ВСЕРОССИЙСКИЙ ФИНАНСОВО – ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ Кафедра автоматизированной обработки экономической информации Контрольная работа по дисциплине «Информационные системы в экономике» Направление контрольной работы № 1 Название задачи «Расчет начислений сотрудникам магазина» Исполнитель: Факультет: Специальность: Группа: № зачетной книжки: Руководитель: доктор экономических наук, профессор Одинцов Борис Ефимович Москва 2007 Часть I. Постановка задачи 1. Организационно – экономическая сущность задачи 1.1. Наименование задачи: расчет начислений сотрудникам магазина. 1.2. Место решения задачи: бухгалтерия ОАО «ИвРоше». 1.3. Цель решения задачи: ускорение процесса расчета начислений каждому сотруднику магазина, а также сокращение затрат на составление ведомости «Фактический расчет начислений». 1.4. Периодичность решения задачи: ежемесячно до 1-го числа следующего месяца. 1.5. Для кого предназначено решение задачи: руководство фирмы. 1.6. Источники получения исходных документов: магазина, предоставляющие ведомости по сотрудникам. 1.7. Информационная модель задачи:
1.8. Экономическая сущность задачи. Расчет денежных выплат сотрудникам предприятия в разрезе каждого магазина необходим для своевременной выплаты различных видов начислений. На основании ведомостей, получаемых в результате решения данной задачи производится точный учет и своевременность начисленных денежных выплат по каждому сотруднику. 2. Описание входной информации 2.1. В данном разделе приводится перечень всех первичных документов, используемых для решения задачи. 2.2. В качестве входной информации используется документ «Ведомость» и «Табель учета рабочего времени» (формы документов приводятся в приложении к контрольной работе). На основании этих документов создаются следующие машинные документы. Ведомость ВЕДОМ Код магазина Наимено-вание магазина Табель-ный номер Ф.И.О. сотрудника, должность Код вида начисления Наимено- вание вида начисления Процент начисления (%) Сумма заработной платы Сумма начисления
k
i
j
Hijk Zik Sijk
Описание структуры первичного документа «Ведомость» Имя реквизита Иденти- фикатор Тип данных Длина Ключ сортировки Способ ввода реквизита
целые дробные
Код магазина KM С 3
2 Вручную
Наименование магазина NM С 40
Автоматически из справочника
Табельный номер TP С 2
1 Вручную
Ф.И.О. сотрудника, должность FIO С 40
Автоматически из справочника
Код вида начисления KV С 4
3 Вручную
Наименование вида начисления NV С 20
Автоматически из справочника
Процент начисления (%) YX Ч 3 2
Вручную
Сумма заработной платы Z Ч 6 2
Автоматически
Сумма начисления S Ч 6 2
Автоматически
Табель учета рабочего времени ТАБЕЛЬ Табельный номер Ф.И.О. сотрудника, должность Количество отработанных дней
i
Фik
Описание структуры первичного документа «Табель учета рабочего времени» Имя реквизита Иденти- фикатор Тип данных Длина Ключ сортировки Способ ввода реквизита
целые дробные
Табельный номер TP С 2
1 Вручную
Ф.И.О. сотрудника, должность FIO С 40
Автоматически из справочника
Количество отработанных дней за месяц RG Ч 2
Вручную
Будут различаться два типа данных: символьные С – те, что не поддаются арифметической обработке, и числовые – Ч, которые поддаются таковой. 2.3. Количество документов за период: ежемесячно до 2 шт. 2.4. Описание контроля ввода документа: - код магазина: контроль на диапазон значений (от 095 до 220); - код вида начислений: контроль на диапазон значений (от 0900 до 1020); - табельный номер: контроль по справочнику. 3. Описание условно – постоянной информации 3.1. В данном разделе приводится перечень справочников, используемых для решения задачи, а также описание их структуры. Для решения задачи используются три справочника: - справочник магазинов (НАИММАГ), который служит для расшифровки кодов магазинов; - справочник сотрудников (НАИМСОТР), который используется для расшифровки табельных номеров и учета размера окладов; - справочник видов начислений (НАИМНАЧ), который служит для расшифровки кодов видов начислений. 3.2. Описание структуры справочников Описание структуры документа «Справочник цехов» (НАИМЦЕХ) Имя реквизита Иденти-фикатор Тип данных Длина Ключ сортировки
целые дробные
Код магазина KМ С 3
1
Наименование магазина NМ С 40
Описание структуры документа «Справочник сотрудников» (НАИМСОТР) Имя реквизита Иденти-фикатор Тип данных Длина Ключ сортировки
целые дробные
Табельный номер TP С 2
1
Ф.И.О. сотрудника, должность FIO С 30
Оклад O Ч 6 2
Описание структуры документа «Справочник видов начислений» (НАИМНАЧ) Имя реквизита Иденти-фикатор Тип данных Длина Ключ сортировки
целые дробные
Код вида начислений KV С 4
1
Наименование вида начислений NV С 20
4. Описание результирующей информации 4.1. Проектируется форма первичного документа. Фактический расчет начислений за ____ Код магазина Табельный номер Сумма начисления
Общая сумма начислений по магазину
Ek
Общая сумма начислений
E
4.2. Приводится описание структуры результирующего документа. Описание структуры результирующего документа Фактический расчет начислений за ____ Имя реквизита Иденти-фикатор Тип данных Длина Ключ сортировки
целые дробные
Код магазина KМ С 3
Табельный номер TP С 1
1
Общая сумма начислений по магазину QT Ч 6 2
Общая сумма начислений OP Ч 7 2
4.3. Количество документов за период: ежемесячно 1 шт. 4.4. Количество строк в документе (в среднем): 20. 4.5. Контроль правильности документа: логический контроль полученных сумм. 5. Описание алгоритма решения задачи Для получения ведомости «Фактический расчет начислений» необходимо рассчитать пять показателей: - сумму заработной платы, рассчитанная для каждого сотрудника; - сумму вида начисления, рассчитанную для каждого сотрудника; - сумму начислений, рассчитанных для каждого сотрудника; - общую сумму начислений, рассчитанную для сотрудников определенного магазина; - общую сумму начислений, рассчитанную для всех магазинов. Расчеты выполняются по следующим формулам:
где Zik – сумма заработной платы, рассчитанная для i-го сотрудника k-го цеха; Фik – количество отработанных дней за месяц i-ым сотрудником k-го цеха; Dm – число рабочих дней в месяце (22); Oik – оклад i-го сотрудника k-го магазина; Sikj – сумма вида начисления i-му сотруднику по j-му виду начисления k-го магазина; Hijk – процент (%) вида начисления i-му сотруднику по j-му виду начисления k-го магазина; Ei – сумма начислений i-му сотруднику; Ek – общая сумма начислений по k-му магазину; E - общая сумма начислений по всем магазинам. Часть II. Решение задачи 6. Решение задачи средствами MS Excel Запустить табличный процессор MS Excel. Переименовать «Лист 1» в «Справочник сотрудников». Ввести заголовок таблицы «Справочник сотрудников»: сделать ячейку А1 активной и набрать на клавиатуре «Справочник сотрудников»; нажать кнопку в строке формул. Отформатировать заголовок: выделить ячейки А1:C1 (рис. 1);
Рис. 1. Пример выделения группы ячеек
на панели инструментов «Форматирование» нажать кнопку . Отформатировать ячейки А2:С2 под ввод заголовков: выделить ячейки А2:С2; выполнить команды Формат/Ячейки…/Выравнивание; Ввести в ячейки А2:С2 информацию, представленную на рис. 2.
Рис. 2. Имена полей таблицы «Справочник сотрудников» Организовать контроль вводимых данных в колонку «Табельный номер»: выделить ячейки А3:А8; выполнить команды Данные/Проверка…; в поле Тип данных выбрать Целое число; задать в поле Минимум: 01, в поле Максимум: 06; выбрать закладку Сообщение для ввода; ввести в поля Заголовок и Сообщение информацию, приведенную на рис. 3. Для обработки допущенных ошибок воспользоваться закладкой Сообщение об ошибке.
Рис. 3. Задание сообщения для ввода Отформатировать ячейки С3:С8 для ввода числовых символов: выделить ячейки С3:С8; выбрать команды Формат/Ячейки…/Число/Числовой/ОК. Ввести информацию, приведенную в табл. 1. Таблица 1 Справочник сотрудников Табельный номер Ф.И.О. сотрудника, должность Оклад, руб.
01 Наумова Ю.А., бухгалтер 20 000
02 Цыганов В.И., распорядитель 25 000
03 Бигда И.Н., главный продавец 20 000
04 Ердакова Т.Н., главный бухгалтер 35 000
05 Дурова Н.Г., продавец-консультант 10 500
06 Петрова С.Ф., продавец-кассир 25 700
Присвойте имя группе ячеек: выделить ячейки А3:С8; выбрать команды Вставка/Имя/Присвоить. В окне Присвоение имени нажать кнопку Добавить/OK. Остальные справочники и «Табель учета рабочего времени» вводятся аналогичным способом. Переименовать «Лист 2» в «Ведомость». Создать таблицу «Ведомость» и ввести исходные данные (рис. 4).
Рис. 4. Вид таблицы «Ведомость» Заполнить графу «Ф.И.О. сотрудника, должность» в соответствии с табельным номером: сделать ячейку D3 активной; воспользоваться командами Вставка/Функция…/. В поле Категория выбрать Ссылки и массивы, в поле Функция выбрать ВПР, нажать OK. в появившееся диалоговое окно ВПР ввести информацию, предс
