РОЗДІЛ 6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОМУНІКАЦІЙНОГО ПРОЦЕСУ В ОРГАНІЗАЦІЇ „ІЛЕМ”. Комунікація — це обмін інформацією, її змістом між двома і більше людьми. Комунікації є процесами зв'язку працівників, підрозділів, організацій тощо. Мескон, Альберт та Хедоурі підкреслюють, що комунікації виникають: 1.Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою — через звіти, з політичною системою — шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відео стрічки, звіти та інше. 2.Між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Комунікації можуть здійснюватись: — від вищих рівнів управління до нижчих, тобто зверху до низу. Наприклад, начальник сповіщає підлеглим про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та інше; - від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію та ін., тобто спрацьовує принцип «знизу до верху»: — між різними підрозділами (відділами, цехами та т.п.); — між окремими працівниками; — між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом) ; — через неформальні комунікації (здебільшого шляхом розповсюдження чуток). Французький економіст Бернар Гурней виділяє формальні (офіційні) комунікації, тобто ті, які створюються керівництвом організації, та неформальні, які установлюються на засадах особистих стосунків в організації на відміну від офіційних комунікацій або процедур. [5, ст. 91] Базою комунікацій с ефективне інформаційне забезпечення. Інформація — це сукупність повідомлень, які відображають конкретний бік явища, події, виробничо-господарської діяльності. Носіями інформації є документи, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми та т.п. Основним носієм інформації є документ. Інформація може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Часто в умовах виробничо-господарської діяльності вирішення управлінських проблем вимагає застосування графіків та відповідно способів графічних зображень. Інформація являється основним ресурсом, наділена властивістю безмежності, що надає їх характеру не ресурсу, а споживчого попиту. Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності [12]. Документація — це письмове надання інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, походженням, зберіганням тощо називається діловодством. Його функції наступні: 1) попередній розгляд і облік документів; 2) довідково-інформаційне обслуговування; 3) контроль за виконанням; 4) вдосконалення (раціоналізація) документообігу; 5) експедиційна обробка та транспортування документів. Графіки — це способи наочного зображення стану і ходу виробничо-господарської діяльності з допомогою умовних позначень крапок, ліній, фігур тощо). Графік має два елементи: графічний образ або систему накреслень; легенду, тобто умовні позначення на графіку. При застосуванні графіків слід пам'ятати про наступні вимоги: — наочність; — змістовність; — універсальність; ? зручність у користуванні тощо. Використовуються такі групи графічних засобів: Органіграми, які характеризують структуру і взаємовідносини явища: — класифікаційні графіки (класифікація підприємств); — оргсхеми (структура підприємств, цехів); — оперограми (порядок руху сировини, деталей); — хроноперограми (порядок руху в часі) тощо. Топограми, що відображають явища у просторі: — маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях; — планування виробничих дільниць, робочих місць; — схеми змащування обладнання; — маршрут руху багатоверстатника тощо. Хронограми, які характеризують зміну явиш у часі: — циклограми; — планово-контрольні графіки; — диспетчерські графіки руху транспорту тощо. Діаграми, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ): — діаграми порівняння показників; — діаграми зміни показників; — діаграми розподілу показників; — хронодіаграми тощо. [5, ст. 94] Комунікаційний процес — це процес обміну інформацією міх двома і більше людьми, працівниками з метою розв'язання певної проблеми. Мескон, Альберт та Хсдоурі виділяють такі складові елементи процесу комунікацій: — відправник (джерело) — той, хто генерує ідеї, збирає інформацію і передає її; — повідомлення — інформаційна ідея, яка закодована з допомогою символів; — канал — засіб передачі інформації; — отримувач (споживач) - особа, для якої призначена інформація.
Рис. 6.1 Схематична модель комунікаційного процесу. З рисунка 6.1 видно, що комунікаційний процес має наступні етапи: 1) Формування або вибір ідеї (зародження ідеї). 2) Кодування і вибір каналу (перетворення ідеї в повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації, вибір способу передачі з допомогою телефонного чи електронного зв'язку, відео стрічок тощо). 3) Передача ідеї. 4) Декодування (переклад символів відправника в думки отримувача). 5) Здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями). 3 метою забезпечення високої якості комунікаційних процесів слід орієнтуватись на два види комунікацій: — міжособові, які виникають між конкретними особами (працівниками); — організаційні, які визначаються характером діяльності, побудовою, можливостями організацій (підприємств). В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон можуть бути: деформація повідомлень на різних станах процесу комунікацій; інформаційні перенавантаження в системі комунікацій; незадовільна структура управління організації; громіздка структура комунікаційного процесу. Удосконалення комунікацій і ліквідація перепон в організаціях здійснюється за допомогою: раціоналізації структури комунікаційного процесу; регулювання інформаційних процесів; удосконалення документообігу; ефективного застосування графічних засобів; поліпшення виконання функцій менеджменту; поліпшення зворотного зв'язку; уведення системи збору пропозицій працівників; застосування сучасних інформаційних технологій На ВАТ „ІЛЕМ” проводяться планові наради з іншими технічними працівниками, соціологічні дослідження, аналізуються відомості про діяльність інших підприємств-конкурентів та закордонних фірм. Обмін інформацією проводиться швидко і оперативно, що забезпечує підвищення ефективності діяльності підприємства в цілому.