Презентація : корисні поради
Підготуйтеся
Треба знати свою роль і причини, що спонукають вас говорити .
Треба знати тих, до кого ви звертаєтеся і причини їхньої присутності тут .
Треба знати, скільки у вас часу.
Проаналізуйте
Проаналізуйте суть справи – як його представляти аудиторії.
Структура
Визначте основні елементи доповіді.
Оберіть яскравий інтригуючий початок.
Знайдіть найкращий спосіб викладу матеріалу.
Пам ’ятки
Визначте ключові слова і фрази. Не використовуйте жаргонних висловів.
Скористайтесь аналогіями (метафорами ) для пояснення незнайомих
положень.
Підготуйте невеликі замітки на картках. Не використовуйте великих листів паперу.
Приготуйте допоміжні матеріали.
Допоміжні матеріали
Вони повинні служити певній цілі.
Підготуйте слайди
Чи можна прочитати їх з іншого кінця приміщення?
Структуруйте своє повідомлення
Перевірте чи не багато /мало у вас слайдів для відведеного часу.
Ваше повідомлення буде більш ефектним з яскравими прикладами та
ілюстраціями.
Не використовуйте допоміжні матеріали для покращення слабого матеріалу – це буде помітним .
Не нервуйтеся
Чого, власне, ви боїтеся ? Хороша підготовка і репетиція допоможуть вам заспокоїтись .
Глибоко вдихніть і розслабте м ’язи лиця та шиї .
Посміхніться і встановіть контакт очима .
Займіть чимось руки – ручкою, монеткою, якщо це вас заспокоїть але не теребіть її
Аналіз аудиторії і письмова комунікація
Концепція аудиторії
Різні читачі по -різному використовують письмові джерела . У багатьох випадках біографічні дані читача (його обізнаність у даній темі, рівень освіти і професійний досвід ) допоможуть зрозуміти, яким чином і чому він використовує написані тексти . Оскільки причини для використання тих чи інших письмових джерел у читачів різні, кожен читач може мати свої уявлення про те, як повинен бути організований документ, який саме матеріал він повинен містити, про формат і оформлення документу , про стиль, у якому складено документ.
Аудиторією називається читацька група зі схожими причинами для використання документу і схожими уявленнями про те , як у документі повинна бути представлена інформація . Якщо автор знає , чому певна аудиторія захоче прочитати даний документ і яку саме інформацію вона потребує для цього , тоді він зможе творити документи, які б задовільняли читацькі потреби цієї аудиторії. Документ, який задовільняє читацькі потреби деякої аудиторії буде ефективним, бо допоможе читачам виконати певне завдання відносно швидко і легко.
Ключовим у створенні документу, що задовільняє потреби читачів, є те, що автор знає:
яким є рівень знань серед його читачів з даної проблематики /предмету документу ;
з якою метою читач використовує /читає цей документ .
Рівень обізнаності у даному предметі читача дає змогу автору оцінити, скільки інформації включити у даний документ і якої саме інформації. Наприклад, стаття про ремонт автомобілів, написана для автомеханіків, не повинна містити опису того , що є двигун і як він працює, оскільки будь -якому автомеханіку це має бути відомим. Проте стаття про авторемонт, написана для новачків в автосправі, повинна включати пояснення про будову і роботу двигуна, адже такому читачеві ця додаткова інформація може виявитись необхідною для розуміння цілого процесу, про який йдеться у статті .
Якщо ж читачеві пропонується інформація, йому відома, він може образитись - чому це з ним говорять як з дитиною, - або йому просто набридне це читати і він випустить важливу для себе інформацію. Але якщо читач не отримує інформації, достатньої для того щоб зрозумітипро що йдеться у документі, він може заплутатись і зрозуміти написане йому не вдасться. З цієї причини автор повинен знати, яким рівнем знань з предмету володіє аудиторія, до якої він звертається, щоб визначити, скільки інформації треба включити до документу, аби забезпечити йому належну вартість, а також яка саме інформація найбільш полегшить читачеві розуміння матеріалу .
Отже, якщо автор знайомий з аудиторією, тоді йому відомо і наскільки читачі обізнані у предметі, і для чого вони звертаються саме до цього документу. Якщо автор знає причину, чому читають, він зможе підготувати документи , які б допомогли читачеві розв 'язати проблему швидко і ефективно, тобто задовільнити читацькі потреби аудиторії .
Те, з якою метою читач використовує документ, дозволяє авторові зрозуміти , як оформити і структурувати інформацію , подану у письмовому документі. Наприклад, якщо читач хоче, щоб інформацію можна було швидко знайти, тоді важливо , щоб документ включав "Зміст" з переліком основних тем і номером сторінки, де можна знайти ту чи іншу тему, що б дозволило читачеві ефективно використовувати цей документ. Якщо ж читач звернувся до документу, щоб довідатись про часові коливання цін, автор повинен включити в текст графічний матеріал для наочного представлення цих коливань, а графіки, діаграми тощо супроводити коротким поясненням. Таке поєднання графічного і текстового матеріалу допомагає не заплутати читача, оскільки йому пропонується зрозуміло, наочно представлена інформація і пояснення до неї, у контексті яких читачеві легше зрозуміти інформацію.
Якщо читач не можу швидко знайти потрібну йому інформацію, він просто не скористається цим документом, і закладена у ньому інформація залишиться непотрібною (невикористаною).
Саме тому автор повинні розуміти, як і чому читач збирається використати той чи інший документ, а тоді вже компонувати його так, щоб читач досягнув своєї мети і знайшов потрібну інформацію швидко і ефективно .
Загальні типи професійних читацьких аудиторій
(За Перельманом , Параді і Барреттом "Методичний посібник Мейфілда з написання науково - технічних текстів ", с .12-1 7.)
У професійній комунікації існує кілька загальних класів чи типів читацьких аудиторій. Кожен з цих класів має певний рівень знань з предмету і свої причини для використання того чи іншого документу. Отже, якщо автор знає рівень і потреби аудиторії певного класу, він може створити більш ефективні документи для представників аудиторії цього класу. Класи професійних аудиторій включають:
Експертів
Техніків
Менеджерів
Вимоги і читацькі потреби цих трьох професійних класів описано у наступному розділі.
(Прошу звернути увагу на те, що характеристика класів зроблена, виходячи з американських уявлень про попередні знання і очікування кожної з трьох груп читачів).
Експерти
Рівеньзнань
Дуже високий рівень обізнаності у предметі і відповідних знань щодо термінів, процесів, будь -якої техніки і умов, пов 'язаних з предметом.
Мета читання
Зберегти і розширити професійні знання з предмету
Отримати конкретні відповіді на дослідницькі питання, пов 'язані з предметом
Оцінити технічне наповнення планів і пропозицій у галузі
Читацькі потреби
Не давати розгорнутого пояснення вихідної інформації і означень технічних термінів
Включити усі деталі, пов 'язані з будь -яким процесом, представленим у документі
Використати графіки і діаграми для зображення різних взаємозв 'язків , але теж подати у текстовому форматі усі цифрові дані, що їх було використано для побудови графіків, і обгрунтувати, як ці дані було отримано
Використати заголовки, зміст, розділи і підрозділи для класифікації і організації інформації
Переконатись, що всі сторінки пронумеровані
Робити посилання на сторінки в тексті щоразу, як цитуєте інформацію, подану деінде у тексті
Техніки
Рівень знань
Знають, як і чому відбувається процес чи працює пристрій, або чому не працює
Знають загальні технічні терміни, що описують даний механізм, пристрій, процес, з якими добре знайомі
Часто не дуже обізнані у технічній термінології галузі, що не належить до їх сфери професійних знань
Можуть не знати загальних чи абстрактних концепцій роботи пристрою чи процесу (наприклад, механік може знати, як працює двигун внутрішнього згорання, але може не знати деталей дії фізичних чи хімічних законів, використаних у роботі двигуна )
Мета читання
Довідатись, як виконувати завдання, пов 'язані зі сферою професійних знань
Навчитись розв'язувати конкретні проблеми, пов 'язані зі сферою професійних знань
Довідатись про нові пристрої чи механізми, пов 'язані зі сферою професійних знань
Набути нових навиків і знань, що можуть покращити результати власної роботи у сфері професійних знань
Читацькі потреби
Вступну і попередню інформацію подати коротко
Використати графіки, таблиці
Де доречно, обмежитись інструкціями з виконання завдання
Розділи й інструкції повинні бути короткими
Нумерація розділів і посилання
Подати короткі означення і приклади чи пояснення незнайомих термінів, інструментів, пристроїв, механізмів
Менеджери
Рівеньзнань
Часто мають загальні чи холістичні знання з предмету
Рідко мають технічні знання у деякій галузі
Можуть не знати про нові концепції чи досягнення у галузі
Мета читання
Отримати інформацію для прийняття рішень
Осягнути поточну ситуацію
Передбачити майбутні тенденції чи розвиток подій у галузі
Зберегти свій рівень загальних знань
Оцінити успішність і ефективність проектів і працівників
Читацькі потреби
Виокремити ключову інформацію у коротке узагальнення
Подавати інформацію у порядку її значимості (найважливішу - спочатку, менш важливу- наприкінці)
Наголосити на тій інформації, що полегшить прийняття рішень
Представити достатньо попередньої інформації у вступній частині документу
Узагальнити усі рекомендовані заходи і висновки
Використати графіки тощо при узагальненні інформації
Розтлумачити будь -який незнайомий чи технічний термін
Розгорнуті пояснення і доведення розмістити у додатку наприкінці документу
Аналіз аудиторії
У деяких випадках автор не знатиме аудиторії, для якої пише. Тому необхідно вжити заходів, щоб визначити, як представити інформацію, щоб вона задовільнила потреби деякої аудиторії.
Часто автор читає і переглядає з цією метою інші матеріали, що готувались для тієї ж аудиторії , щоб встановити деяку схему, порядок представлення інформації представникам цієї аудиторії.
Такий порядок може бути використаний при розробці документів, які б були ефективними для даної аудиторії. Процес перегляду документів, розроблених для певної аудиторії, з метою визначення порядку представлення інформації відповідно до очікувань аудиторії називається аналізом аудиторії.
Жанри – мета передачі інформації
У різних письмових документах інформація представляється по -різному . Наприклад, газетна стаття, стаття у науковому журналі, рекламний ролик на телебаченні можуть усі стосуватись одного предмету чи теми, але кожен з них представляє предмет по-різному. У кожному з них представлення інформації робиться в іншому стилі, відрізнятимуться кількість інформації , що оприлюднюється, лексика, зображення. Оці різні формати, в яких видається інформація, називаються жанрами.
Кожен жанр встановлює свої правила подачі інформації, внаслідок чого читацькі очікування від різних жанрів різні щодо змісту, кількості і якості інформації, яку сподіваються отримати читачі. Ці відмінності пов 'язані з метою жанру. Кожен жанр подає інформацію у свій спосіб, переслідуючи конкретну мету. Людина подає інформацію у певному жанрі задля досягнення деякої мети, але цю ж інформацію вона подаватиме в інший спосіб, якщо її мета при цьому - інша. Наприклад, метою жанру газетної статті є надати читачеві базову інформацію про поточні події, а також представити цю інформацію так, щоб це було цікаво і захоплююче, щоб стаття легко читалась. Метою ж наукової статті є надати детальну інформацію про певні наукові досягнення , а також надати дослідникам ту інформацію, якою вони зможуть скористатись для відтворення певних умов, необхідних для цих досягнень. Телевізійна реклама повинна викликати у глядача інтерес до предмету і спробувати переконати його, що це варто придбати.
Отже, першим кроком у здійсненні аналізу аудиторії є визначити мету, яку переслідує автор у представленні певної інформації . Коли автор знає, яка його /її мета, він /вона може звернутись до різних жанрів, щоб визначити, який з них дозволить найкраще передати інформацію і досягти цієї мети. Коли вибрано жанр, автор повинен переглянути кілька документів, написаних у цьому жанрі, щоб визначити, як саме, згідно з очікуваннями аудиторії, слід представити інформацію. По суті, автор повинен побачити, який порядок представлення інформації у даному жанрі. Надалі цим же порядком можна буде керуватись при написанні ефективних документів у даному жанрі; дотримуйся порядку - складеш ефективний документ.
Три основні схеми викладу за жанрами
У межах кожного жанру існує три можливі схеми , які автор повинен розпізнати. Зрозуміти і икористати для написання ефективного документу у тому чи іншому жанрі. Ці три схеми асто описують давньогрецькими термінами "етос ", "логос " і "пафос ".
Етос
Етос значає достовірність чи авторитетність автора. Кожен автор бажає привернути і утримати вагу читача – іншими словами , автор повинен довести аудиторії, що його /її праця гідна довіри або ж варта ознайомлення. З іншого боку , читач повинен відзначити працю автора і ереконатись, що висловлені автором ідеї заслуговують на ознайомлення і аналіз. Читач повинен вважати автора достатньо авторитетним (освіченим, компетентним), щоб той міг ефективно писати на ту чи іншу тему. Тому аналізуючи жанр етосу, автор повинен поставити собі два наступні запитання :
Що я повинен зробити , щоб захопити і зберегти читацьку увагу , а отже , як зробити так , щоб читач прочитав мою працю ?
Що я повинен зробити , щоб читач вважав мене компетентним автором і розглядав надану мною інформацію як таку, що заслуговує на увагу ?
Окремі аспекти творення етосу включають використання словника, джерел і посилань, професійну репутацію автора, стиль і ясність, з якою автор представляє інформацію (наприклад, чи стиль автора прямий чи ні? Чи автор використовує складні терміни чи користується такими ж словами, які б уживала пересічна людина ?)
Логос
За традицією, логос асоціюється з логікою і часто використовується по відношенню до представлення деякої інформації у тому чи іншому жанрі. У більшості випадків коли автор представляє деяку ідею, він /вона повинні закласти фундамент за допомогою деякої інформації, а далі надбудувати цей фундамент, викладаючи думку чи точку зору в цілому . Власне з цієї причини авторові необхідно знати, що з того, про що він /вона говорить уже відоме аудиторії, адже лише знаючи це, можна зрозуміти, скільки потрібно додаткової інформації, щоб читач зрозумів тему найкраще, або скільки інформації можна випустити, не побоюючись його заплутати. Таким чином, автор повинен переглянути усі жанри, щоб визначити, яку кількість інформації читач сподівається знайти у тому чи іншому жанрі. На додаток, читачі очікують , що у певному жанрі їм буде представлено інформацію певного характеру . Наприклад, читачі газетних статей, як правило, шукають у газеті загальну інформацію на деяку тему і загальне обговорення концепцій вирішення деякої проблеми.
Читачі наукових статей, проте, очікують конкретної інформації на деяку тему, з викладенням фактів і глибоким аналізом процесів та ідей, що обговорюються у даній статті. Таким чином, аналізуючи жанр для логос, автор повинен поставити собі два наступні запитання:
Яку інформацію читачі сподіваються знайти у цьому жанрі ?
Скільки інформації читачі сподіваються знайти у цьому жанрі ?
Коли відповіді на ці питання дано, автор може почати викладати свої думки письмово так, щоб аудиторія легко "встигала" за автором і з готовністю сприймала його думки .
Окремі аспекти творення логосу включають наведені в документі факти, означення певних термінів, використання переходів між ідеями і абзацами, причому слід звернути увагу на те, як саме оформлені ці переходи, ще використання цифрової інформації та візуальних засобів для ілюстрації взаємозв 'язків.
Пафос
Пафос часто означають як емоції . Якщо говорити про письмові жанри , автор повинен визначитись, чи читачі очікують вираження емоцій у деякому тексті, і коли так, наскільки яскравим вони повинно бути. Так, якщо автор намагається отримати щонайбільше прихильників для голосування за чи проти деякої урядової реформи, він /вона може спробувати "вживити" те чи інше емоційне почуття, щоб читач проголосував у той чи інший спосіб залежно від його ставлення до предмету. У наведеному прикладі читач може сподіватись від автора вираження сильних емоцій у статті, щоб показати, наскільки щиро автор вважає, що даний предмет заслуговує на увагу читача . У інших випадках читачі можуть розцінити такий вилив емоцій як недоречний . Наприклад, сплеск емоцій у науковій статті може змусити читача засумніватись у вірогідності автора, адже він занадто емоційний, а наука - раціональний, логічний і вільний від емоцій процес. Таким чином, аналізуючи жанр для пафосу, автор повинен поставити собі два центральні запитання:
Чи читач очікує від мене вияву будь -яких емоцій з приводу даної теми ?
Якщо очікує , наскільки явними , яскравими вони повинні бути? Окремі аспекти творення пафосу включають різноманітні лексико -стилістичні засоби (напр . "процес є неефективним " і "процес - трата часу", "він дуже сильний " і "він сильний як віл" тощо). Важливим аспектом пафосу є наведення прикладів. Взагалі , чим приклад абстрактніший, тим менше емоцій він викличе у читачів. Наприклад , як автор пише: "Атомна реакція відбувається внаслідок зіштовхувань елементарних частинок", у читача, мабуть, це не викличе великих емоцій. Якщо ж автор стверджуватиме: "Атомна реакція схожа на гру в більярд, коли більярдні кульки зіштовхуються одна з одною", це може підсвідомо викликати у читача асоціацію, яка вплине на сприйняття процесу, що його описує автор. Так само, чим віддаленіший приклад від реальних переживань читача, тим менше це у нього викличе емоцій . Наприклад, якщо йдеться про приватизацію в Індонезiї, котра зумовила перехід фермерів на вирощування цукрового буряку, скоріш за все, більшість українців не матимуть до цього безпосереднього відношення, тому цей приклад не викличе у них сильних емоцій. Проте розповідь про те , як приватизація у Сполучених Штатах призвела до непередбачених відключень електроенергії, тоді українську аудиторію, що переживала подібне, такий приклад може емоційно сколихнути, і це позначиться на реакції на прочитане .
Аналіз аудиторії – Висновки
Ефективний аналіз аудиторії є особливо важливим при створенні документів, якими б читач надалі користався і які б вважав ефективними. Тому автор повинні переглянути документи, які на даний час читає його /її аудиторія. Роблячи цей перегляд, автор повинен визначити :
жанри, у яких читач хоче бачити представленим матеріал ;
мету, з якою читач звертається до того чи іншого жанру за інформацією .
Коли автор визначився з жанрами і з метою передачі інформації і вибрав відповідно конкретний жанр, він /вона може вирішити, на якому порядку викладу слід зупинитись, щоб ефективно передати інформацію у вибраному жанрі. Відповідний порядок повинен узгоджуватись з однією з трьох основних категорії:
Етос, або достовірність і авторитетність автора
Логос, або логіка, якою автор послуговується для передачі інформації
Пафос, чи ступінь емоційності, яка очікується від автора при представленні інформації
Коли автор визначився з порядком викладу, він /вона може використати цей порядок при розробці документів, які на його /її думку будуть цікавими і корисними для аудиторії .