Мовчан Віталії
МО-31
1. Проаналізувавши ситуацію, яка сталася на даній фірмі можна сказати, що суть проблеми, яка виникла полягає, на мою думку, в тому, що Оля – відповідальна за організацію даної конференції не змогла правильно організувати її підготовку.
Так як про проведення конференції директор повідомив свій персонал ще за місяць і передав всі повноваження, тобто призначив відповідальну за підготовку Олю, яка в свою чергу визначила собі в помічники з організаційних питань, офіс-менеджера Віру та проінформував всіх співробітників офісу про необхідність допомоги у підготовці до конференції, то Оля мала досить часу та повноважень аби зробити все вчасно та без зайвих зволікань.
Я вважаю, що проблема була у відсутності чітко сформульованих цілей, які відповідно не були доведені до

2. Для того, щоб попередити виникнення подібних ситуацій в майбутньому, на мою думку необхідно, в таких випадках, користуватися основними функціями менеджменту: планування, організація, мотивація, контроль.
Щодо планування, то на сам перед необхідно визначити мету та завдання, тобто який має бути кінцевий результат, що ми маємо отримати. Потім необхідно визначити трудові ресурси, а саме спланувати як розприділити повноваження між персоналом, хто що буде робити і за що відповідати та матеріальні ресурси, які необхідні для забезпечення підготовки та належного проведення бізнес-конференції. Тобто вище перераховані складові здійснюють прогнозування реальних можливостей, які необхідно реалізувати для досягнення визначеної мети.
Для організації даної конференції необхідно вжити усвідомлені необхідні заходи та дії, а також здійснити забезпечення всім необхідним для ефективної підготовки до проведення бізнес-конференції, досягнення запланованих цілей. Тобто потрібно розробити регламентні документи: положення, накази та інше. Також призначити старших, відповідальних за здійснення даних робіт.
Щоб мотивувати, спонукати працівників, трудового колективу до активності та підвищення продуктивності праці заради досягнення визначеної мети, то керівнику та відповідальній по організації цього проекту – Ользі необхідно здійснювати стимулювання особистих і колективних інтересів. А саме, необхідно щоб Ольга склала звіт про преміювання кращих працівників та здійснила розприділення коштів відповідно до якості та вчасності виконання робіт і подала його вищому керівництву.
Для здійснення контролю за підготовною до даної бізнес-конференції необхідно постійно і повсюдно спостерігати за роботою персоналу, за забезпеченням досягнення мети та кінцевих результатів. “Управляй і перевіряй”, тоді будеш мати необхідний, бажаний результат. Тобто потрібно визначити певний день та певну годину для проведення наради спрямованої на перевірку результатів діяльності підготовки. Також потрібно щоб працівники готували звіт про наявність виконаних завдань на певну дату, тобто потрібна бути звітність про виконання робіт: що зробили, як зробили, що не зробили, чому не зробили, що заважало отримати бажаний результат, що ще потрібно доробити аби отримати те, що очікує керівник та всі, хто займається підготовкою цієї конференції.
3. Коли людина не стикається з якимись певними ситуаціями особисто, то вона почувши про якісь проблеми, що її не стосуються, думає, що вирішити їх дуже просто. Одна, коли я прочитала це завдання, я практично розгубилась, з чого ж потрібно починати аби змінити ситуацію, яка сталася, на краще.
Та згадавши про чотири функції менеджменту за Файолем, це планування, організація, мотивація та контроль. Я зрозуміла, що починати потрібно саме з цього. Адже перед тим, як щось зробити, спочатку потрібно це спланувати, потрібно визначити, що ми будемо робити, що хочемо отримати в кінцевому результаті, кому це потрібно, хто буде постачальником цієї діяльності, які матеріальні, трудові та інші ресурси нам необхідні, що буде регламентом, які умови, документи будуть обмежувати дану роботу.
Відповідно, коли ми все спланували, то після цього ми можемо втілювати все задумане та заплановане в реальність з можливими деякими корективами, поправками. Тобто можемо розприділити повноваження та обов’язки за певними особами, які відповідатимуть за частину тієї роботи, яка закріплена за ними.
Для хорошого результату будь-якої роботи потрібно заохочувати, стимулювати, мотивувати персонал різними способами та методами, які зможуть забезпечити підвищення інтенсивності, продуктивності та якості праці. Ці стимулювання можуть бути матеріальними та адміністративними. Тому що, коли людина знає, що вона отримає якусь винагороду за свою роботу, то вона працює старанно та віддається цій роботі повністю.
Відповідно за кожною роботою потрібно здійснювати контроль. Адже все, що не вимірюється - не контролюється, все що не є контрольованим - не є керованим. Тобто для хорошого результату роботи потрібен хороший нагляд. Це не означає, що потрібно весь час стояти над працівниками і слідкувати за їхньою роботою, для цього достатньо вести звітність про результати роботи кожного із працівників, яка подаватиметься на огляд керівнику в певний, зазначений день.
З цієї роботи я зрозуміла, що перед тим як щось починати робити, потрібно добре обдумати, спланувати, визначити необхідні складові, які зможуть забезпечити нам хороший кінцевий результат нашої справи, а вже потім починати роботу. Тоді ми зможемо бути впевнені в успішній реалізації наших задумів.