується, підрозділ-замовник завдання разом з підрозділом виконавцем визначають гриф обмеження доступу усіх складових частин (вхідних даних носіїв інформації, вихідної інформації, програм) і гриф завдання в цілому;
обстеження автоматизованої системи і приміщення, в якому вона розміщується проводиться з метою виявлення та аналізу загроз інформації, яку планується обробляти на автоматизованій системі. Обстеження проводиться згідно з вимогами розділу 4 ДСТУ 3396.1-96. За результати обстеження комісія складає акт, який затверджує керівник установи;
розроблення системи захисту інформації з обмеженим доступом проводиться на підставі матеріалів обстеження автоматизованої системи і приміщення, в якому вона розміщується, згідно з вимогами розділу 5 ДСТУ 3396.1-96;
реалізація організаційних заходів захисту досягається шляхом виконання вимог розділу 6 ДСТУ 3396.1-96, та інших нормативних документів і включає комплекс адміністративних та обмежувальних заходів, спрямованих на оперативне вирішення задач захисту, шляхом регламентації діяльності персоналу і порядку функціонування засобів (систем) забезпечення інформаційної діяльності та засобів (систем) забезпечення технічного захисту інформації;
реалізація первинних технічних заходів захисту досягається шляхом блокування каналів витоку інформації, блокування несанкціонованого доступу до інформації чи її носіїв, перевірки справності та працездатності технічних засобів забезпечення інформаційної діяльності. Здійснюється згідно вимог розділу 7 ДСТУ 3396.1-96;
реалізація основних технічних заходів захисту досягається вибором засобів забезпечення технічного захисту інформації відповідно способу (фрагментарний, комплексний) захисту інформації. Здійснюється згідно вимог розділу 8 ДСТУ 3396.1-96;
приймання робіт з технічного захисту інформації, оцінка повноти та якості робіт з технічного захисту інформації дається під час атестації системи забезпечення безпеки інформаційної діяльності в автоматизованій системі чи її окремих елементах, де циркулює інформація, що підлягає технічному захисту. Атестація проводиться згідно вимог розділу 9 ДСТУ 3396.1-96.
Повторна атестація автоматизованої системи поводиться кожного разу у випадках:
проведення ремонту автоматизованої системи або її складових частин, іншого атестованого обладнання та пристроїв;
встановлення в приміщенні додаткового основного та допоміжного обладнання;
впровадження нових або модернізації існуючих технічних і програмних засобів, технологій обробки інформації;
проведення ремонту приміщення, в якому знаходиться автоматизована система тощо.
Впровадження автоматизованих (комп’ютерних) технологій створює нові можливості для більш активного і ефективного піднесення діловодства на сучасний рівень. При впровадженні автоматизованих технологій необхідно врахувати нові проблеми такі, як:
наявність придатних приміщень;
виділення коштів на придбання технічних засобів
підготовка операторів автоматизованих систем;
закупівля або розробка необхідного програмного забезпечення у певний строк;
витрати на обслуговування, супроводження і ремонт технічних засобів та програмного забезпечення;
розробка машино-орієнтованої документації;
наявність механізму захисту інформації з обмеженим доступом.
Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежить від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організації структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. Конфігурація апаратних засобів автоматизованої системи — залежить від фізичного розміщення апаратних засобів, кількості різноманітних категорій оброблюваної інформації, кількості користувачів і категорій користувачів, а також від способу об’єднання апаратних засобів автоматизованої системи (тобто від виду мережі).
Об’єднання автоматизованих систем у мережі дозволяє вирішувати наступні завдання:
спільне використання інформації (файлів);
спільне використання апаратних засобів (принтера тощо);
спільне використання програмних продуктів;
забезпечення єдиної політики безпеки для вузлів мережі;
розмежування повноважень вузлів мережі (розподіл повноважень між виконавцями);
забезпечення захисту інформації з обмеженим доступом;
забезпечення обміну даними між вузлами.
Типи файлів, які як правило, підтримують системи електронного документообігу, включають текстові документи, електронні таблиці, аудіо -, відео-дані. Загальними можливостями систем електронного документообігу є створення документів, їх редагування, керування доступом і безпека.
Ефективне керування потребує наявності засобів розмежування доступу:
контроль над документом;
право редагувати, але не знищувати документ;
право створювати нові версії документу, але не редагувати його;
право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії;
право читати документ, але не редагувати його ;
повна відсутність прав доступу до документу.
Для реалізації конкретної системи документообігу необхідна модель діловодних процесів обробки інформації (рис. _.1).
Документ
Керівник
Відправка документа
Виконавець


Загальна модель діловодних процесів обробки інформації з обмеженим доступом.
При реалізації ця модель потребує конкретизації. Впровадження автоматизованих (комп’ютерних) технологій обробки інформації з обмеженим доступом повинні здійснювати підготовлені кваліфіковані кадри у даній сфері, оскільки будь-яка управлінська діяльність, а особливо діяльність фахівців, які здійснюють реєстрацію і зберігання документів з грифом обмеження доступу потребує знань як в діловодстві, так і стосовно новітніх технологій обробки та захисту інформації з обмеженим доступом.
Автоматизовану систему доцільно поділити на модулі, схему роботи автоматизованої системи наведено на рисунку _.2 де є розмежування доступу до інформації з обмеженим доступом і рівні допуску користувачів. Основними загрозами для інформації в такій системі є загрози, що призводять до несанкціонованого ознайомлення з інформацією, тобто загроза конфіденційності. У зв’язку з цим до комплексу засобів захисту обчислювальної системи, що входить до складу автоматизованої системи, у першу чергу пред’являються вимоги щодо забезпечення конфіденційності оброблюваної інформації, персональної відповідальності працівників підрозділу за дотримання режиму секретності.
EMBED Unknown
Схема роботи автоматизованої системи.
Перший модуль дозволяє:
ввести нового виконавця;
знищити запис;
здійснити пошук в переліку виконавців;
редагування переліку користувачів.
Автоматизована система за рівнем повноважень, обов’язків та відповідальності розрізняє три види користувачів:
які мають право реєструвати нових користувачів та надавати їм повноваження для роботи з автоматизованою системою;
які виконують реєстрацію і зберігання документів. Вони мають право реєструвати документи і вносити зміни в машино-орієнтовану реєстраційну картку;
які наділені повноваженнями проводити перевірки. Вони не можуть вносити будь-які зміни.
Другий модуль створений безпосередньо для виконання реєстрації документів (вхідних і вихідних, контроль виконання, інші види реєстрації, знищення тощо). Працювати з цим модулем може тільки зареєстрований користувач, який вводить свої атрибути доступу (прізвище, ім’я та пароль). Система перевіряє ці атрибути на відповідність і при позитивному результаті користувачу дозволяється працювати з даними. А саме:
формування та введення даних у нову картку відповідного обліку;
редагування попередньо введених даних;
знищення помилково введених даних;
виконувати пошук картки за простим або складним критерієм;
друкувати поточну карку абу групу карток відібраних на етапі пошуку;
здійснювати оперативний перегляд карток.
В процесі роботи сформульовані та деталізовані також модулі: “Пошук документів”, “Видача та приймання документів”, “Розмноження документів” тощо. Останній модуль проводить щоденні перевірки, метою яких є:
перевірка наявності отриманих і опрацьованих за робочий день документів;
контроль за поверненням, до підрозділу видачі (отримання) документів, виконавцями після закінчення робочого дня;
своєчасне виявлення не облікованих документів тощо.
Рекомендується по закінчені кожного робочого дня роздруковувати результати щоденної перевірки та підшивати дані перевірки до справи, що забезпечить встановлення факту наявності матеріальних носіїв з грифом обмеження доступу, правильності виконання операцій та їх обґрунтування.
Для кожного з модулів повинні бути визначені технічні вимоги на сучасному рівні інформаційних технологій, відповідність цих вимог критеріям оцінки безпеки обробки інформації з обмеженим доступом в автоматизованих системах від несанкціонованого доступу. Вони дозволяють здійснювати експертизу новітніх технологій з точки зору безпеки обробки інформації з обмеженим доступом, з метою їх впровадження в процес електронної обробки документів з грифом обмеження доступу.
Обробка інформації з обмеженим доступом в автоматизованій системі дозволяється тільки після оформлення журналу оператора.
На зовнішній стороні обкладинки журналу оператора (сторінка 1 обкладинки) повинна бути зазначено:
ЖУРНАЛ ОПЕРАТОРА
________________________________
(назва установи)
Тип (найменування) АС____________
Заводський (інв) номер ____________
Дата атестації ___________________
Найменування та номер атестаційного
документа ______________________
Дата видачі та номер журналу ______
З внутрішнього боку обкладинки журналу оператора (сторінка 2 обкладинки) зазначаються правила користування журналом та список осіб (операторів), яким дозволяється проводити роботи, пов’язані з обробкою інформації з обмеженим доступом. Письмовий дозвіл на виконання робіт, пов’язаних з обробкою інформації з обмеженим доступом надається керівником або іншою посадовою особою, яка має право надання дозволу на виконання конкретного виду робіт з обмеженим доступом, після перевірки знань вимог режиму секретності під час обробки інформації з обмеженим доступом.
ПРАВИЛА КОРИСТУВАННЯ ЖУРНАЛОМ
1. Журнал є основним експлуатаційним документом з обліку і обробки в автоматизованій системі інформації з обмеженим доступом і ведеться оператором.
2. Журнал знаходиться на робочому місці оператора під час обробки інформації з обмеженим доступом.
3. Записи в журналі повинні здійснюватися своєчасно, чітко, у повному обсязі і засвідчуватися особистим підписом оператора.
4. Персональну відповідальність за належну реєстрацію обробки інформації з обмеженим доступом несе оператор.
СПИСОК
осіб (операторів), яким дозволяється проводити роботи, пов’язаної з обробкою інформації з обмеженим доступом в автоматизованій системі ___________________________
(заводський або інвентарний номер)
Керівник робіт (Підпис) Петришин М. А.
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
ЗРАЗОК ФОРМИ ЖУРНАЛУ ОПЕРАТОРА
Продовження зразка форми журналу
Формат А3 (297 х 420 мм)
Оператори автоматизованих систем повинні вести журнал реєстрації всіх завдань, що виконуються. Цей журнал повинен за необхідністю містити:
час запуску і зупинки систем;
підтвердження коректного оперування з файлами даних і вихідною інформацією від автоматизованої системи.
Необхідно повідомляти про збої в роботі систем і приймати відповідні коректуючи заходи. Зафіксовані користувачами збої, які стосуються проблем з комп’ютерними та комунікаційними системами, потрібно заносити в журнал регістра цих збоїв. Повинні існувати чіткі правила обробки зареєстрованих збоїв, включаючи наступні:
аналіз журналу реєстрації збоїв для забезпечення їх задовільного розв’язання;
аналіз коригуючих заходів, мета якого полягає в перевірці того, чи не скомпрометовані засоби управління безпекою і чи є вжитий захід санкціонованим.
Журнал реєстрації збоїв повинен регулярно звірятися з журналом оператора.
Для забезпечення точності контрольних журналів, що можуть знадобитися для розслідувань, чи як свідчення під час накладання дисциплінарних стягнень, важливо правильно встановити системний годинник автоматизованої системи.
В тих випадках, коли автоматизована система чи комунікаційний пристрій підтримує годинник реального часу, необхідно мати можливість перевірки та корегування його відповідно до прийнятого часу.
Адміністратори безпеки повинні визначити належні засоби контролю для забезпечення захисту даних, які циркулюють в мережах, і підключених до них автоматизованих систем, від несанкціонованого доступу. Зокрема, необхідно розглянути наступні пункти:
обов’язки із забезпечення роботи мереж і автоматизованих систем повинні бути по необхідності розділені;
необхідно визначити обов’язки та процедури з управління віддаленим обладнанням, в тому числі обладнанням на робочих місцях користувачів;
для забезпечення захисту інформації з обмеженим доступом і цілісності даних, які передаються по загальнодоступним мережам, та для захисту підключених до них систем необхідне визначення спеціальних засобів контролю;
необхідно координувати роботи із адміністрування автоматизованих систем та мереж, як для оптимізації виробничих потреб, так і для забезпечення погодженої реалізації заходів захисту.
Для управління такими носіями, як машинні носії інформації і роздруківки, необхідно мати відповідні процедури. Пропонуються такі способи контролю в робочому середовищі:
застосування системи зберігання даних, в якій забороняється використовувати інформаційні позначки, тобто по позначкам не можна визначити, які дані зберігаються на запам’ятовуючому пристрої;
стирання попереднього змісту носіїв інформації, що використовуються повторно і які підлягають усуненню з установи, якщо вони більше не потрібні;
отримання письмової санкції на стирання носіїв інформації і реєстрація всіх випадків їх стирання в контрольному журналі;
зберігання усіх носіїв інформації у сховищі.
Системна документація може містити інформацію з обмеженим доступом, наприклад, опис прикладних процесів, процедур, структури даних і процесів підтвердження повноважень. Для захисту системної документації повинні застосовуватись наступні засоби контролю:
системна документація повинна зберігатись в сховищах (металева шафа, сейф), які замикаються та опечатуються;
список осіб з правом доступу до системної документації повинен бути максимально обмеженим;
документацію, що створюється в автоматизованій системі, потрібно зберігати окремо від інших файлів додатків, і їй необхідно присвоїти гриф обмеження доступу.
Для знищення машинних носіїв інформації, які більше не потрібні, необхідно використовувати надійні та перевірені методики. Інформація може потрапити до рук осіб, які не мають відповідних прав, внаслідок недбалого знищення машинних носіїв.
Для зведення такого ризику до мінімуму потрібно визначити чіткі правила знищення носіїв інформації. Для цього пропонується наступне:
носії, які містять інформацію з обмеженим доступом, необхідно знищувати за допомогою їх спалювання або подрібнення, чи стирання даних для використання усередині підрозділу.
При накопиченні інформації, яка підлягає знищенню, потрібно враховувати ефект акумуляції, який може привести до того, що велика кількість відкритої інформації стає інформацією з грифом обмеження доступу.
Машинні носії інформації можуть бути вразливими, відносно до несанкціонованого доступу, використання і пошкодження під час транспортування. Для їх захисту необхідно:
використовувати кур’єрів і відомчий транспорт;
забезпечити належний захисту вмісту упаковки від можливого фізичного пошкодження під час транспортування;
прийняття спеціальних заходів (при необхідності) для захисту інформації від несанкціонованого розкриття і модифікації:
використання контейнерів закритого типу;
упаковка, захищена від стороннього втручання (яка дозволяє виявити спроби її розкриття);
розділення носіїв інформації на декілька частин і їх надсилання різними маршрутами.