РОЗДІЛ 6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОМУНІКАЦІЙНОГО ПРОЦЕСУ В ОРГАНІЗАЦІЇ „ІЛЕМ”.
Комунікація — це обмін інформацією, її змістом між двома і більше людьми. Комунікації є процесами зв'язку працівників, підрозділів, організацій тощо.
Мескон, Альберт та Хедоурі підкреслюють, що комунікації виникають:
1.Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою — через звіти, з політичною системою — шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відео стрічки, звіти та інше.
2.Між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Комунікації можуть здійснюватись:
— від вищих рівнів управління до нижчих, тобто зверху до низу.
Наприклад, начальник сповіщає підлеглим про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та інше;
- від нижчих рівнів до вищих.
Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію та ін., тобто спрацьовує принцип «знизу до верху»:
— між різними підрозділами (відділами, цехами та т.п.);
— між окремими працівниками;
— між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом) ;
— через неформальні комунікації (здебільшого шляхом розповсюдження чуток).
Французький економіст Бернар Гурней виділяє формальні (офіційні) комунікації, тобто ті, які створюються керівництвом організації, та неформальні, які установлюються на засадах особистих стосунків в організації на відміну від офіційних комунікацій або процедур. [5, ст. 91]
Базою комунікацій с ефективне інформаційне забезпечення. Інформація — це сукупність повідомлень, які відображають конкретний бік явища, події, виробничо-господарської діяльності.
Носіями інформації є документи, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми та т.п. Основним носієм інформації є документ. Інформація може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Часто в умовах виробничо-господарської діяльності вирішення управлінських проблем вимагає застосування графіків та відповідно способів графічних зображень.
Інформація являється основним ресурсом, наділена властивістю безмежності, що надає їх характеру не ресурсу, а споживчого попиту. Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності [12].
Документація — це письмове надання інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.
Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, походженням, зберіганням тощо називається діловодством. Його функції наступні:
1) попередній розгляд і облік документів;
2) довідково-інформаційне обслуговування;
3) контроль за виконанням;
4) вдосконалення (раціоналізація) документообігу;
5) експедиційна обробка та транспортування документів.
Графіки — це способи наочного зображення стану і ходу виробничо-господарської діяльності з допомогою умовних позначень крапок, ліній, фігур тощо). Графік має два елементи:
графічний образ або систему накреслень;
легенду, тобто умовні позначення на графіку.
При застосуванні графіків слід пам'ятати про наступні вимоги:
— наочність;
— змістовність;
— універсальність;
? зручність у користуванні тощо.
Використовуються такі групи графічних засобів:
Органіграми, які характеризують структуру і взаємовідносини явища:
— класифікаційні графіки (класифікація підприємств);
— оргсхеми (структура підприємств, цехів);
— оперограми (порядок руху сировини, деталей);
— хроноперограми (порядок руху в часі) тощо.
Топограми, що відображають явища у просторі:
— маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях;
— планування виробничих дільниць, робочих місць;
— схеми змащування обладнання;
— маршрут руху багатоверстатника тощо.
Хронограми, які характеризують зміну явиш у часі:
— циклограми;
— планово-контрольні графіки;
— диспетчерські графіки руху транспорту тощо.
Діаграми, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ):
— діаграми порівняння показників;
— діаграми зміни показників;
— діаграми розподілу показників;
— хронодіаграми тощо. [5, ст. 94]
Комунікаційний процес — це процес обміну інформацією міх двома і більше людьми, працівниками з метою розв'язання певної проблеми.
Мескон, Альберт та Хсдоурі виділяють такі складові елементи процесу комунікацій:
— відправник (джерело) — той, хто генерує ідеї, збирає інформацію і передає її;
— повідомлення — інформаційна ідея, яка закодована з допомогою символів;
— канал — засіб передачі інформації;
— отримувач (споживач) - особа, для якої призначена інформація.

Рис. 6.1 Схематична модель комунікаційного процесу.
З рисунка 6.1 видно, що комунікаційний процес має наступні етапи:
1) Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).
2) Кодування і вибір каналу (перетворення ідеї в повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації, вибір способу передачі з допомогою телефонного чи електронного зв'язку, відео стрічок тощо).
3) Передача ідеї.
4) Декодування (переклад символів відправника в думки отримувача).
5) Здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).
3 метою забезпечення високої якості комунікаційних процесів слід орієнтуватись на два види комунікацій:
— міжособові, які виникають між конкретними особами (працівниками);
— організаційні, які визначаються характером діяльності, побудовою, можливостями організацій (підприємств).
В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон можуть бути:
деформація повідомлень на різних станах процесу комунікацій;
інформаційні перенавантаження в системі комунікацій;
незадовільна структура управління організації;
громіздка структура комунікаційного процесу.
Удосконалення комунікацій і ліквідація перепон в організаціях здійснюється за допомогою:
раціоналізації структури комунікаційного процесу;
регулювання інформаційних процесів;
удосконалення документообігу;
ефективного застосування графічних засобів;
поліпшення виконання функцій менеджменту;
поліпшення зворотного зв'язку;
уведення системи збору пропозицій працівників;
застосування сучасних інформаційних технологій
На ВАТ „ІЛЕМ” проводяться планові наради з іншими технічними працівниками, соціологічні дослідження, аналізуються відомості про діяльність інших підприємств-конкурентів та закордонних фірм. Обмін інформацією проводиться швидко і оперативно, що забезпечує підвищення ефективності діяльності підприємства в цілому.