|
Практикум по СУБД Access 97
Сбором и накоплением данных, их
корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями
занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы
деятельности. Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной
сфере производства, где основным сырьем и продуктом является информация.
Наиболее популярным программным продуктом, обеспечивающим переработку данных,
является СУБД Microsoft Access 97, входящий в пакет Microsoft Office 97. Цель
настоящего практикума – изучение технологии работы в среде СУБД Access 97,
позволяющей профессионально создавать и редактировать БД реляционного типа, а
также осуществлять к ней запросы и формировать отчеты. При работе с СУБД на экран выводится рабочее поле и панель
управления. Панель управления при этом включает меню, вспомогательную область
управления и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть
произвольным и зависит от конкретной установки или конкретного пользователя
(установки интерфейса СУБД доступны для изменений и легко
модифицируются). Строка меню содержит
все основные режимы программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ
к ниспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В
результате выбора некоторых команд ниспадающего меню появляется дополнительные
подменю. В строке состояния – статусной строке отражаются сведения о текущем
режиме программы, имени файла текущей БД и некоторые другие полезные
сведения. Панель инструментов предназначена для быстрого вызова наиболее часто
употребляемых команд. Они отражаются в виде пиктограмм – значков, щелкнув мышью
по которым, можно вызвать на выполнение ту или иную команду. Все команды панели
инструментов можно вызвать и через главное меню. Получение дополнительной
помощи по различным командам и системе меню СУБД возможно путем вызова
справочной информации. Цель - научиться пользоваться справочной подсистемой СУБД
Access 97. Используя опцию -?- главного меню получить
справки в разделе содержание по пунктам: Используя опцию -?- главного меню
получить справки в разделе содержание информацию о назначении всех кнопок
панелей инструментов, а также кнопок линейной и горизонтальной
прокрутки. раздел "Файл": создать базу данных, открыть
базу данных, сохранить, сохранить как/экспорт, параметры страницы,
предварительный просмотр, раздел "Вставка": таблица, запрос, форма, отчет.
Создание структуры БД. Ввод и редактирование
данных БД в Access 97 –
единый большой объект, который объединяет такие основные составляющие как
таблицы, отчеты, запросы, формы и позволяет их хранить в едином дисковом
формате. Основным структурным компонентом БД является таблица, содержащая
записи определенного вида и формы. Каждая запись таблицы содержит всю
необходимую информацию об отдельном элементе БД. Такие отдельные структурные
элементы называют полями таблицы. Первым этапом при создании таблицы является
определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.
При этом каждому полю присваивается уникальное имя. Указываемый тип данных
показывает СУБД, каким образом нужно обрабатывать поле. текстовый: предназначен
для текстовой информации и чисел при невыполнении математических операций с
ними memo: предназначен для хранения произвольного
текста, комментариев (до 64000 символов) дата/время: предназначен для хранения информации
о дате и времени счетчик: специальное числовое поле, предназначенное
для автоматического добавления уникального номера текущей записи в таблице
данных поле объекта OLE: предназначен для хранения объекта,
созданного другими приложениями (рисунок, график,
диаграмма). Цель – приобретение навыков создания структуры
таблицы. Сформируйте структуру таблицы СТУДЕНТ для хранения в
ней справочных сведений о студентах, обучающихся в ВУЗе. используя средства Windows, создайте на диске
С:\ папку для файлов вашей БД в появившемся диалоговом окне "Файл новой БД"
выберите вашу папку и укажите основные параметры БД: тип – Базы данных Access,
имя – Sess. Щелкните по кнопке "Ок". Определение полей таблице согласно
приведенной ниже информации. Поле После ввода всех данных
экран должен иметь следующий вид: выберите в меню Файл – Сохранить на запрос о
введении ключевого поля ответьте отказом 2.2. Ввод и редактирование данных в
режиме таблицы. В созданную таблицу данные могут быть введены путем
использования табличной формы, предоставляемой СУБД Access по умолчанию, так и с
применением специально разработанной пользовательской формы. При редактировании
записей также используются два указанных подхода. Ввод данных в режиме таблице
позволяет видеть сразу несколько записей. При этом допускается добавление и
изменение данных. Когда данных в таблице много, целесообразно использовать
некоторые быстрые клавиши для перемещения по записям таблицы: последняя запись: щелчок по
кнопке "Последняя запись" на строку
вверх: "Up" Для удаления записи ее необходимо выделить и нажать
"Del" и выбрать в меню Правка – Удалить. При этом во избежании удаления нужных
данных необходимо подтвердить удаление в появившемся окне. Цель – приобретение
навыков редактирования данных в стандартной табличной
форме. Используя справочную помощь, изучите основные
приемы редактирования данных в стандартной табличной форме. выполните команды
главного меню Файл – Открыть Откройте таблицу Студент:
в появившемся окне "Sess: база данных" выберите Таблица – Студент –
Открыть При этом на экране должна отобразиться следующая
информация: Отредактируйте данные в
таблице: измените значения полей, удалите старые записи, а затем добавьте новые
записи. Измените структуру таблицы, а конкретно – длины полей (Фамилия,
Отчество), воспользовавшись конструктором таблиц (Таблица - Конструктор).
Измените формат отображения даты и посмотрите, как это отразится на
таблице. Данные в таблицу вводить и редактировать намного удобнее, если
воспользоваться экраном в виде бланка или формы. Такой способ ввода позволяет
видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст,
поясняющий значение каждого поля. в один столбец – поля выводятся на
экран в виде последовательности строк диаграмма – представляет числовые
данные таблицы в виде диаграммы Сформированная форма позволяет изменять,
удалять, а также вводить новые данные в вашу БД. Цель – приобретение навыков
создания простейших экранных форм. Создайте однотабличную
пользовательскую форму для ввода и редактирования данных таблицы
СТУДЕНТ. Откройте ранее созданную БД
Sess: найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его,
щелкнув по нему мышью В окне
НОВАЯ ФОРМА выберите МАСТЕР ФОРМ. В качестве источника данных выберите таблицу
СТУДЕНТ. Выполняйте указания мастера форм. Дайте название формы ФОРМА 1.
Попробуйте изменить внешний вид формы, используя готовые шаблоны. Познакомьтесь с возможностями
перемещения по таблице, представленной в виде формы. При необходимости
используйте справочную информацию. Access 97 выводит информацию
из БД в виде отчета (распечатки содержимого БД). Все отчеты подразделяются на 3
категории: детальные
отчеты – хорошо подготовленные отчеты в удобном для пользователя
виде Отчеты позволяют надлежащим образом сгруппировать
данные для более удобной работы с ними. При этом возможно использования как
стандартных средств оформления, так и задаваемых
пользователями. Цель – приобретение практических навыков создания детального
отчета по БД. СТУДЕНТ Фамилия Технология работы. найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его,
щелкнув по нему мышью В окне НОВЫЙ
ОТЧЕТ выберите МАСТЕР ОТЧЕТОВ. В качестве источника данных укажите таблицу
СТУДЕНТ. Выполняйте указания мастера отчетов. Дайте имя отчета СТУДЕНТ.
Попробуйте изменить внешний вид и форму отчета. При необходимости воспользуйтесь
справкой. Access предоставляет довольно
широкий спектр возможностей по поиску и сортировке данных БД. К таким средства
следует отнести использование команды "Поиск", фильтрацию, сортировку, создание
и использование запросов. Цель – приобретение практических навыков осуществления
основных операций по поиску и сортировке данных БД. Осуществить сортировку данных БД в
режиме таблицы. выполните команды
главного меню Файл – Открыть Откройте окно формы ФОРМА
1. Выберите в
главном меню ПРАВКА – НАЙТИ. В появившемся окне "Поиск по полю:" введите
фамилию, которую хотели бы найти. Задайте критерии поиска и щелкните по кнопке
"Найти". Попробуйте осуществить поиск по разным полям и с разными критериями
поиска. При необходимости воспользуйтесь справочной информацией. Определите поле, по которому будут
отсортированы данные. Выберите в главном меню ЗАПИСИ – СОРТИРОВКА и тип
сортировки. Повторите сортировку по каждому полю. При необходимости
воспользуйтесь справочной информацией. Задайте фильтр вывода данных. Для этого
выберите в главном меню ЗАПИСИ – ФИЛЬТР – ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР. В появившемся окне
задайте формат фильтра (укажите условия вывода данных). Затем выберите ФИЛЬТР –
ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР.
| |
