СТП 7.3-01
«Затверджую»
Директор ___________________
____________________________
«__»____________ 2011р.
Стандарт підприємства
_____________________________________________
Підготовка до проведення конференціїї
Редакція 1
Дата впровадження 15.01.2011р.
Начальник ВЗ
ПОГОДЖЕНО:
Заступник директора з персоналу
Уповноважений з підготовки
Головний бухгалтер
Ціль та галузь використання
1.1 Ціль – задовольнити потреби і очікування учасників конференції та підприємства .
1.2 Галузь використання - узгодження та проведення робіт по розвитку в регіонах спільно з іншими партнерами підприємства, які пов’язані з даним процесомє
2. Нормативні посилання
ISO 9001:2000. Система менеджменту якості. Вимоги.
ISO 9000-2000 ''Система менеджменту якості. Головні положення і словник.
Настанова з якості. Розділ 7.3.
-СТП 4.2-01 «Управління документацією»
-СТП 4.2-02 «Управління записами»
Законодавчі та контрактні гарантії.
Рекомендації стосовно інформації від споживачів.
Положення про порядок оформлення проекту.
4. Опис виконання
4.1. Власником процесу «Підготовка до проведення конференції» є генеральний директор підприємства. Оператором виступає Ольга – директор з персоналу.
Власник процесу має наступні повноваження:
-Планування, організація, аналіз і контроль роботи персоналу щодо якості підготовки проведення конференції відносно вимог споживачів (учасників).
-Координувати роботу щодо проектних рішень з підготовки до проведення конференції з регіональними партнерами.
Розглядати дії щодо впорядкування і розвитку джерел вхідної інформації про потреби учасників конференції з метою оптимізації процесу проведення конференції.
-Надавати пропозиції стосовно поліпшення процесу «Підготовка проведення конференції».
Власник процесу несе відповідальність за:
-розробку проекту проведення конференції з врахуванням можливостей виробництва, ресурсів і вимог учасників.
-своєчасність виконання поставлених завдань.
-розробку і виконання заходів, спрямованих на покращення протікання і продукту процесу.
-прийняття рішень, що стосуються його компетенції.
4.2. Модель процесу «Продаж продукції PFS-1000».
Модель процесу «Підготовка роведення конференції» наведена у додатку 1.
4.2.1. Вихідні потоки:
Вихідний потік
Процес-споживач
Форма передачі вихідного потоку
Відповідальний за приймання

1.Підготовлена програма конференції
Аналіз даних,
провести конференцію
Документована програма дій
Головний директор


4.2.2. Вхідні потоки:
Вхідний потік
Процес-постачальник
Форма передачі вхідного потоку
Відповідальний за передачу

Дані про вимоги учасників
Ідентифікувати
Потреби учасників
Опитувальники,
Звіти з попередніх конференцій регіональних партнерів
Директор з маркетингу


4.2.3 Ресурси процесу :
персонал, який здійснює підготовку(працівники) ;
обладнання і фонди , які забезпечують підготовку і проведення конференції;
робоча і технічна документація;
Офісні приміщення приміщення;
транспорт і зв’язок.
4.3 Опис виконання процесу :
Процес «Підготовка проведення конференції» складається з наступних етапів:
Формулювання програми підготовки до конференції;
Визнафення відповідального за проведення заходу та надання йому певних повноважень;
Донесення мети програми до персоналу;
Розробка календарного плану робіт;
Встановлення критеріїв оцінки;
Мотивування працівників;
Залученя учасників;
Подання звітів відповідальною особою про стан процесу;
Контроль за виконанням обов’язків.
4.3.1 Формулювання програми підготовки до конференції
1. Дослідження ринку;
2. Вибір цільових сегментів та визначення потреб учасників, для яких підприємство може створити привабливу, з економічної точки зору, пропозицію;
3. Визначення території, в межах якої відбувається відбувається відбір сегментів.
4. Визначення внесків сегментів у регіональний розвиток підприємства;
4.3.2 Визнафення відповідального за проведення заходу та надання йому певних повноважень
1. Аналіз особових справ персоналу;
2. Відстеження рейтингу працівників;
3. Визначення найбільш підходящої кандидатури;
4.3.3. Донесення мети програми до персоналу
1. Вибір оптимального підходу для кожного залученого працівника.
2. Донесення мети програми.
3. Оцінка того, наскільки зрозумілою є програма для працівників.
4.3.4. Розробка календарного плану робіт
1. Визначення дати проведення конференції.
2. Розрахунок необхідного часу для організації конференції.
3. Поділ робочого на окремі проміжки між окремим групами працівників залежно від поставленого завдання.
4.3.5. Встановлення критеріїв оцінки
1. Аналіз відомих критеріїв оцінки процесів.
2. Відбір необхідних критеріїв оцінки.
4.3.6. Мотивування працівників
1. Аналіз існуючих методів мотивування працівників.
2. Відбір найбільш підходящих методів мотивування.
4.3.7. Залучення учасників
1. складання списку учасників.
2. Повідомлення учасникам часу і місці проведення конференції.
3. Отримання підтвердження від учасників.
4.3.8. Подання звітів відповідальною особою про стан процесу
1. Визначення документованої форми звітності про стан процесу на конкретну дату відповідно до календарного плану.
4.3.9. Контроль за виконанням обов’язків
1. Порівняння фактичного стану процесу з плановим на кожну конкретну дату.
2.Коригуючі дії.
4.4. Вимірювання та моніторинг
4.4.1 Критерії оцінки процесу та способи вимірювання
Для контролю результативності процесу застосовуються такі критерії:
К1= кількість виконаних завдань/загальна кількість завдань;
К2= тенденція виявлених помилок в оформленні програми.
4.4.2 періодичність вимірювань
Перодичність розрахунку першого критерію оцінки – щоденно;
Періодичність проведення другого критерію оцінки – щотижня.
4.4.3 Форма запису результатів вимірювання
Результати вносяться в щомісячний звіт про роботу відділу, який надається для аналізу директору з персоналу. Результати також вносяться в річний звіт з аналізування даних, який надається для аналізування вищому керівництву підприємства.