9.5. Сутність журнально-ордерної форми обліку, переваги
та недоліки
Первинними носіями інформації є належним чином оформлені первинні документи. Принцип накопичення і групування однорідних господарських операцій зберігається і при журнально-ордерній формі. Проте істотна відмінність від меморіально-ордерної форми полягає в тому, що не складаються меморіальні ордери, а інформація з первинних і зведених документів підлягає безпосередньому рознесенню господарських операцій в облікові регістри. Тут досягається значна економія облікового часу .
Як і для будь-якої форми, сутність журнально-ордерної форми обліку полягає в застосуванні журналів-ордерів і відомостей до них, які є основними обліковими регістрами.
Розглянемо загальну характеристику журналів-ордерів і допоміжних відомостей.
Усі журнали-ордери і відомості розроблені та систематизовані в суворій відповідності до типового плану рахунків бухгалтерського обліку суб'єктів підприємницької діяльності. У кожному з семи журналів-ордерів знаходить своє відображення група рахунків, однорідних за своїм економічним змістом. При цьому для кожного рахунку в журналах-ордерах і відомостях відведений розділ для облікових записів.
В основу побудови журналів-ордерів покладена кредитова ознака записів, згідно з якою записи в журнал-ордер проводяться тільки по кредиту рахунку в кореспонденції з рахунками, що дебетуються, найменування і код яких зазначені у відповідних графах даного журналу-ордера. Дебетові ж обороти по даному рахунку відображаються в тих журналах-ордерах, де будуть записані дані, що кореспондують з дебетом цього рахунку. Такий принцип записів називається шаховим. Він дозволяє записувати суми операцій за один робочий прийом (одноразово) по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків. Таким чином, усі кредитові обороти по кожному синтетичному рахунку збираються в одному журналі-ордері. У журналах-ордерах друкарським способом зазначені кореспонденції рахунку, що забезпечує точність і швидкість відображення бухгалтерських записів.
У журналах-ордерах записи проводяться на підставі даних первинних документів або підсумкових даних накопичувальних і групувальних відомостей, які при цій формі виконують функції допоміжних відомостей. До допоміжних відомостей також відносять розроблювані таблиці: розподіл заробітної плати за напрямками витрат, розрахунок зносу (амортизації) основних засобів і нематеріальних активів; реєстр невиданої заробітної плати і т.д.
Таким чином, записи операцій, які проводяться в журналах-ордерах у хронологічному порядку, поєднуються з їх систематизацією по кореспондуючих рахунках, чим забезпечується єдиний робочий процес бухгалтерських записів.
У більшості журналів-ордерів аналітичний облік поєднується з синтетичним. З цією метою в багатьох журналах-ордерах господарські операції групуються в розрізі субрахунків, аналітичних рахунків, статей витрат та інших ознак. У таких журналах-ордерах передбачено два розділи: один - для запису операцій по кредиту рахунку (власне журнал-ордер), з якого дані переносяться в Головну книгу; інший - для відображення показників аналітичного обліку. Аналітичні дані в журналах-ордерах тісно пов'язані зі статтями форм бухгалтерської звітності, і завдяки цьому процедура складання основних форм фінансової звітності зводиться до перенесення в них показників, які сформувалися в журналах-ордерах. Крім того, аналітичні дані в журналах-ордерах можуть бути використані з метою контролю і аналізу діяльності підприємства.
Принцип поєднання аналітичного і синтетичного обліку дозволяє досягти економії облікового часу, оскільки відпадає необхідність у складанні оборотних відомостей по аналітичних рахунках. Проте не по всіх рахунках бухгалтерського обліку доцільно поєднувати в одному регістрі аналітичний і синтетичний облік через велику і складну номенклатуру аналітичних рахунків і субрахунків. У цих випадках використовуються різні відомості: відомості аналітичного обліку розрахунків з покупцями і замовниками, постачальниками і підрядчиками, з бюджетом, капітальних і фінансових інвестицій, нематеріальних активів та ін. У цих випадках первинна облікова інформація групується у відомостях, а потім підсумкові дані переносяться в журнали-ордери .
Слід зазначити, що при журнально-ордерній формі також використовуються як облікові регістри інвентарні картки обліку основних засобів, картки складського обліку матеріальних цінностей, дані яких за звітний місяць необхідно узагальнювати в оборотних відомостях з аналітичних рахунках і звіряти з даними Головної книги по відповідних рахунках.
Як показано в схемі, єдиним джерелом складання Головної книги є кредитові обороти рахунків, відображені за звітний місяць у журналах-ордерах. Умовою правильності записів і реальності форм фінансової звітності є обов'язкова звірка підсумкових сум, відображених у журналах-ордерах і в відомостях. Відповідність підсумкових сум, відображених у різних облікових регістрах випливає із суті подвійного запису господарських операцій .
Головна книга є регістром синтетичного обліку, в якому проводяться систематизація і узагальнення даних поточного обліку. У ній по кожному рахунку відображаються обороти за місяць і виводяться залишки. При цьому кредитовий оборот з відповідного журналу-ордера переноситься загальною сумою, а дебетовий оборот кожного рахунку Головної книги формується з різних журналів, тобто записи по кожному синтетичному рахунку в Головній книзі робляться за дебетовою ознакою. Таким чином, синтетичний облік забезпечує інформаційні зв'язки по кожному синтетичному рахунку: у журналах-ордерах - кредитовий оборот у розрізі рахунків, що дебетуються, а в Головній книзі - дебетовий оборот у розрізі рахунків, що кредитуються. У цьому виявляється контрольна функція бухгалтерського обліку за станом об'єктів та їх змінами
Отже, Головна книга використовується для узагальнення даних журналів-ордерів, взаємної перевірки правильності записів по окремих синтетичних рахунках, складання бухгалтерської звітності.
З викладеного вище можна дійти висновку, що в основу побудови журнально-ордерної форми обліку покладені такі принципи:
- побудова журналів за кредитною ознакою;
- широке застосування допоміжних відомостей;
- поєднання в одному регістрі хронологічного і систематичного запису;
- зазначення в журналах – ордерах кореспонденції рахунків;
- поєднання в одному журналі-ордері , як правило , кількох економічно взаємопов’язаних синтетичних рахунків;
- побудова окремих журналів-ордерів по кількох рахунках забезпечує поєднання синтетичного і аналітичного обліку.
Порівняно з меморіально-ордерною формою журнально-ордерна має низку переваг, які випливають з принципів її побудови.
Можна позначити такі переваги:
скорочення облікових записів за рахунок поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного і аналітичного обліку, обробки первинних документів без складання меморіальних ордерів і реєстраційного журналу;
посилення взаємного контролю записів в облікових регістрах, що забезпечує реальність балансу та інших форм фінансової звітності;
дозволяє полегшити працю облікових працівників, понизити трудомісткість підготовки інформації, підвищити оперативність і достовірність даних бухгалтерського обліку;
зміст облікових регістрів відповідає вимогам складання бухгалтерської звітності і може бути використаний для аналізу і контролю діяльності підприємства.
Проте журнально-ордерна форма не пристосована до комп'ютерної обробки даних, деякі регістри мають складну побудову і різну структуру журналів-ордерів і відомостей.