Організаційно – розпорядча документація

Об”єктом дослідження є Українське державне підприємство “ Укрпошта” Закарпатської дирекції .
Предметом дослідження є система організаційно – розпорядчої документації , яка є основним типом управлінської документації.
Інформаційна діяльність – це сукупність дій , спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян , юридичних осіб і держави.
З метою задоволення цих потреб органи державної влади та органи місцевого і регіонального самоврядування створюють інформаційні служби , системи, мережі, бази даних.
Основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення та зберігання інформації.
Одержання інформації – це надбуття , придбання . накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами , юридичними особами,державою
Використання інформації- це задоволення інформаційних потреб громадян , юридичних осіб і держави.
Зберігання інформації – це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.
Одержання , використання , поширення та зберігання документованої або публічно оголошуваної інформації здійснюється у порядку .
У результаті діяльності органів державної влади , органів місцевого самоврядування , інших підприємств, установ та організацій усіх форм власності створюється величезний масив службової документації , в якому можна виокремити організаційно- розпорядчу , первинно – обліку . фінансову, планову, звітно- статистичну, торговельну та іншу документацію. Підготовкою та оформленням цих видів документації займаються відповідні підрозділи підприємств, установ і організацій – секретаріати, служба діловодства, кадрова та юридична служби , бухгалтерія , плановий відділ .
Бланк службового документа – це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною частиною реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної частини.
Бланки службових документів виготовляють друкарським способом. Для цього використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60 .Крім того, дозволяється використовувати бланки формату А3 ( 297 * 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 ( 105 *148мм) – для резолюцій.
Бланки проектують відповідно до схем розташування реквізитів , де позначено межі зон для фіксування певних реквізитів – кутовий і поздовжній. Дозволяється розміщувати реквізити в межах, встановлених схемами, з допуском +-2мм.
Бланки повинні мати такі береги:
лівий – 30мм;
правий – 10мм;
верхній та нижній – 20мм.
Бланки необхідно виготовляти на білому папері високої якості . Постійні реквізити та обмежувальні позначки для фіксування змінних реквізитів мають бути надруковані фарбами насичених кольорів , як правило, чорного , синього або зеленого.
Службові документи виготовляють переважно за допомогою друкувальних засобів – комп”ютерної техніки або конторської друкарської машинки . Лише окремі внутрішні документи ( заяви, пояснювальні й доповідні записки ) , авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.
Проте всі документи ( і надруковані, і рукописні) , які створюються в ході діяльності підприємств, установ та організацій і підлягають зберіганню в їхніх документаційних фондах , повинні мати береги.
Слід зауважити , що ДСТУ 4163 –2003 не встановлює вимог до видів і розмірів шрифтів , якими слід користуватися під час підготовки документів на комп”ютері. Основною вимогою до шрифтів є забезпечення можливості легко та чітко розпізнавати і прочитати текст. Тому, оформлюючи службові документи на комп”ютері в програмі Micrsoft Word , бажано використовувати загально прийнятий шрифт Times New Roman. При цьому слід враховувати його розмір і вид. Розмір шрифту вимірюється в пунктах (один пункт дорівнює 1/72 дюйма ) і відображає висоту шрифту.
Розрізняють такі види шрифту: світлий та напівжирний, прямий та курсив.
Текст службового документа містить інформацію , з метою фіксування якої і був створений документ .
Текст документа складають державною ( українською) мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин , у внутрішньому діловодстві дозволяється користуватися мовою відповідної національної меншини в порядку , встановленому законодавством. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою , мовою країни – адресата або однією з мов міжнародного спілкування. Документи , які направляють до органів державної влади України , необхідно складати українською мовою.
Певна аргументована інформація, яку містить документ, повинна бути викладена стисло, грамотно, зрозуміло та об”єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа може бути викладений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладу використовують під час оформлення розпорядчих документів та листів . Текст складається, як правило , з двох частин. У першій частині зазначають підставу, обгрунтування або мету складання документа , у другій – висновки , розпорядження, рішення, пропозиції або прохання. Проте текст документа може містити лише одну результативну частину ( наприклад , наказ – розпорядчу частину без констатуючої , лист – прохання без пояснення).
Анкета – це форма викладу тексту документа , за якої один об”єкт характеризується за певними ознаками. Анкетні тексти використовують переважно під час складання кадрових документів. Постійною інформацією в анкеті є назви ознак, а зміною – їх характеристики . Назви ознак об”єкта, що характеризується , повинні бути виражені іменником у називному відмінку ( прізвище , ім”я , по батькові, освіта , стаж, сімейний стан) або словосполучення з дієсловом у другій особі множини в теперішньому або минулому часі ( “ маєте кваліфікацію” , “ володієте мовами “ , були …”
Таблиця – форма подання тексту, в якому кілька об”єктів характеризуються за рядом ознак. Табличні тексти використовують під час створення організаційно- розпорядчих документів, таких , як штатний розпис, структура і штатна чисельність , а також планових , звітно- статистичних , фінансових та бухгалтерських документів.
Для складанням текстів документів , у яких обумовлено типові ситуації ( накази з особового складу , договори , гарантійні листи ).
Реквізити службового документа – це інформація , зафіксована в службовому документі для його індентифікації , організації обігу і надання йому юридичної сили.
Склад реквізитів документів встановлює Національний стандарт україни “ Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлення документів “ ( ДСТУ 4163 – 20003 ) . Зауважимо , що вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.
Готуючи та оформляючи документи , використовують такі реквізити:
зображення державного герба України ,герба Автономної Республіки Крим
зображення емблеми організації або товарного знака ( знака обслуговування);
зображення нагород;
код організації;
код форми документа;
назва організації вищого рівня;
назва організації;
назва структурного підрозділу організації;
довідкові дані про організацію;
назва документа
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
посилання на реєстраційний індекс і дату документа , на який дають відповідь;
місце складання або видання документа;
гриф обмеження доступу до документа;
адресат;
гриф затвердження документа;
резолюція ;
заголовок до тексту документа ;
відмітка про контроль;
текст документа;
відмітка про наявність додатків;
підпис;
гриф погодження документа;
візи документа;
відбиток печатки;
відмітка про засвідчення копії;
прізвище виконавця і номер його телефону ;
відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
відмітка про наявність документа в електронній пошті;
відмітка про надходження документа до організації від адресанта;
запис про державну реєстрацію.
Зображення Державного герба України ( реквізит 01) відтворюють на бланках державних установ з обов”язковим додержанням пропозицій зображення герба відповідно до постанови Верховної Ради України “ Про Державний герб України” № 2137 – XII від 19 лютого 1992 р.
Зображення Державного герба України на бланках з кутовим розташуванням реквізитів ( так званих кутових бланках) розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів ( так званих поздовжніх бланків) – у центрі верхнього берега . Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12мм.
Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках державних установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України відповідно до Закону України “ Про Автономну Республіки Крим” № 95 /95 – ВР від 7 березня 1995р. Порядок використання зображення герба встановлюється нормативно- правовими актами Автономної Республіки Крим.
Зображення емблеми організації або товарного знака ( знака обслуговування) ( реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розташування реквізитів “ Назва організації вищого рівня” , “ Назва організації” , “ Назва структурного підрозділу організації” .
Зображення нагород ( реквізит 03) можна розміщувати на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, відведеній для розташування реквізитів “ Назва організації вищого рівня” , “ Назва організації” , “ Назва структурного підрозділу організації”. Якщо назву нагороди включено, згідно з нормативно- правовим актом , до назви організації , надрукованої на бланку , то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди вже не потрібно.
Код організації ( реквізит 04 ) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України ( ЄДРПОУ) . Ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України .
Код організації є однією з головних пошукових ознак інформації в системах автоматизованого діловодства та документообігу ( САДД). Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв”язку, зменшенню кількості помилок , яких іноді припускаються при передаванні довгих назв організацій.
На бланку листа код організації проставляють після реквізитів “ Довідкові дані про організацію” .
Код форми документа ( реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010 – 98 “ Державний класифікатор управлінської документації” ( ДКУД) , який затверджено наказом Держстандарту України № 1024 від 31 грудня 1998р.
У ДКУД наведено назви та кодові позначення уніфікованих форм документів ( УФД) , що належать до уніфікованих систем управлінської документації.
ДКУД містить такі класи:
організаційно – розпорядча документація ( код 02);
первинно- облікова документація ( код 03);
банківська документація ( код 04);
фінансова документація ( код 05) ;
звітно- статистична документація ( код 06);
планова документація ( код 07) ;
ресурсна документація ( код 08) ;
торговельна документація ( код 09) ;
зовнішньоторговельна документація ( код 10) ;
цінова документація ( код 13) ;
документація з праці , соціальних питань і соціального захисту населення ( код 15) ;
документація з побутового обслуговування населення ( код 17) ;
бухгалтерсько – облікова документація ( код 18) ;
документація з Пенсійного фонду ( код 20) ;
словниково – довідкова документація ( код 21) ;
Кожний клас , у свою чергу, поділяється на підкласи. Однією з уніфікованих систем управлінської документації є уніфікована система управлінської документації є уніфікована система організаційно- розпорядчої документації , до класу якої входять:
документація з організації систем управління ( код 0201);
документація з організації процесів управління ( код 0202);
документація з оцінки трудової діяльності ( 0204) ;
Назва організації вищого рівня ( реквізитів 06) зазначають скорочено , а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. Реквізит розміщують над назвою організації – автора документа .
Назва організації ( реквізит 07) має відповідати назві, зазначеній в її установчих документах ( статуті, положенні, установчому договорі) .
Назву структурного підрозділу або територіального відділення , філії , посадової особи ( реквізит 08) зазначають переважно на бланках внутрішніх документів ( актів , протоколів , службових записок) у тому разі , коли структурний підрозділ є автором документа , а його керівник має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації.
Довідкові дані про організацію ( реквізит 09) містять відомості , необхідні при інформаційних контактах . До складу цього реквізиту входять : поштова адреса , номери телефонів , факсів , телексів , рахунків у банку , адреса електронної пошти , веб – сайт , дані про ліцензії, патенти.
Назва виду документа ( реквізит 10) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації.
Назва виду документа може бути зафіксована на спеціальному бланку ( так званому бланку конкретного виду документа , наприклад бланку протоколу) під час його виготовлення або надрукована на загальному бланку організації при безпосередньому оформленні документа.
Дата документа ( реквізит 11) – обов”язковий реквізит кожного документа, фіксує час його створення і / або підписання , погодженняі , затвердження , прийняття , видання , реєстрації.
Дату документа оформляють арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік.
Реєстраційний індекс документа ( реквізит 12) – це умовне цифрове позначення , яке надають документу під час його реєстрації. При реєстрації наказів з особового складу та звернення громадян до організації можна застосовувати літерно – цифрові позначення.
Реєстрації підлягають документи, створені організацією, та ті , що надходять від інших організацій і фізичних осіб.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа ( реквізит 13) фіксують на бланках листів . Цей реквізит має таку форму : На № _____від _______. Цю форму заповняють лише в тому разі , коли оформлюють лист – відповідь на будь – який ініціативний документ.
Місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.
Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.